Mit kell összekészítened a könyvelődnek, és miért jó, ha így csinálod?

Ha a könyvelő boldog, a vállalkozás is boldog? Könnyen lehet. Apróságok, amivel igazán boldoggá teheted a könyvelődet (és neked is meg fogja érni).

Himer Csilla írása

2021-02-02
„A jó könyvelő a saját súlyát éri – aranyban.” A mondat dr. Tóth Andrástól származik, és nagyon igaz. Egy vállalkozás törvényes működésének alapfeltétele, hogy legyen könyvelője. Könyvelésre ugyanis szükség van. Egyrészt, mert máskülönben nem tudunk elszámolni az állammal arról, ami a(z adó)törvény szerint őt megilleti. Annak meg sosincs jó vége. Másrészt, mert ha tervezhetően fejlődő céget szeretnénk, annak része, hogy a könyvelés is gördülékenyen folyik, és ezzel ad egyfajta stabil hátteret a cégednek. Ezért rendkívül fontos, hogy a vállalkozó és a könyvelő kapcsolata (a lehetőségekhez képest) zökkenőmentes legyen. Már a könyvelési dokumentáció átadásakor is.

Könyvelő – a szükséges rossz???

Számunkra rémisztő tapasztalat, hogy mennyire nem érti sokszor egymás szavát a könyvelő és megbízója, a vállalkozó. Elég sok múlik ugyanis azon, hogy milyen is ez a (munka)kapcsolat. Ehhez képest számos vállalkozó tekint úgy a könyvelőjére, mint a szükséges rosszra, és csak akkor beszél vele, amikor minden hónap elején elviszi neki az előző hónapban keletkezett számlákat.

Mivel erről a mozzanatról (vagyis a számlák átadásáról) számos rémtörténet kering a könyvelők között, most arra vállalkozunk, hogy egy kicsit megkönnyítsük a könyvelők, de a vállalkozók életét is.

Csak a példa kedvéért…

Az 1990-es években beégett a köztudatba egy kép a magyar vállalkozóról, ami azóta is makacsul tartja magát: ügyeskedő, időnként az adóelkerülés sportját űzi, de egyébként hanyag eleganciával kezeli a vállalkozása hivatalos ügyeit, így például a havonta összegyűlt számlákat is szatyorból, ömlesztve önti ki a könyvelője asztalára.

A helyzet az, hogy ez már az 1990-es években sem volt igaz a vállalkozók meghatározó többségére. Kivéve egyvalamit: a vállalkozók ugyanilyen meghatározó része a mai napig nem tudja, mit és hogyan kellene összekészítenie a havi záráshoz a könyvelőjének, hogy mindketten boldogok legyenek. Igen, a vállalkozó is.

Ha egy régi mondás parafrázisával élhetünk, akkor kicsit túlozva mondhatjuk azt is, hogy ha a könyvelő boldog, az egész vállalkozás boldog.

Miért?

Mert a könyvelésben a vállalkozásod minden gazdasági eseménye leképeződik. (Muszáj, hogy le legyen képezve: ezt írja elő a számviteli törvény.) Gazdasági esemény a számviteli törvény szerint minden olyan esemény, amely vagy csak a vállalkozás vagyonára van hatással (ezek az egyszerű gazdasági események), vagy a vállalkozás vagyonára és jövedelmi helyzetére is (ezek az összetett gazdasági események).

Így például egyszerű gazdasági esemény, ha a házipénztárból kivett pénzt befizeted a bankszámládra. A vagyonod ugyanannyi, de a vagyontárgyak fellelési helye változott – az eredmény (vagyis a vállalkozás jövedelme) viszont nem. Könyvelendő tétel.

Ha azonban árut adsz el a webshopodban, szolgáltatást értékesítesz, vagy bármi más okból számlát állítasz ki a vevődnek, akkor az már összetett gazdasági esemény, mert nemcsak a vagyontárgyak cserélődnek (pénz és áru vagy szolgáltatás), hanem eredmény is képződik (hiszen – ideális esetben – az áru költsége kisebb, mint amennyit a vevőtől kapsz érte; ezt a különbözetet kell majd az eredményszámlákon megjeleníteni).

Ha ezt vesszük, akkor bármit csinálsz a cégedben, az mind nyomot kell, hogy hagyjon a könyvelésedben. A törvény szerint. (Igazából még az is nyomot hagy, amit nem is te csinálsz, ilyen pl. az értékcsökkenés leírása.) Vagyis ha törvényesen akarod működtetni a vállalkozásodat, akkor a könyvelőd lesz a te legfőbb bizalmasod: ő az, akinek még arról is tudnia kell, hogy a pénztárgépben az esti záráskor mennyi aprót hagytál.

Amiért fontos a bizalom

Igaz, mindezt utólag fogja megtudni. Akkor, amikor a gazdasági események megtörténte után elviszed neki a könyvelésre szánt anyagokat. Mindet, amiből minden, ismételjük, minden gazdasági eseményt le tud könyvelni.

Ezért fontos, hogy a könyvelővel ne egyszerűen együttműködő legyen a kapcsolat, hanem bizalmi alapú. A könyvelőnek tudnia kell mindenről IS, mert csak így tudja biztosítani neked, hogy egy adóellenőrzés esetén is a NAV mindent rendben lévőnek és törvényesnek találjon.

Ha pedig neked – remélhetően – fontos a nyugodt alvásod, akkor kezdjétek el kialakítani a békés együttműködés kereteit.

Azért ez elég messze áll attól a meggyökeresedett állásponttól, hogy a könyvelő csak egy szükséges rossz…

Kezdd itt!

Nagyjából ezer pontja van a könyvelővel való együttműködésnek, az egyszerűség kedvéért kezdjük a könyvelési anyag átadásánál! Mit és hogyan készíts elő könyvelésre a könyvelődnek?

Soroljuk: 

  • Külön gyűjtve, időrendben állítva minden bejövő számlát – azaz minden olyan szabályszerűen kiállított számlát, amit a beszállítóidtól befogadtál.
  • Külön gyűjtve, időrendbe állítva minden kimenő számlát – azaz minden olyan szabályszerűen kiállított számlát, amit te állítottál ki a vevőidnek ÉS be is fogadták azt.
  • Jó, ha van minden számla mellett (akár kimenő, akár bejövő) teljesítésigazolás (TIG), amit mindkét fél (vevő és eladó is) aláírt. Webshopok esetében a megrendelésnek legalább a száma jó, ha rákerül a számlára – ebben az esetben a kiállított számlák gyűjteménye mellé érdemes lehúzni egy listát a webshopmotorból az aktuális havi megrendelésekről is.
  • A készpénzes forgalomról 
    • a pénztárgépszalagot (ha van pénztárgéped),
    • más esetekben a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat, amelyeken rajta van annak a számlának a száma, amelynek pénzügyi rendezéséhez az adott bizonylat kapcsolódik,
    • a pénztárjelentést – ebben kell vezetned dekádonként (azaz 10 naptári napos ciklusokban) és havonként összesítve a készpénzállományod alakulását a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, esetleg a pénztárgép adatai alapján.
  • A havi bankszámlakivonatot, amelyen az átutalásos pénzforgalmat tudja a könyvelő összevetni a számlákkal.
  • Minden olyan szerződést, amelyhez bejövő vagy kimenő pénzforgalom kapcsolódik.
  • Minden olyan egyéb dokumentumot (pl. közgyűlési határozatot), amelynek alapján neki gazdasági eseményt kell és lehet könyvelnie (A „lehet könyvelnie” kitétel arra vonatkozik, hogy gazdasági eseményt csak könyvelési bizonylat, vagy azzal egy tekintet alá eső dokumentum alapján szabad a törvény szerint könyvelni. Tehát akármilyen cetli erre a célra Magyarországon nem felel meg.) 

Karson-tipp:

 Az a legjobb, ha leülsz a könyvelőddel egy csendesebb fél órára, és közösen átbeszélitek, hogy a működésed ismeretében mire van szüksége, és hogyan.

Ha igazán jó akarsz lenni a könyvelődhöz – hidd el, megéri!

Ha pedig igazán jó akarsz lenni a könyvelődhöz – hidd el, a könyvelő megérdemli! –, akkor még egy dolgot megtehetsz neki. Nem csak simán külön gyűjtve, időrendbe állítva, szépen lefűzve adod át neki a könyvelendő számlákat. Hanem készítesz belőle egy táblázatot is.

Ez tűnhet fölösleges feladatnak, de nagyon nem az. A könyvelésben ennek a kigyűjtésnek külön neve is van: ez az úgynevezett feladás.

A feladás azért jó dolog, mert: 

  • te is átlátod, hogy mi az, amit átadsz a könyvelőnek,
  • a könyvelő könyvelés közben le tudja ellenőrizni, hogy mindent lekönyvelt-e,
  • az esetleg eltűnt számlák hiánya is sokkal hamarabb feltűnik (volt már komoly probléma abból, hogy egy számla kimaradt a könyvelésből, a másik fél viszont lekönyvelte, az adóhivatal találkozó ellenőrzésén meg nem volt meg ugyanaz a számla a könyvelésekben a vevőnél és az eladónál… ilyenkor mindig felmerül az adócsalás gyanúja; szegény vevő vért izzadt, mire igazolni tudta, hogy nem fals számla alapján akarja csökkenteni a befizetendő áfáját). 

 

Mi legyen a feladásban?

Soroljuk: 

  • a számla sorszáma
  • beérkezésének/kiküldésének ideje
  • vevő/beszállító neve
  • milyen jellegű tétel szerepel a számlán (segíts a könyvelődnek, hogy tudja, mit hová könyveljen, mert nem mindig egyértelmű a dolog) 
  • számla végösszege

Ennyi pont elég ahhoz, hogy a könyvelő egyértelműen be tudja azonosítani, melyik számlát keresse, mivel van dolga – plusz kapott egy kis segítséget a könyveléshez is.

Fun fact: a „milyen jellegű tétel szerepel a számlán” ponthoz… találkoztam olyan esettel, amikor a kicsiny vállalkozást vezetgető tulajdonos természetes kozmetikumokat állított elő természetes alapanyagokból. Ezért a legújabb bőrradírjához alapanyagnak vett 5 kg kávét. A könyvelővel viszont nem egyeztetett, hogy ez alapanyag, tehát az anyagkészletek közé könyvelje ezt a tételt. A könyvelő így „rutinból ment”, és a kávét lekönyvelte oda, ami számára a legnyilvánvalóbb volt: a reprezentációs költségek közé. Ez nemcsak azért nem jött ki jól, mert nem jó helyen volt a kávé a könyvelésben, hanem legalább még két ok miatt is:

  1. a kávé, mint költség így nem épült be a könyvelésben a termék árába,
  2. a reprezentációs kiadások után külön adót kell fizetni (ráadásul relatíve sokat).

Jöhetett az önellenőrzés – persze feleslegesen. Megúszható lett volna, ha a tippünknek megfelelően időnként egyeztetett volna a vállalkozó a cége ügyes-bajos dolgairól a könyvelővel (na és persze, ha a könyvelő is kérdezett volna, nem pedig rutinból próbálja eltalálni a vállalkozás működését).

Karson-tipp:

 Ha jobban megnézed a feladáshoz javasolt adattartalmat, akkor ezen adatok mind megtalálhatóak a naprakészen vezetett cashflow–nyilvántartásodban. Vagyis az ottani adattartalmat kell csak szűkíteni és kinyomtatni – így a cashflow vezetésével két legyet is tudsz ütni egy csapásra.

Amire már a könyvelés megkezdése előtt szüksége van a könyvelődnek

Azok a különféle szabályzatok.

Sajnos sok vállalkozó számára teljesen ismeretlen fogalom az olyan szabályzatok neve, mint például a pénztárszabályzat, vagy éppen a számviteli politika. Pedig ezek azok a dokumentumok, amelyek nélkül a könyvelő nem tud dolgozni, mert ezek adják az alapvető keretet – a törvényen kívül – ahhoz, hogy a te cégedben mit hogyan kell könyvelni, milyen dokumentumok alapján, kinek az aláírásával stb.

A szabályzatok megléte több okból is szükséges: 

  • Előírja a törvény (legalábbis azok számára, akik a számviteli törvény hatálya alá esnek – jellemzően az egyéni vállalkozások, az egyéni céget kivéve – NEM tartoznak ebbe a körbe).
  • Éppen ezért egy adóellenőrzéskor ezt kérik el először az ellenőrök – egyszerűen azért, hogy ők is tudják, mi az adott vállalkozás belső szabályozása, vagyis ne lássanak hibát ott, ahol nincs is, mert a belső szabályozás szerint OK a dolog.
  • A könyvelőnek segítség, mert keretet ad a munkájának.
  • Fontos számviteli munkafolyamatokat is rögzít – például a pénztárszabályzatban annak kell szerepelnie, hogy ki, mikor, hogyan, milyen dokumentumon aláírva, milyen jogosultsággal rendelkezhet arról, hogy készpénzben kifizessenek bárkinek bármit, ki jogosult ezt ellenőrizni stb. 

Ilyen szabályzatok az alábbiak: 

  • számviteli politika (ez a szabályzatokat összefogó dokumentum, lényegében a szabályzatok összessége)
  • bizonylati rend (milyen bizonylatok léteznek a vállalkozásban, azokat hogyan kell kezelni, ki állíthatja ki, mi az útjuk a kezelés során, ki felelős a megőrzésükért stb.)
  • pénzkezelési (alias pénztár-) szabályzat
  • önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat
  • leltárszabályzat (hatás- és felelősségi körökkel, feltételek meghatározásával)
  • eszközök és források értékelési szabályzata (hogyan, milyen metodika alapján számolhat el a vállalkozás értékcsökkenést, árfolyamkülönbözetet stb.) 
  • eszközök selejtezési szabályzata
  • számlarend (a főkönyvi számlák közül melyiket használja a könyvelésében a vállalkozás – ezt másnéven számlatükörnek is nevezzük –; mi a főkönyvi számla pontos megnevezése, ahogyan a főkönyvi kivonatban is megtalálható; milyen tartalommal könyvel oda a könyvelő; milyen gazdasági események során mely számlára kell könyvelni stb.) 

A hazai gyakorlat arra tanította a könyvelőket, hogy ezeket a szabályzatokat mindig tartsák sablonként a számítógépük merevlemezén, hogy új ügyfél érkezésekor csak be kelljen írni a sablonba az ügyfél adatait. Így megvan, hogy mi alapján tudnak könyvelni, ellenőrzéskor pedig van mit megmutatni az ellenőröknek.

Ezzel csak két baki van: 

  1. Ez kényelmes megoldás ugyan a vállalkozónak (nem kell vele foglalkoznia), és bizonyos értelemben a könyvelőnek is (nem kell megtanítani a még az alapfogalmakkal sem tisztában lévő vállalkozót minderre – értsd: időspórolás, ami a könyvelők adminisztratív leterheltségét elnézve teljesen érthető reakció). Viszont újratermeli azt a problémát, hogy a vállalkozó nem hogy nem ért minimálisan sem a könyveléshez (például nem tud mérleget olvasni, holott az ő neve alatt van beadva a dokumentum), de nem is érzi feladatának, hogy ezzel foglalkozzon. („Minek? Ez úgyis a könyvelő dolga!” Most szólunk: nem, nem az övé.)
  2. A vállalkozó továbbra sem fogja tudni, hogy mi történik a vállalkozásának abban a szegletében, amit úgy hívunk, hogy könyvelés. Mert ez is a vállalkozás része. És ami a vállalkozásod része, arról neked tudnod kell, hogy miként működik, és miért éppen úgy, ahogyan. Ennek látványos megnyilvánulása az, amikor az adóellenőr elkezdi a vállalkozót is kérdezgetni ezekről a témákról, miközben a másik ellenőr lefoglalja a könyvelőt… egy kérdéssel kideríthető, hogy a nyúl viszi-e a vadászpuskát, és a szemben ülő vadász lényegében csak jelmezbálról tévedt-e ide. (Ez önmagában még nem büntetendő, ha a könyvelés maga rendben van, ám a vállalkozás irányításáról, a vállalkozó felelősségvállalásáról nagyon informatív tud lenni az ellenőrök számára.)

 

Karson-tipp:

Jó, ha kérsz egy konzultációt a könyvelődtől (igen, megfizetve az idejét), hogy vezessen be a szabályzatok rejtelmeibe. Mindkettőtöknek megéri. A könyvelőnek azért, mert végre megoszthatja veled azt a felelősséget a vállalkozásod irányításában, amit soha nem is lett volna kötelessége magára venni. Neked meg azért, mert a vállalkozásod működésének teljesen új dimenzióit fogod megismerni.

Mikor vidd el a könyvelődnek az előző havi könyvelési dokumentációt?

Ha ránk hallgatsz, akkor ezt megbeszéled a könyvelőddel. A könyvelő ugyanis legalább annyira elfoglalt, mint az ügyfelei. Bevallási szezonban meg főleg. A könyvelőknek két nagyon fontos bevallási dátumhoz kell igazodniuk: minden hónap 12-e (jellemzően a bérek közterhei – tehát SZJA, járulékok, hozzájárulások stb. –, illetve a KATA bevallási határideje ez a nap), illetve minden hónap 20-a (ez pedig az ÁFA, a TAO, a KIVA, illetve még egy rakás egyéb kisebb adó, pl. innovációs járulék bevallásának és megfizetésének határnapja). Ahhoz, hogy ezekkel a dátumokkal tudja tartani az iramot, legkésőbb folyó hó 5-ig jó, ha megkapja a tisztességesen összerakott anyagot.

Nem tudjuk, milyen viszonyban vagy a könyvelőddel. De ha szeretnéd, hogy jó legyen az együttműködés, netán már most is jó, és külön kedveskedni szeretnél neki, akkor figyelj a céged könyvelésére is, beszélj többet a könyvelőddel, és rakd össze a fentiek szerint a könyvelési anyagot.

Nagy tétekben le merjük fogadni, hogy míg él, nem fogja elfelejteni a napot.

Ismerd meg vállalkozásod – a könyvelő szemével is!

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Borítókép: Freepik

A cikk szerzője:

Himer Csilla

Mikrovállalati üzletágvezető, Karson Consulting

Pénzügyi és kontrollingszakember. Több mint 5 évig dolgozott logisztikusként, itt a teljes ellátási lánc felügyelete tartozott a feladatkörébe. Több mint négy éve dolgozik kkv-tanácsadóként: üzleti tervet, cashflow-rendszert, folyamatokat vizsgál és optimalizál, rejtett tartalékokat és hibákat, pénzelfolyásokat keres, árakat állapít meg és vizsgál felül. Ebben segíti kontrollingtapasztalata és mérlegképes könyvelői végzettsége. Ügyfelei között a nulláról induló, kezdő vállalkozástól a milliárdos árbevételű cégekig mindenki megfordult már. Vesszőparipája a hatékonyság és a digitalizáció.