A (rosszul kezelt) készlet nyereséget eszik reggelire

A Covid okozta ellátási nehézségek új kihívások elé állították mindazokat a vállalkozásokat, amelyek működéséhez szorosan hozzátartozik a készletezés. Gyártók és kereskedők igyekeztek az ellátásbiztonságon javítani azzal, hogy újragondolták beszerzési és készletezési politikájukat. Az alapkérdés azonban a régi maradt: hogyan lehet ezt megtenni úgy, hogy a készlet ne egye meg a nyereséget?

2020. márciusának közepétől valami olyasmit kellett megtapasztalnunk, amire a globalizált, Just in Time szállításokra optimalizált világunkban már nagyon régen nem volt példa: időszakos, vagy akár tartós áruhiány lépett fel több termék esetében. Ki ne emlékezne a tengeri konténerek hiányára, az ennek nyomán fellépő chiphiányra? De volt már azóta hiány fából, papírból, AdBlue-ból is…
Mindegyik esetben a hiány oka: a korlátozások miatt széttöredező ellátási láncok. A globalizáció egyik áldása visszaütött: a végletekig optimalizált ellátási láncok túlságosan is egyutassá, alternatíva nélkülivé váltak, azaz nagyon kevés és nagyon távoli beszállítóra voltak kihegyezve. Megindult hát az optimalizálás másik iránya: a földrajzilag közelebb eső és/vagy alternatív beszállítók felkutatása, ezzel párhuzamosan pedig a biztonsági készletek felépítése.

Mi változott nagyot?

A modern szállítási metodikák (Just in Time, Ship to Line stb., de még a dropshipping üzleti modell is ebbe a körbe sorolható) mind azon a törekvésen alapultak, hogy 

a gyártók, kereskedők megspórolják a készletezés költségeit. 

Ennek érdekében a beszállítók felelősségévé vált, hogy időben szállítsanak annyit, amennyi éppen kellett, és azt persze jó minőségben. (Minden más esetben ott lebegett a beszállító feje felett a nem kispályás kötbér réme.)

Ez a felelősségeltolódás tette lehetővé a gyártóknak és kereskedőknek, hogy 

• a raktárak méretét minimalizálják, ezzel a készlettartás és a készletezés költségeit erősen leszorítsák,
• a készletekben lekötött tőke értékét jelentősen csökkentsék – az így felszabaduló forgótőkét másra fordítsák, és
• minimálisra csökkentsék az elfekvő készletek miatti többletköltségeket (esetleg veszteségeket), hiszen pl. egy dropshipping megoldással szinte ki sem alakulhat immobilis készlet.

Ez az, aminek most vége.

De legalábbis muszáj újragondolni. 

Mit kell átgondolni?

Olyasmiket, amiket már szinte el is felejtettünk a modern szállítási módszerek elterjedése miatt. Old school-metódusok térnek vissza, mint a forgási mutatók figyelése, a készlethatékonyság vagy készletrugalmasság számítása, a biztonsági készletek számításáról már nem is beszélve. 

Pedig ezek azok a módszerek, amelyeket a modern szállítási metodikák mellett sem lett volna soha elfelejteni. Ez korábban is kötelező házi feladat lett volna – különben nem lehet látni, hogy mihez képest kellene javulni, optimalizálni. 

Az elsők között tehát azt érdemes újra átgondolni, hogy hány ponton eheti meg a készlet a nyereségünket. Néhány jól irányzott példával segítünk. 

Elszállnak az alapanyagok/áruk árai

Ne menjünk messzire. Ez a jelenség éppen zajlik a szemünk előtt. A folyamatosan emelkedő infláció alapból növeli a költségeinket. Ha pedig még importból is kénytelenek vagyunk beszerezni ezt-azt, akkor a konstans árfolyamemelkedés sem tesz jót. 

Ráadásul vannak olyan, belföldön vásárolt termékek, amelyeknek az ára a világpiaci (tőzsdei) árakhoz igazodik, így az árfolyamváltozás a belső inflációt is fűti. Jó példa erre a gabona és az abból őrölt liszt ára.

Elszállnak a készletezés költségei

Mi tartozhat ebbe a körbe? 

• A bérek – az év elején meglóduló infláció kis híján beindította az ár-bér spirált (sok cég a minimálbér-kiigazításon túl is emelte a béreket, hogy megtarthassa munkavállalóit). Ennek lehetősége még mindig fennáll. Bármerről nézzük is azonban, a bérek további emelkedése nagyon is valószínű.
• A rezsi – ezt szintén a saját bőrünkön érezzük, pedig még nincs is itt a tél. Egy raktárat azonban világítani kell, és az árutól függően bizonyos mértékig temperálni, vagy adott esetben akár hűteni is. Ez mind energia, aminek az ára szintén kilőtt. (A világpiacon a cikk írásának idején – 2022. októberében – kissé ingadozik, némileg csökkent is, ebből azonban Magyarországon vajmi keveset érezhetünk.) 
• Az építményadó – saját tulajdonú raktárépület esetében erre is van jó esély. Érdemes lesz figyelni a rendes évi, novemberi törvényalkotási dömpinget, amikor döntenek a jövő évi adókról. 
• A bérleti díj – nem saját tulajdonú ingatlan esetében sem lehetnek kétségeink az áremelkedés felől. Legkésőbb az első emelt összegű rezsiszámlák megérkezésekor jelentkezni fognak a tulajdonosok az új bérleti díj igénnyel. 
• A nem hatékony munkavégzés – ez az a veszteségforrás, amire minden cégvezetőnek erős ráhatása van. Komolyan át kell vizsgálni a munkafolyamatokat, és javítani rajtuk. A cél nem elsősorban az, hogy kevesebb munkaerőre legyen szükség, hanem az, hogy a meglévő és kiképzett munkatársak képesek legyenek gazdaságosabban, ezáltal több értéket teremtve dolgozni. 

Olvasd el a hatékonyságról szóló cikkeinket is:
– A hatékonyság jó és rossz oldalai – minden vezető (rém)álma?
-Kockázatkezelés KKV-módra

Elszállnak a betárolás költségei

Ebbe a körbe tartozik minden olyan költség, ami annak érdekében merül fel, hogy az adott anyag vagy áru megjelenjen a saját készletedben. Ezek a költségek: 

• a vámok,
• az illetékek,
• az adminisztráció. 

Az első kettőre nem nagyon van ráhatásunk – hacsak olyan országból nem találunk új beszerzési forrás(oka)t, amelyek kedvezőbb vámtarifa és illeték alá nem esnek. A költségvetés jelenlegi állapotára tekintettel azonban érdemes arra számítani, hogy akár ezekben a költségekben is változás lesz.

Az adminisztráció szintén belső költség. Az első reakció valószínűleg az, hogy oké, automatizáljunk mindent, amit csak lehet. Ez alapvetően nem rossz gondolat. Érdemes azonban előtte egy kört futni a folyamatokkal. A rossz folyamatok automatizálva ugyanis a tapasztalat szerint még rosszabbak lesznek: minden egyes hibájuk felnagyítva ismétlődik meg minden egyes alkalommal, amikor lefut az automatizmus. Vagyis ha nem akarjuk, hogy az automatizálás pénznyelő legyen, akkor a helyes sorrend: 

1. folyamatok optimalizálása
2. optimalizált folyamatok implementációja
3. optimalizált folyamatok automatizálása

Nem forognak elég gyorsan a készletek

Az, hogy mi számít “elég gyorsnak”, az piaconként és iparáganként változhat. Már csak ezért is jó, ha folyamatosan figyeljük a forgási mutatókat (forgási sebesség napokban és fordulatok száma), mert ha már vannak történelmi adataink (régebbi adatsoraink), abból jól kirajzolódik, hogy mi az, ami nálunk működik, és ehhez képest mi az iparági átlag. Ez után lehet kotorászni, hogy hol lehet még ezen javítani. 

A készletforgást mindig a forgótőkével összefüggésben vizsgáljuk! Ebből derül ki ugyanis, hogy mennyi pénz áll a készleteinkben – és milyen sokáig. Az értékesítés mindig felszabadítja ezt a tőkét, és nem kell hozzá közgazdasági zseninek lenni, hogy belássuk: ez a jó a cégünknek.

Sok/nagy értékű az elfekvő (immobilis) készlet állománya

Ha fontos volt a forgótőke-lekötés miatt a készletforgást figyelni, ennek kiemelt és minősített alesete az elfekvő, azaz immobilis készletek arányának figyelése. Az elfekvő készletek meghatározása szintén sok mindentől függ. Ha ekét árulsz, ott nem ritka, ha egy éven túl is tartanod kell a készletet. Ha viszont alapvető élelmiszert, ott már az egy hét is gáz lehet bizonyos termékeknél – különösen, ha az árud romlandó. 

A lényeg itt is a mihez képest: mi az adott árukörben megszokott, szakmailag is elfogadható forgási sebesség, és mekkora a havonta szükséges forgótőkéhez képest az így lekötött tőke aránya. 

Karson-tipp:
alapvetően nem vagyunk nagy rajongói a Black Friday-típusú akciózásoknak. (Annak legalábbis semmiképpen, ami Magyarországon lett a Black Friday-ból.) Ha azonban az elfekvő készleteid állománya több, mint ami a cashflow-dnak kedves, akkor mindenképpen megfontolandó ez a megoldás. Ebben az esetben már ugyanis nem egyszerűen a forgótőke felszabadítása a cél, hanem a tőke hosszú idejű lekötése által okozott veszteség csökkentése.

Rossz a készletpótlás ütemezése

Ez alapvetően a beszerzés rossz működésének tudható be, aminek elsődlegesen éppen az az információhiány az oka, hogy a beszerzésért felelős vezető nem figyeli a készleteket, illetve az arra vonatkozó mutatószámokat. 

A másik lehetséges ok a cashflow-ban meglévő zavarok: az utánrendelés optimális idejében nem áll rendelkezésre az erre fordítani szükséges pénz. 

Nyisd meg most, olvasd el később a cashflow-ról szóló cikkeinket:
– Cashflow a fókuszban – válság idején különösen!
– Tartalék – boxkesztyű, hogy ütőképes maradjon a céged

Mi eszi meg ebben az esetben a nyereséget? 

• többletköltség – a rossz készletpótlás miatt vagy arra kényszerülsz, hogy azonnal rendelkezésre álló, de drágább forrásból rendelj, és/vagy arra, hogy sürgősséggel (értsd: felárral) szállíttasd el az árut, 
• elmaradó bevétel – mindenki piacán elegendő versenytárs van ahhoz, hogy a vevők szabadon dönthessenek, kinél vásárolnak. Kifejezetten erős márkahűség esetén a vásárló elhalasztja inkább a vásárlását, de akkor is nálad vásárol. Amíg ezt a fajta ragaszkodást nem építetted fel, könnyen előfordulhat, hogy ha nem találja meg nálad a rossz készletpótlás miatt a kiszemelt terméket a vásárló, akkor továbbáll – a konkurenciához. 

Nincs biztonsági készlet

Kapcsolódik a készletpótlás zavaraihoz, ebben az esetben azonban nem a beszerzésed elégtelen minősége az oka a készlethiánynak. Hanem valamilyen külső ok. Mint például a cikk elején említett ellátási láncok széttöredezése. 

A biztonsági készletet éppen erre találták ki. A tankönyvi meghatározás szerint 

a biztonsági készlet a kereslet előre nem látható megnövekedése vagy a készlet utánpótlási idejének váratlan meghosszabbodása esetén fedezi a felmerülő igényeket.

Ez persze növelni fogja a törzskészletedhez képest a készletállományt, amit tudni kell finanszírozni. Fel kell azonban mérned, hogy mi jár több problémával: a biztonsági készlet okozta többletköltség, vagy a vevővesztés miatti bevételkiesés, bizalomvesztés. 

Rosszul számított törzskészlet

A törzskészlet nem más, mint 

a terv szerinti értékesítési tevékenység biztosításához szükséges készlet.

Vagyis amikor elkészítetted az értékesítési tervet, és benne kitűzted az értékesítési célszámaidat, a következő lendülettel kiszámolod azt is, hogy ehhez havonta átlagosan mekkora készletre van szükség, és azt hogyan, milyen gyakori utánrendeléssel biztosítod (a beszállítóval kötött megállapodás, rabattok, egyéb kedvezmények, gazdaságos szállítási mennyiség és fuvardíjak figyelembe vételével). 

Nem nehéz belátni, hogy ha ezt rosszul számoltad ki, két eset lehetséges: 

• ha túl nagy a számolt törzskészlet: lassú lesz a készletforgás, így tovább lesz lekötve a pénzed a készletben a szükségesnél és egészségesnél,
• ha túl kevés a számolt törzskészlet: hamar elfogy, ami látszatra csinos forgási mutatókat eredményez az egyik oldalon – meg egy rakás felesleges fuvarköltséget a másik oldalon a túlságosan gyakori utánrendelés miatt.

Rosszul felmért raktárkapacitás (raktári befogadóképesség)

Ezt a jelenséget is gyakran látjuk magyar kkv-knál – mindenféle szükségmegoldásokkal áthidalva a problémát. 

A raktárkapacitás meghatározásához jól kell tudni kiszámolni

• a törzskészletet,
• a biztonsági készletet,
• a minimumkészletet,
• a forgási mutatókat.

Mihelyst elfekvő készleted keletkezik, figyelj nagyon, mert ez az a lélektani pillanat, amikor már bármikor borulhat az egyensúly, ha túlságosan kifeszítettre tervezted a raktár befogadóképességét.  

Amivel már találkoztunk a rosszul felmért raktári befogadóképesség kapcsán: 

• több különböző, egymástól akár távolabb lévő helyen történő tárolás: a lehetséges következmények között ott vannak
  • az információtorzulás, 
  • az információkésés és
  • a nem hatékony munkavégzés – mindegyik külön-külön is termel többletköltséget, együtt viszont bosszantó nyereségzabálók. 
• kifolyik a raktárból az áru/anyag – minden talpalattnyi helyen áru van: a közlekedő folyosókon, de akár már a mosdókban és az irodákban is. Ez már nem rendszer: 
  • az árukiszedés és -előkészítés, csomagolás ideje meghosszabbodik, 
  • elvesznek, majd hosszú idő után (többnyire mikor már kivezetted a terméket a választékból) felbukkannak áruk, 
  • a nem megfelelő tárolás miatt akár tönkre is mennek (pl. a nem rakatolható árukat egymásra pakoljátok, így az áru pl. törik).

Mi ebből a tanulság?

A készletekkel ugyanúgy gazdálkodnod kell, mint odahaza a kamrában lévő romlandó élelmiszerekkel. Lehet, hogy otthon az a megszokott gyakorlat ilyenkor, hogy ha megromlik, kidobod. Egy vállalkozás esetében azonban a készletekben százezrek, milliók forognak. Ezt már nem mérheted háztartási léptékkel. 

A statisztikák szerint a magyar háztartásokban a megvásárolt élelmiszerből fejenként (!) 65 kg kerül a szemétbe. Ez szintén fejenként kb. 100 000 Ft, ami a kukában landol. Ha ugyanígy gazdálkodnál a cégedben az anyaggal/áruval, hamar tönkre mennél. És még így is van hová fejlődni a készletgazdálkodásban is.