Pénzügy másképp

Új (üzleti) évet kezdtünk, no meg lezárjuk a régit. A könyvelőtől lassan érkeznek a zárlati anyagok: főkönyvi kivonat, analitikák, mérleg, eredménykimutatás. Jó esetben az év közben általad előállított egyéb pénzügyi nyilvántartásokat, kimutatásokat, riportokat is szemügyre veszed. Ülsz a halom adat felett, és gondolkodsz: mit lehet ebből kihozni? Mire kell figyelnem, hogy jobban működjön ezután a cégem?

Kezdjük egy kis lelkizéssel… „Mindig a múltba nézni? Az nem professzionális” – halljuk sokfelől. Nem okolhatod a balsikereidért egy életen át a szüleidet, a volt tanáraidat, az első főnöködet… Ez azonban nem jelenti azt, hogy a vállalkozások pénzügyei terén ne lenne ajánlatos a múltba nézni. A lényeg, hogy ne ragadj ott, és vond le a múlt történéseiből a jelenre, pláne a jövőre is érvényes tanulságokat.

Miből főzöl? Kontrolling a vállalkozásod szolgálatában

A múlt vizsgálatának több jó indoka van. Ezek közül az egyik legjelentősebb az, hogy 

megismered a kiindulópontot. 

Azt a helyzetet kell látnod, ahonnan el kell rugaszkodnod, és ezt adottságként kell kezelned. Ehhez a közelmúlt ismerete szükséges – mégpedig jó alapos ismerete. Ezért egyik elsődleges feladata a vállalkozásban a pénzügy-kontrollingnak, hogy elemezzen. Az év eleji elrugaszkodási pontod az előző év végi állapot lesz, ez tiszta sor. Ezeket fogod tudni megismerni a könyvelési és az általad vezetett (ugye, vezeted?) pénzügyi anyagokból. Nézzük, mire támaszkodhatsz, hogy megismerd a vállalkozásod valós pénzügyi helyzetét! Mivel még 2022. januárt írunk a cikk megjelenésének pillanatában, elsősorban a főkönyvi kivonat áll rendelkezésre ahhoz, hogy információkat nyerj. 

Karson-észrevétel:
A főkönyvi kivonat lényegében ugyanazt fogja tartalmazni, amit később majd a mérlegben, eredménykimutatásban is látsz. Ennek az a jó oka van, hogy ugyanabból a könyvelésből készül ezeknek a kimutatásoknak mindegyike.
Amiért mégis némi óvatosságra intünk a főkönyvi kivonat januári állapotával kapcsolatban, hogy nagy valószínűség szerint még nem fognak benne szerepelni a zárlati tételek (pl. az árfolyamkülönbözetek, a készletérték-különbözetek, leltáreltérések stb.). Vagyis az előző év gazdasági eseményeinek hatásairól pontos képed lesz a január eleji főkönyvi kivonat alapján is, de a számviteli törvénynek megfelelően, a valódiság elve szerinti pontosságot csak akkor várhatsz, amikor a zárlati tételeket is lekönyvelték a mérlegkészítés előtt. A zárlat nélküli főkönyvi kivonat is jól mutatja a vállalkozásod gazdasági történéseinek hatását a céged vagyonára és eredményességére, de számviteli értelemben ez még nem a teljesen pöpec állapot. 

Mit láthatsz már a főkönyvi kivonatból is?

• a vállalkozás különböző vagyonelemeit (nagyobb csoportokban) és ezek értékét,
• hogy a vállalkozás miből szerezte ezeket a vagyonelemeket, mi biztosította ezekhez a forrást (csoportosítva és értékben),
• a költségeid, ráfordításaid éves mértékét, számviteli szempontú szerkezetét,
• a bevételeid éves nagyságát, számviteli szempontú szerkezetét,
• ezek alapján pedig már számolható egy nyers eredmény is, de legalábbis az már nagy vonalakban látszani fog, hogy az évre tervezett eredménynek, növekedési elvárásnak stb. közelébe kerültél-e. Ez máris rengeteg információ!

A könyvelő minden vállalkozás számára meghatározó, bizalmi munkatárs. (Még akkor is, ha beszállítóként dolgozik a cégednek.) Ahhoz, hogy a könyvelésed korrekt legyen, nemcsak a könyvelő kell. Hanem te is. Együtt kell működnötök.
Olvasd el korábbi cikkünket arról, hogyan tudod megkönnyíteni a közös munkát.

Mit nézz meg? 

Az összegző sorokat. Neked döntéshozóként egyelőre ez is elegendő lesz ahhoz, hogy a fentebb felsorolt információkat kinyerd. (Ezek általában vastagon szedett sorok.) Ezen sorokban is az egyenlegek lesznek az érdekesek számodra. 

Karson-tipp
Ha nem tudod követni a főkönyvi kivonat logikáját, azaz azt, hogy mit mivel adj össze, vagy mit miből vonj ki, kérj egy órát a könyvelődtől, amikor elmagyarázza neked, hogy hogyan olvasd a kivonatot! 

Vagyis a főkönyvi kivonat klassz információforrás, de nem véletlenül találták ki a mérleget és az eredménykimutatást. Azokból gyorsabban és egyértelműbben felmérhető a vállalkozás vagyoni helyzete, illetve a gazdasági teljesítménye is. A mérlegbeszámoló elkészítési határideje törvény szerint az üzleti évet követő év május 31-e. Legkésőbb ezen a napon kell letétbe helyezni (vagyis elektronikusan feltölteni) a beszámolót. Hacsak nem üt be megint a mennykő, és nem tolják el ezt a határidőt, ahogyan 2021-ben is szeptember 1-re tolódott, akkor érdemes lelkiekben erre készülni. 

Karson-megjegyzés:
Érdemes figyelni rá, hogy a mérlegbeszámoló adatait még a benyújtásuk előtt alaposan nézd át! Nem kell értened a könyveléshez? De, ennyire mindenképpen.
A könyvelő nyújtja be ugyan a beszámolót, de az ügyvezető(k) vállaljá(k) a törvényi felelősséget a beszámolóban szereplő adatok valódiságáért.
Ezért javasoljuk, hogy mielőtt a könyvelőd automatikusan beküldené a beszámolót, mindig kérj tőle konzultációt, amikor átbeszélitek a tartalmat!

Mérleg

A mérleg az a kimutatás, amelyből kiderül, hogy a vállalkozásodnak milyen elemekből épül fel a vagyona, illetve azok milyen értékűek, valamint az is, hogy ennek mi volt a forrása. A mérleg azért mérleg, mert két oldala van, aminek egyensúlyban kell lennie. Ezt azzal a technikával érik el a könyvelők, hogy a mérleg egyik oldalán a vagyonelemek szerepelnek, a másik oldalán pedig az, hogy ezt miből fedezték. Vagyis a két oldal összértékének meg kell egyeznie, hiszen ugyanazt mutatom meg a mérleg két oldalán – csak más megközelítésből, más felbontásban. (Ezért is találod a mérlegfőösszeg rovatban mindig ugyanazt a számot.) A mérleg elkészítése során a könyvelés a főkönyvi kivonatból minden adatot a mérlegsorokba vezet át. (Az eszközoldalra kerülnek az 1,2,3 számlaosztály adatai, a forrásoldalra pedig a 4 számlaosztályé.) 

Egy adatot nem vezet így át: az eredményt. 

Ez lesz az a tétel ugyanis, ami a két oldalt egyensúlyba hozza. Vagyis az eszközoldal (ahol a vagyonelemek vannak felsorolva) kiad egy mérlegfőösszeget, ez lesz a forrásoldal mérlegfőösszege is. A források közül mindent összeszámolunk, és ami így még hiányzik a mérlegfőösszeghez, az lesz az eredmény. 

  Mérlegfőösszeg
– Források összesen (eredmény nélkül)
  Eredmény

Mit jelent ez? 

Azt, hogy ha nem jól gazdálkodtál, akkor bizony a források összesen mutathatnak nagyobb értéket, mint a teljes vagyonértéked (azaz a mérlegfőösszeg). Ekkor csak úgy lehet kiegyensúlyozni a mérleget, ha eredményként negatív tételt írunk be – ekkor vagy veszteséges. 

Mit lehet ilyenkor csinálni? 

Levonni a tanulságokat. A mérlegben azzal kezdd, hogy megvizsgálod a forrásaid szerkezetét. Meg kell tudnod, hol szálltak el annyira a források, hogy abból nem lett vagyon. Ha megtaláltad az anomáliát, akkor máris mélyfúrásba tudsz kezdeni, hogy rájöjj, mi vezetett ide. 

Az ajánlott következő lépések: 

1. Az okok feltárása.
2. Terv kidolgozása az okok kiküszöbölésére.
3. A folyamatok korrigálása oly módon, hogy ez az eset ne fordulhasson elő többé. 

A folyamatok korrigálása már összetett feladat, akár több vállalkozási területet, funkciót (pl. stratégia, marketing, pénzügy, HR stb.) is érinthet. Érdemes ilyenkor külső segítséget kérni. (A külső szem, amelyik még nincs beleragadva a mindennapi folyamatokba, ilyenkor tényleg aranyat érhet.)
Ha ezzel a problémával szembesültél, tegyél minket próbára: Írj a Karson-tanácsadóknak! 

Eredménykimutatás

Az eredménykimutatás arra szolgál, hogy megmutassa a vállalkozás eredményességét, illetve azt, hogy azt milyen bevételi teljesítménnyel és milyen áldozatokkal (költségekkel) érte el. Az eredménykimutatás alapvető logikája az, hogy az összes bevételből levonjuk az összes kiadást. Ami marad, az az eredmény. Az eredménykimutatásba az adatokat a bevételekhez a 9 számlaosztályban találod a főkönyvi kivonatban, a költségek, ráfordítások adatait pedig az 5, 8 számlaosztályban. (Ha könyveléstechnikailag indokolt költségviselők, költséghelyek szerint is szétbontani a kiadásokat, akkor a könyvelés használja a 6,7 számlaosztályt is, ami a főkönyvi kivonatban megjelenik ugyan, de az eredménykimutatásba nem kerül bele.)

Mit jelent ez? 

A gazdasági eseményeknek két típusa van, ezért az eredményt kétféle módon is ki lehet számolni. Vannak ún. egyszerű gazdasági események. Ezek azok a történések, amelyek csak a vagyoni oldalon hagynak nyomot, az eredményt azonban nem befolyásolják. Pl. ha a pénztárból befizeted a bankszámládra a pénzt, az egyszerű gazdasági esemény, mert csak a vagyoni oldalt (eszközöket) érinti. Ha azonban már árut adsz el a webshopodban, azzal nemcsak a készlet (az egyik vagyonelemed) fog csökkenni, hanem bevételed is keletkezik – ami, ha jól kalkuláltad az áraidat, több lesz, mint a készletfogyás okozta vagyoncsökkenés, vagyis eredményt produkálsz. Ez már összetett gazdasági esemény, mert mind a vagyoni helyzetet, mind az eredményességet befolyásolja a megtörténte. 

Mint ebből is látható, az árak helyes kalkulálása kulcskérdés az eredményesség szempontjából. Nézd meg az árazásról szóló cikkeinket is arról,
– hogyan számold árakat,
– mennyi minden van hatással az áraidra.
Ha ennél mélyebben is szeretnél belemerülni az árazás rejtelmeibe, akkor pedig jelentkezz a Karson Műhely árazási workshopjaira:
– Árszámítások workshop
– Árazási stratégiák, stratégiai árazás workshop

A lényeg: ugyanazok a gazdasági események – akár vagyoni szempontból könyvelik azokat, akár az eredményesség felől közelítve – ugyanazt az eredményt kell, hogy produkálják. Ezért szokták a könyvelők a beszámolókészítést az eredménykimutatással készíteni, mert ott egy lineáris levezetéssel relatíve könnyen kiszámítható az eredmény. Ezzel kell, hogy megegyezzen az az eredmény, amivel a mérleg két oldala kiegyensúlyozható. Az egyezésnek mindig fenn kell állnia.

Mihez kezdj az eredménykimutatással? 

Jól nézd meg a benne szereplő adatokat, és használd fel olyan mutatószámok kidolgozására, amelyek segítenek megítélni a vállalkozásod adott évi teljesítményét! 

• Viszonyítsd a nettó eredményt a nettó árbevételhez – megtudod, hogy az árbevételed mekkora részét tudtad nyereségbe fordítani.
• Ugyanennek az „inverz” változata (azaz az összes kiadást osztva az összes árbevétellel) megmutatja, mekkora a költségszínvonalad – azaz a bevételed mekkora részét kellett elköltened arra, hogy az adott évi a nívón működtesd a vállalkozásod. A két mutatót összehasonlítva az iparági átlaggal már jó információt kaphatsz arról, hogy hogyan működik a céged. 
• Nézd meg a változást is a korábbi évekhez képest! Nemcsak az árbevételben és az eredményben, hanem a kiadásokban is! Növekedsz, stagnálsz, vagy szűkül a mozgástered? Elszálltak a költségeid? 
• Ez a változás összhangban van-e a kitűzött célokkal, a tervekben szereplő számokkal? Ha igen, mi vezetett ehhez? Ha nem, annak mi az oka?

Pénzügyi kimutatások

A pénzügyi kimutatások, riportok azok a dokumentumok, amelyeket te készítesz. Ez nem a könyvelő felelőssége, hiszen ez nem könyvelési feladat, hanem pénzügyi – és a kettő nem ugyanaz. 

Olvasd el korábbi cikkünket arról, hogy miben különbözik a könyvelés, az adótanácsadás, a pénzügy és a kontrolling.

A vállalkozás pénzügyeiért mindig is a vállalkozásvezetőt terhelte a felelősség. (A törvény szerint is.) Ezért az, hogy a pénzügyeket hogyan, milyen eszközökkel uralod és ehhez milyen információkra van szükséged, az vállalkozásvezetőként abszolút a te kompetenciád. Vállalkozásonként eltérő, hogy milyen pénzügyi kimutatásokat érdemes vezetni. Egy azonban egészen biztosan akad, amiről egyetlen vállalkozás sem mondhat le, ha kézben akarja tartani a pénzügyeit – és a likviditását: 

a cashflow.

Böngéssz korábbi cikkeink között, amelyek a cashflow-ról szólnak:
– Mi köze a cashflow-nak a likviditáshoz?
– Hogyan segít a cashflow-terv a tartaléképítésben?
– Miért segíthet a cashflow még a válságban is abban, hogy kézben tartsd a pénzügyeidet?

A cashflow alapvetően szintén eredményszemléletű kimutatás: a ténylegesen befolyt (vagyis be is érkezett) bevételeket veti össze a ténylegesen kiáramlott (vagyis ki is fizetett) kiadásokkal. Van azonban néhány lényeges különbség a könyveléshez képest: 

• nemcsak kumulált, hanem időben szétválasztott adatokat is tartalmaz,
• a tényleges pénzáramlást mutatja, tehát mindent bruttóban rögzít (míg a könyvelés mindent nettóban),
• nem az eredményt mutatja, hanem a vállalkozásban adott pillanatban meglévő, vagy várható pénzmennyiséget – vagyis az egyenleg a likviditásról ad tájékoztatást. 

Ezenkívül sokal tagoltabban képes mutatni a költségek és bevételek szerkezetét is, mint a főkönyvi kivonat, a mérleg vagy az eredménykimutatás. Vagyis ha a kivonat, a mérleg vagy az eredménykimutatás alapján valamilyen anomáliát, tűréshatáron túli kilengést észleltél, az okok megállapításához érdemes első lépésben a cashflow-kimutatásba belenézni. 

Karson Műhely:
Pontosítanád az áraidat, és kifejezetten az árszámítás részletei kellenek? Nálunk konkrét példákon gyakorolhatod, hogyan számítsd ki a hasznot, a haszonkulcsod és az árrésed.  Ehhez mi adjuk a műhelyt, a szerszámot, a tudást, neked csak a cégedet kell hoznod. Gyere el a Karson Műhely workshopjára 2022. április 21-én! 

Hogyan használd? 

Mutatunk néhány példát. Kezdésnek nem rossz, de a cashflow ennél sokkal több lehetőséget rejt.

• Nézd meg a bevételeid szezonalitását! Ha visszatérőek az időszakok, amikor a bevétel hullámvölgyben vagy hullámhegyen van, akkor van módod felkészülni ezek kiegyenlítésére.
• Nézd meg a bevételeid szerkezetét! Hozza azt, amit a terveidben célként fogalmaztál meg? Vagy máshonnan jön a pénz, és arra érdemes inkább fókuszálni? 
• Vizsgáld meg, hogy mely költségeid függnek a forgalom mértékétől, és milyen arányban! Az a cél, hogy a változó költségek elérjék azt a szintet, amikor a forgalom növekedéséhez képest kisebb arányban nőnek. (Van költség, ami alapból ilyen, van, ami ugyanolyan arányban nő, mint a forgalom, és van, amelyik csökken a forgalom növekedésével. Ezek vagy nem zavarnak be a haszon mértékébe, vagy a forgalommal együtt növekedni fog a nyereség is, hiszen a bevételen belül a költségek aránya így csökken.) Ha olyan költséget találsz, ami ezzel a tendenciával végképp szembe megy (makacsul nagyobb arányban növekszik, mint a forgalmad), azonnal keresd az okát! (Lásd a következő pontot.) 
• Fordíts figyelmet a költségeid szerkezetére! Lehet, hogy az átlagos költségszínvonalad nem változott, vagyis az árbevétel ugyanakkora százalékát teszik ki a kiadások, mint korábban. Elképzelhető azonban, hogy ezen az átlagos százalékon belül látványosan megugrottak az adók. Lehet, hogy figyelmen kívül hagytatok egy törvényi változást, vagy csak simán elérkezett az ideje, hogy újra optimalizáljátok az adózásotokat. Másik példa: a költségszínvonal nem változott, és gyakorlatilag minden költséget sikerült leszorítani addig a szintig, amíg az nem ment a minőség rovására. Az egyetlen költség, ami nőtt, az a munkabérek és közterhei. Ez azt jelenti, hogy a költségmegtakarításokat bérnövelésre fordítottátok. A munkatársak valószínűleg elégedettek. Ha ez a hatékonyság növekedésével is párosult (azaz több bevételt értetek el), akkor a tulajdonos és a menedzser is elégedett. Ha nem, akkor van min gondolkodni. 
• Nézd meg, mekkora a működési költségeid mértéke havonta! Ez a tartaléképítéshez szükséges, és a cashflow-ból tudod hozzá venni az adatokat. 
• Kövesd a változásokat az előző évhez és a tervezetthez képest! Sokat elárul a célmegvalósítás lehetőségeiről, illetve ha nagy az eltérés, akkor még mindig van mód a következő évi tervekben a korrekcióra. 

Persze még lehetne sorolni. Még mindig tele vagy kérdéssel az éves pénzügyi kimutatásokról?