Mit kell összekészítened a könyvelődnek, és miért jó, ha így csinálod?
Ha a könyvelő boldog, a vállalkozás is boldog? Könnyen lehet. Apróságok, amivel igazán boldoggá teheted a könyvelődet (és neked is meg fogja érni).
Himer Csilla írása
Himer Csilla írása
Számunkra rémisztő tapasztalat, hogy mennyire nem érti sokszor egymás szavát a könyvelő és megbízója, a vállalkozó. Elég sok múlik ugyanis azon, hogy milyen is ez a (munka)kapcsolat. Ehhez képest számos vállalkozó tekint úgy a könyvelőjére, mint a szükséges rosszra, és csak akkor beszél vele, amikor minden hónap elején elviszi neki az előző hónapban keletkezett számlákat.
Mivel erről a mozzanatról (vagyis a számlák átadásáról) számos rémtörténet kering a könyvelők között, most arra vállalkozunk, hogy egy kicsit megkönnyítsük a könyvelők, de a vállalkozók életét is.
Az 1990-es években beégett a köztudatba egy kép a magyar vállalkozóról, ami azóta is makacsul tartja magát: ügyeskedő, időnként az adóelkerülés sportját űzi, de egyébként hanyag eleganciával kezeli a vállalkozása hivatalos ügyeit, így például a havonta összegyűlt számlákat is szatyorból, ömlesztve önti ki a könyvelője asztalára.
A helyzet az, hogy ez már az 1990-es években sem volt igaz a vállalkozók meghatározó többségére. Kivéve egyvalamit: a vállalkozók ugyanilyen meghatározó része a mai napig nem tudja, mit és hogyan kellene összekészítenie a havi záráshoz a könyvelőjének, hogy mindketten boldogok legyenek. Igen, a vállalkozó is.
Miért?
Mert a könyvelésben a vállalkozásod minden gazdasági eseménye leképeződik. (Muszáj, hogy le legyen képezve: ezt írja elő a számviteli törvény.) Gazdasági esemény a számviteli törvény szerint minden olyan esemény, amely vagy csak a vállalkozás vagyonára van hatással (ezek az egyszerű gazdasági események), vagy a vállalkozás vagyonára és jövedelmi helyzetére is (ezek az összetett gazdasági események).
Így például egyszerű gazdasági esemény, ha a házipénztárból kivett pénzt befizeted a bankszámládra. A vagyonod ugyanannyi, de a vagyontárgyak fellelési helye változott – az eredmény (vagyis a vállalkozás jövedelme) viszont nem. Könyvelendő tétel.
Ha azonban árut adsz el a webshopodban, szolgáltatást értékesítesz, vagy bármi más okból számlát állítasz ki a vevődnek, akkor az már összetett gazdasági esemény, mert nemcsak a vagyontárgyak cserélődnek (pénz és áru vagy szolgáltatás), hanem eredmény is képződik (hiszen – ideális esetben – az áru költsége kisebb, mint amennyit a vevőtől kapsz érte; ezt a különbözetet kell majd az eredményszámlákon megjeleníteni).
Ha ezt vesszük, akkor bármit csinálsz a cégedben, az mind nyomot kell, hogy hagyjon a könyvelésedben. A törvény szerint. (Igazából még az is nyomot hagy, amit nem is te csinálsz, ilyen pl. az értékcsökkenés leírása.) Vagyis ha törvényesen akarod működtetni a vállalkozásodat, akkor a könyvelőd lesz a te legfőbb bizalmasod: ő az, akinek még arról is tudnia kell, hogy a pénztárgépben az esti záráskor mennyi aprót hagytál.
Igaz, mindezt utólag fogja megtudni. Akkor, amikor a gazdasági események megtörténte után elviszed neki a könyvelésre szánt anyagokat. Mindet, amiből minden, ismételjük, minden gazdasági eseményt le tud könyvelni.
Ezért fontos, hogy a könyvelővel ne egyszerűen együttműködő legyen a kapcsolat, hanem bizalmi alapú. A könyvelőnek tudnia kell mindenről IS, mert csak így tudja biztosítani neked, hogy egy adóellenőrzés esetén is a NAV mindent rendben lévőnek és törvényesnek találjon.
Ha pedig neked – remélhetően – fontos a nyugodt alvásod, akkor kezdjétek el kialakítani a békés együttműködés kereteit.
Azért ez elég messze áll attól a meggyökeresedett állásponttól, hogy a könyvelő csak egy szükséges rossz…
Nagyjából ezer pontja van a könyvelővel való együttműködésnek, az egyszerűség kedvéért kezdjük a könyvelési anyag átadásánál! Mit és hogyan készíts elő könyvelésre a könyvelődnek?
Soroljuk:
Karson-tipp:
Az a legjobb, ha leülsz a könyvelőddel egy csendesebb fél órára, és közösen átbeszélitek, hogy a működésed ismeretében mire van szüksége, és hogyan.
Ha pedig igazán jó akarsz lenni a könyvelődhöz – hidd el, a könyvelő megérdemli! –, akkor még egy dolgot megtehetsz neki. Nem csak simán külön gyűjtve, időrendbe állítva, szépen lefűzve adod át neki a könyvelendő számlákat. Hanem készítesz belőle egy táblázatot is.
Ez tűnhet fölösleges feladatnak, de nagyon nem az. A könyvelésben ennek a kigyűjtésnek külön neve is van: ez az úgynevezett feladás.
A feladás azért jó dolog, mert:
Soroljuk:
Ennyi pont elég ahhoz, hogy a könyvelő egyértelműen be tudja azonosítani, melyik számlát keresse, mivel van dolga – plusz kapott egy kis segítséget a könyveléshez is.
Fun fact: a „milyen jellegű tétel szerepel a számlán” ponthoz… találkoztam olyan esettel, amikor a kicsiny vállalkozást vezetgető tulajdonos természetes kozmetikumokat állított elő természetes alapanyagokból. Ezért a legújabb bőrradírjához alapanyagnak vett 5 kg kávét. A könyvelővel viszont nem egyeztetett, hogy ez alapanyag, tehát az anyagkészletek közé könyvelje ezt a tételt. A könyvelő így „rutinból ment”, és a kávét lekönyvelte oda, ami számára a legnyilvánvalóbb volt: a reprezentációs költségek közé. Ez nemcsak azért nem jött ki jól, mert nem jó helyen volt a kávé a könyvelésben, hanem legalább még két ok miatt is:
Jöhetett az önellenőrzés – persze feleslegesen. Megúszható lett volna, ha a tippünknek megfelelően időnként egyeztetett volna a vállalkozó a cége ügyes-bajos dolgairól a könyvelővel (na és persze, ha a könyvelő is kérdezett volna, nem pedig rutinból próbálja eltalálni a vállalkozás működését).
Karson-tipp:
Ha jobban megnézed a feladáshoz javasolt adattartalmat, akkor ezen adatok mind megtalálhatóak a naprakészen vezetett cashflow–nyilvántartásodban. Vagyis az ottani adattartalmat kell csak szűkíteni és kinyomtatni – így a cashflow vezetésével két legyet is tudsz ütni egy csapásra.
Azok a különféle szabályzatok.
Sajnos sok vállalkozó számára teljesen ismeretlen fogalom az olyan szabályzatok neve, mint például a pénztárszabályzat, vagy éppen a számviteli politika. Pedig ezek azok a dokumentumok, amelyek nélkül a könyvelő nem tud dolgozni, mert ezek adják az alapvető keretet – a törvényen kívül – ahhoz, hogy a te cégedben mit hogyan kell könyvelni, milyen dokumentumok alapján, kinek az aláírásával stb.
A szabályzatok megléte több okból is szükséges:
Ilyen szabályzatok az alábbiak:
A hazai gyakorlat arra tanította a könyvelőket, hogy ezeket a szabályzatokat mindig tartsák sablonként a számítógépük merevlemezén, hogy új ügyfél érkezésekor csak be kelljen írni a sablonba az ügyfél adatait. Így megvan, hogy mi alapján tudnak könyvelni, ellenőrzéskor pedig van mit megmutatni az ellenőröknek.
Ezzel csak két baki van:
Karson-tipp:
Jó, ha kérsz egy konzultációt a könyvelődtől (igen, megfizetve az idejét), hogy vezessen be a szabályzatok rejtelmeibe. Mindkettőtöknek megéri. A könyvelőnek azért, mert végre megoszthatja veled azt a felelősséget a vállalkozásod irányításában, amit soha nem is lett volna kötelessége magára venni. Neked meg azért, mert a vállalkozásod működésének teljesen új dimenzióit fogod megismerni.
Ha ránk hallgatsz, akkor ezt megbeszéled a könyvelőddel. A könyvelő ugyanis legalább annyira elfoglalt, mint az ügyfelei. Bevallási szezonban meg főleg. A könyvelőknek két nagyon fontos bevallási dátumhoz kell igazodniuk: minden hónap 12-e (jellemzően a bérek közterhei – tehát SZJA, járulékok, hozzájárulások stb. –, illetve a KATA bevallási határideje ez a nap), illetve minden hónap 20-a (ez pedig az ÁFA, a TAO, a KIVA, illetve még egy rakás egyéb kisebb adó, pl. innovációs járulék bevallásának és megfizetésének határnapja). Ahhoz, hogy ezekkel a dátumokkal tudja tartani az iramot, legkésőbb folyó hó 5-ig jó, ha megkapja a tisztességesen összerakott anyagot.
Nem tudjuk, milyen viszonyban vagy a könyvelőddel. De ha szeretnéd, hogy jó legyen az együttműködés, netán már most is jó, és külön kedveskedni szeretnél neki, akkor figyelj a céged könyvelésére is, beszélj többet a könyvelőddel, és rakd össze a fentiek szerint a könyvelési anyagot.
Nagy tétekben le merjük fogadni, hogy míg él, nem fogja elfelejteni a napot.
Borítókép: Freepik
A cikk szerzője:
Pénzügyi és kontrollingszakember. Több mint 5 évig dolgozott logisztikusként, itt a teljes ellátási lánc felügyelete tartozott a feladatkörébe. Már 2016 óta dolgozik kkv-tanácsadóként: üzleti tervet, cashflow-rendszert, folyamatokat vizsgál és optimalizál, rejtett tartalékokat és hibákat, pénzelfolyásokat keres, árakat állapít meg és vizsgál felül. Ebben segíti kontrollingtapasztalata és mérlegképes könyvelői végzettsége. Ügyfelei között a nulláról induló, kezdő vállalkozástól a milliárdos árbevételű cégekig mindenki megfordult már. Vesszőparipája a hatékonyság és a digitalizáció.
Copyright © 2022 Carsongrey Üzletfejlesztő Kft., Minden jog fenntartva
A Karson Consulting weboldalán sütiket (cookie) használ, analitikai célokból, illetve a felhasználói élmény fokozására, melyet jelölőnégyzetek segítségével testre tudsz szabni. Elfogadással hozzájárulsz a sütik használatához.
1 thought on “Mit kell összekészítened a könyvelődnek, és miért jó, ha így csinálod?”
Pingback: Pénzügy másképp - Karson Consulting