Adótanácsadás, könyvelés, pénzügyek, kontrolling: hogyan ne vessz el benne?

„Van egy kérdésem, de nem tudom, kinek tegyem fel.” „A könyvelőmet kérdeztem, de azt mondta, ez nem az ő dolga…” Te is mondtál már ilyesmit? Nem vagy egyedül.
Az adótanácsadás, a könyvelés, a pénzügy és a kontrolling egymáshoz is szorosan kapcsolódó területek. Mégsem mindegy, mikor melyik funkció dolgozik. A hasonlóságok több esetben is elbizonytalanítják a vállalkozókat, hogy melyik területre is „tévedtek”, melyik szakértőre lenne szükségük. Ezért szakértőink hármasban nekiestek, hogy Hamupipőke módjára szétválogassák a három területet.

A beszélgetőtársaink:

• Bujdosó Krisztina, adószakértő, az Adótanács online alapítója
• Benedek Csaba, ügyvezető, Adószabászat Kft., MKOE alelnök
• Himer Csilla, pénzügy-kontroller tanácsadó, Karson Consulting, pénzügy-kontroller

Krisztina: Első ránézésre semmi. Jellemzően közgazdasági felsőfokú diplomával, mérlegképes könyvelői és adótanácsadói végzettséggel rendelkeznek ezen szakmák képviselői. Közelebbről megvizsgálva a kérdést azonban megleljük a választ!

Egy ember nem érthet egyszerre mindenhez specialistaként.

Ahhoz fog jól érteni, amivel a legtöbbet foglalkozik. Amivel több időt töltünk, abban szerzünk nagyobb jártasságot, több tapasztalatot, nagyobb rálátást. Mindhárom szakma ért a másik területhez is, meg is tudná csinálni, ha nagyon muszáj lenne, amit a másik csinál, de rutin és tapasztalat hiányában nem lenne olyan eredményes, mint a saját területén.

A különbséget és a kompetenciahatárokat a három szakterület között az adja meg, hogy ki mivel tölti a mindennapjait, mert ahhoz ért igazán. Jómagam is voltam a pályafutásom során kontroller és könyvelő is, mégsem vállalnék el egy üzletiterv-készítést, vagy egy konszolidált mérleg-összeállítást, bár biztos meg tudnám csinálni. Egyrészt sokkal több időmbe telne, másrészt közel nem lenne olyan jó a végeredmény, mintha megfelelő szakemberre bízták volna. Én a mindennapjaimat adótörvények olvasásával, adózási kérdések megoldásával, és az információk ügyfelek számlára érthető módon történő átadásával töltöm. Adótanácsadó vagyok.

A könyvelő és az adótanácsadó megkülönböztetése különösen nehéz, főleg, ha kkv-szemmel nézzük. 

A kisvállalkozások körében általános jelenség, hogy a könyvelő a mindenes.

Nemcsak könyvel, adótanácsot is ad, és nem ritkán elvárt, hogy írjon pályázatot, szerződést, és mindent is. Ilyen körülmények között természetes, hogy a vállalkozónak nem evidens, miért kellene a könyvelő mellett adótanácsadót is igénybe vennie. 

A különbséget a következő hasonlattal szoktam szemléltetni: mondhatjuk, hogy az adótanácsadó ismeri a térképet, átlátja a lehetséges útvonalakat, a könyvelő pedig a kiválasztott úton végigvezet. Teljesen érthető, hogy a sofőr a sok vezetéstől úgy gondolja, jól tudja az utat, de attól még nem látja át a teljes térképet (hiszen nem a térkép tanulmányozásával tölti az idejét, hanem a vezetéssel).

Gyakran találkozom azzal, hogy a könyvelő rutinból tanácsol valamit, ami nem a legjobb döntés az ügyfél számára, és ezért az ügyfél több adót fizet, mint egy másik útvonal választása esetén kellett volna. Azt is problémásnak látom, hogy könyvelő nem tud arra időt szánni, hogy a szükséges alapismereteket átadja az ügyfélnek, sokkal gyorsabb, ha helyette dönt. Az ügyfél pedig elfogadja, mert nem tud jobbat. Ezen én szeretnék változtatni! Hitem szerint a döntést annak kell meghoznia, aki a következményeket viseli.

Csaba: A vállalkozók jelentős része akkor keres meg egy könyvelőt, amikor már összeállt a fejében a kép, és készen van a koncepció. Legtöbbször akkor keres meg egy adótanácsadót, amikor már „ég a ház”, kontrollert pedig egyáltalán nem keres meg, mert nem jut el odáig cégméretben – gondolkodásban. 

Többször futottunk bele ennek a hátrányos következményeibe, legutóbb például egy orvostechnikai felszereléseket forgalmazó komoly ügyfelünk adott el egy többszáz milliós üzletágat, majd szólt, hogy akkor nézzük meg, hogy hogyan tudna legálisan minél kevesebb adót fizetni.

A könyvelőket nálunk az ügyfelek általában hajlamosak afféle polihisztornak tekinteni, aki gyakorlatilag lefedi az adótanácsadói feladatkört is.

Az adótanácsadó elvárt feladatköre pedig korábban jellemzően kimerült abban, hogy adjon tippeket a bevételek „elköltségelésére”.

Az adótanácsadás és a színvonalas pénzügy az optimális adózáson és a hatékony pénzügyi munkán keresztül olyan forrásokat tud teremteni (megspórolni a vállalkozás számára), amik egyébként veszendőbe mennének, azaz 

gyakorlatilag közvetlenül pénzt termelnek.

A kontrolling és a színvonalas számviteli munka a vezetést támogatja a sajátságos eszközeivel, azaz a jobb döntéseken keresztül segíti a vállalkozás sikerét. Fontos lenne, hogy a vállalkozók fejében ezek a dolgok egyrészt a helyükre kerüljenek, másrészt valamilyen módon összekapcsolódjanak, rendszerbe álljanak – aminek a tudatosítása sajnos nagyrészt ránk marad, érintett szolgáltatókra.

Csaba korábbi cikkét a könyvelői szakma jövőjéről olvasd el itt: Merre tovább, könyvelők? 

Csilla: Valóban visszatérő probléma, hogy a vállalkozók számára sem egyértelmű sok esetben, mit is csinál a könyvelő, az adótanácsadó, a pénzügyes vagy éppen a kontroller. A laikusok számára nehezen látható a határvonal a négy szakterület között. Bár a vállalkozók sem szakértői az egyes területeknek, így ebben az értelemben nevezhetők ők is laikusnak, abban az értelemben azonban nem, hogy 

áttekintő jellegű tudásnak birtokában kell lenniük ezen területekről.

Miért? Mert bármikor szükség lehet, néha folyamatosan szükség is van ezen szakértők munkájára a vállalkozásnak.

Az ügyfélnek tudnia kell, milyen kérdésével kihez forduljon.

Csilla: Az idősíkok és az ellátott funkciók mentén lehet közelebb kerülni a megértéshez. A vállalkozás gazdasági tevékenységét a könyvelés rögzíti, dokumentálja. Utólag. (Az előző havi számlákat általában minden hónap 5-éig visszük el a könyvelőnknek, aki jellemzően 20-áig, az ÁFA-bevallás határidejéig könyveli le.) A könyvelés célja, hogy a törvényi szabályozásoknak megfelelően legyen nyilvántartva minden gazdasági esemény, ami a vállalkozás életében előfordul. Ha nagyon le akarjuk egyszerűsíteni, akkor 

a könyvelés a törvényi előírások szerint adminisztrál, és a múlttal foglalkozik.

A pénzügyek ellenben vezetői-döntéshozói funkciója a vállalkozásnak. Itt is nyilvántartásokat, kimutatásokat készítünk, de ennek célja nem az, hogy el tudjunk számolni az állam felé a tevékenységünk eredményével, és az adókkal. Hanem az, hogy vezetőként olyan információkkal rendelkezzünk a vállalkozásunk pénzügyi helyzetéről, gazdasági állapotáról, amelynek alapján megalapozott vezetői döntéseket hozhatunk. Akár hosszú távra is. A pénzügyi nyilvántartásoknak ezért naprakészeknek kell lenniük. Ha sarkítunk, akkor azt mondhatjuk, hogy kifejezetten a pénzmozgásokra (és nem a tágabb körre, a gazdasági eseményekre) koncentrálunk, és a jelent nézzük elsősorban. 

A pénzügy tehát döntéstámogató terület.

Ha egy kontroller is támogatja a vállalkozásvezetőt, az azt jelenti, hogy a jelenbeli történéseket számszaki ellenőrzés alá tudja vonni – ebben talán a legismertebb segítséget a riportok és a mutatószámok adják –, illetve a jövőre nézve képes tervezni. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy adatokat gyűjtünk, rendszerezünk és elemzünk – mindezt annak érdekében, hogy következtetéseket tudjunk levonni, anomáliákat, eltéréseket tudjunk kiszűrni, és az elemzések során olyan összefüggéseket is meglássunk, amik amúgy nem nyilvánvalók.

A kontrolling – leegyszerűsítve – a minőségbiztosítást és a tervezést támogatja.

Az adótanácsadó a hab a tortán. Ő kifejezetten az adók törvényes optimalizálását nyújtja a vállalkozásnak. Képes finomhangolni az adófizetés szempontjait, és ezzel sokszor évente – forgalomtól függően – sok számjegyű megtakarítást is hozhat a vállalkozás konyhájára. A könyvelő is ért az adókhoz, járulékokhoz, hozzájárulásokhoz, de nem olyan mélységig. 

Az adótanácsadó a törvényes keretek közötti legjobb utak megtalálásában segít.

Csaba: A mi felelősségünk, hogy formáljuk a vállalkozókat ezekben a dolgokban, mivel sok esetben barátoktól hallanak csak történeteket arról, hogy bizonyos – nem kézenfekvő – adózási esetekben nekik hogyan tudott segíteni egy profi adótanácsadó.

Általában egyetértés van abban, hogy könyvelőre mindenkinek szüksége van. Adótanácsadóra komolyabb NAV-os problémák esetében szokott nyilvánvalóan szükség lenni, amikor már komoly megállapítások röpködnek. 

Akkor szoktak rájönni a vállalkozók, hogy nem jó helyen vannak könyvelési vagy adózási szempontból, ha kapnak egy komolyabb bírságot, vagy rendszeresen a sajtóból, vagy barátoktól-üzleti partnerektől értesülnek kihagyott adózási megoldásokról. Az ideális persze az lenne, ha egy vállalkozó 

minden komolyabb, nem rutinjellegű döntése előtt

minimum megkérdezne egy adózásban jártas szakembert.

Pénzügy-kontrollerre gyakorlatilag mindenkinek szüksége lenne, akár heti 1-2 órában (a legkisebbeknél). Sajnos fejben még nem tart itt a vállalkozók zöme, pedig olyan ez, mint a régi, energiafaló hűtőszekrény: apránként, de folyamatosan folynak így el pénzek, ami hosszabb idő alatt nagyon sokra rúghat.

Krisztina: Az évek során kialakítottam egy olyan módszertant. A segítségével egy olyan vázrendszerben mutatom be a választási lehetőségeket, amely laikus által is követhető. Ezáltal az adózó képes átlátni a helyzetet, és maga meghozni a döntést. Ezt nagyon fontosnak tartom, hogy ne én döntsek az ügyfél helyett, mert a döntés következményeivel az ügyfélnek kell együtt élni, és annak anyagi vonzatát viselni. 

Azért sem dönthetek az ügyfél helyett, mert nem csak az számít, melyik verzió jár a legkevesebb adófizetéssel, hanem van egy sor szubjektív tényező, ami a vállalkozó sajátja. Ilyen például az adminisztrációhoz való hozzáállás és a kockázatviselési hajlandóság. Akit „taszít a papír”, és kirázza a hideg a különböző költségelszámolási lehetőségektől, annak nem jó tanácsa, hogy legyen költségelszámoló. Számára a kiszámítható, biztos kata jobb megoldás, akkor is, ha azzal több adót fizet.

Krisztina korábbi cikkét a kata témájában itt olvashatod: Kata és az igazságos adózás – KATA változások 2021-től 

Jó lenne, ha a könyvelő se hozna döntéseket az adózó helyett. Ezen azonban elsősorban a vállalkozói társadalomnak kell változtatni azzal, hogy alapismeretekkel vértezi fel magát. 

Nyilván nem lesz adótanácsadó senkiből egy konzultáció után, de az biztos, hogy sokkal magabiztosabban fog tudni együttműködni a könyvelővel, és nagyobb eséllyel veszi észre, ha nincs jó kezekben a vállalkozása könyvelése és adózása. Ez nyilván minden területre igaz. Ha valaki rendelkezik egy alap pénzügyi ismerettel, jobban tud együttműködni az üzleti terv összeállításban. Aki elzárkózik egy adott terület megismerésétől, az egyszerűen kiszolgáltatja magát, és a vakszerencsére bízza, hogy jó kezekbe kerül, vagy sem.

Az együttműködés javasolt gyakorisága is közelebb hoz a megértéshez.

A könyvelővel érdemes folyamatosan tartani a kapcsolatot – azon felül is, hogy egy hónapban egyszer átadjuk neki az előző havi „számlatermést”. Éppen azért, mert vele rendszeres együttműködésre van szükség. Jó, ha érti egymás szavát a vállalkozó és a könyvelője, ezért érdemes időt fektetniük abba, hogy közös nyelvet beszéljenek. Ezenfelül az sem baj, ha a vállalkozó nemcsak a saját nyilvántartásaiból tájékozódik a vállalkozása gazdasági állapotáról, hanem ezt rendszeresen összeveti azzal, amit a könyvelője, mondjuk, a havi rendszeres konzultáción mond a cégéről. Példának okáért, amikor együtt átnézik az adott hónapról készült főkönyvi kivonatot.

Nyisd meg most, olvasd el később ezt a cikkünket is: Mit kell összekészítened a könyvelődnek, és miért jó, ha így csinálod?

Az adótanácsadóval évente legalább egyszer, de nagyobb működés-, eredménybeli változások esetén mindenképpen érdemes konzultálni. A nagyobb változások ugyanis könnyen együtt járhatnak adóoptimalizálási lehetőségekkel, szükségszerűségekkel. Ha pedig így van, akkor ezt érdemes mindenképpen szakemberre bízni.

A pénzügy és a kontrolling egyértelműen vállalkozáson belüli, vezetői, vezetőtámogatási feladat.

Csilla: Lehet ugyan külső szakemberre bízni a pénzügyet és a kontrollingot, az eredmény megszületéséhez azonban mindig (!) szükség van a vezetőre is, több okból is:

•  A kézhez kapott „végtermék” (például egy riport) „csak” támogatja a vezető munkáját (pl. a döntéshozatalt), azaz szükséges előkészítő munka.
• Az implementálás marad vezetői feladat – ez tipikusan a tervekre igaz, amit elkészíthet a jó kontroller, megalapozott is lehet, de csak annyit fog érni, amennyit a vezető átültet belőle a gyakorlatba.

Milyen szemléletváltás segítené a pénzügyi szakembereket, és milyen a vállalkozókat?

Csaba: Számviteli szakemberektől időnként hallani, hogy egy vállalkozónak legyen (jó lenne, ha lenne) mérlegszemlélete. Tényleg jó lenne, de én már annak is örülnék, ha 

a pénzforgalmi szemlélettől kicsit közelednének az eredményszemlélet felé.

A minap is meglepődtem, amikor a saját szakmájában vérprofi, tanácsadó ügyfelünknek ismételten el kellett magyaráznunk, hogy nekünk nem csak azokat a számlákat kell látnunk, amiket éppen ő vagy az ügyfelei kifizettek.

Fontos lenne, hogy inkább kérdezzenek meg dolgokat, mint nem, és mi, könyvelők, ne utólag értesüljünk róluk. Persze az sem árt, ha a vállalkozó oda is figyel a válaszra, és ugyanazt maximum kétszer kell neki elmagyarázni.

És fontos lenne a határidők tiszteletben tartása, például a „bizonylatok leadása”. Én sem tudom tartani a határidőket, ha az ügyfelem sem tartja az ő határidőit. A korszerű digitális megoldások – amikor a könyvelő adott esetben minden számlát akár valós időben is láthat – jelentős előrelépést hozhatnak ebből a szempontból.

Krisztina: Küldetésem, hogy javítsam az emberek tudatosságát az adózásban, és szolgáltatásommal csökkentsem a vállalkozások adózási kockázatait. A vállalkozó úgy tudja csökkenteni a kockázatát, hogy

• alapismeretekkel vértezi fel magát (hogy legyen esélye észrevenni, ha „hülyeséget” mondanak neki);
• ha több forrásból tájékozódik, más szakembert is megkérdez adott témában, és a kapott válaszokat összeveti;
• átvilágíttatja a könyvelését egy független szakemberrel (akinek nem érdeke, hogy könyvelőváltás legyen a végeredmény).

Na ez a legutóbbi még nagyon nincs benne a kkv-gyakorlatban! Pedig ha nem szakmai támadásként fogják fel, mindenki csak nyerhet egy ilyen vizsgálatból!

Szerencsére találkoztam már olyan könyvelővel is, aki kifejezetten örült, hogy az ügyfél ellenőriztetni akarja a munkáját, mert így szakmai visszajelzést kap, ami vagy megerősíti, vagy kijavítja a munkáját.

Bízom benne, hogy ki fog alakulni egy olyan vállalkozói és szakértői kultúra, ahol pénzügyesek, könyvelők és adótanácsadók egymást segítő módon dolgoznak együtt az ügyfél számára optimális megoldások nyújtása érdekében.

Csilla: Mind a négy emlegetett szakma alapvető fontosságú, különösen ha növekedésben gondolkodunk. Sokszor a stabilizációban is fontos szerephez jutnak. Ezért fontos, hogy a vállalkozásvezető tisztában legyen azzal, melyik szakértő mivel tudja szolgálni a vállalkozása eredményességét, növekedését, stabilitását.