Strucc a vállalkozásban: kintlévőség

A kintlévőség az a pénzügyi témakör, amely kifejezetten kellemetlenül szokta érinteni a pénzügyileg kevésbé jól menedzselt vállalkozások vezetőit. Ennek számos oka van. Egyfelől a kintlévőséget a hiánnyal azonosítják, és némileg joggal: ez a pénz bizony hiányozni fog a bevételek közül, hiszen a számlát már kiállították rá. Másfelől – és ez nagyobb baki – sok cégvezetőnek elképzelése sincs arról, mit lehetne kezdeni nem fizető ügyfelével. Márpedig a márciusban ránk köszöntő (likviditási) válságban minden fillért be kellett (volna) söpörni, így a kintlévőségeket is. Biznisz a krízisben sorozatunkban Himer Csilla pénzügyi szakértő világít rá, mekkora szarvashiba a kintlévőségeket kezeletlenül hagyni.

Kint is van, meg bent is van – mi a baj a kintlévőséggel?

Kezdjük egy példával, ami némi fogalmi magyarázatot is ad arra, hogy mit értünk a kintlévőség alatt!

Egyszer volt, hol nem volt, volt egyszer egy tanácsadó, aki gyerekek pénzügyi nevelésével foglalkozott (aka pénzpedagógus). Egyszer érkezett egy felkérés interaktív foglalkozások megtartására két gyermekotthontól is. Pályázat keretein belül jutott egy kis pénz arra, hogy a leginkább rászoruló gyerekek is tanulhassanak néhány dolgot a pénz helyes kezeléséről. Ajánlat elküld (amelyben már szerepel a fizetési határidő). Ajánlat elfogad. Szerződés kiküld (amelyben már 30 napos fizetési határidő szerepel, tanácsadónk azonban úgy gondolja, hogy ez még belefér, ezért) szerződés aláír, postán visszaküld.

Egyszeri tanácsadónk számára már annak is gyanúsnak kellett volna lennie, hogy a szerződést a gyermekotthonok fenntartójával, az illetékes minisztériummal kötötte. Így fordulhatott elő, hogy a szerződést minden pecséttel és aláírással nem kapta vissza még addigra sem, amikorra a foglalkozásokat már régen megtartotta.

A sztori lényege: a május végéig lezárt foglalkozássorozat júniusban lejárt fizetési határidővel november végén lett kiegyenlítve. Ez testvérek között is kintlévőség. Öt hónapos fizetési késedelemmel. A tanácsadó bevételeinek arányához mérten jelentős kieséssel.

Nem nehéz kitalálni, hogy ez a tanácsadó én voltam. Mákszemnyi szerencsém volt, hogy pénzügyesként nemcsak a folyó forgalomra alapoztam, hanem tartalékokat is képeztem. Így könnyebb volt átvészelni ezt az öt hónapot. A nanovállalkozóknál azonban gyakori probléma, hogy nem áll rendelkezésre (megfelelő) tartalék egy ilyen elhúzódó kifizetés áthidalására. (Néha még kis- és középvállalkozások esetében sem.) Ebben a konkrét esetben pedig számolni is kellett ezzel a lehetőséggel: állami szervvel kötött szerződések esetében ugyanis a többszintű bürokrácia sajnos sokszor akadálya a fizetési határidők betartásának.

Mese vége, jöjjön a valóság

Ebből már látszik, hogy pénzügyi értelemben kintlévőségnek nevezünk minden olyan bevételt, amelyet megállapodás szerinti teljesítés után jogszerűen kiszámláztunk, azonban a számlán jelzett fizetési határidőig a számla ellenértéke nem folyt be. Azaz a vevő nem fizetett. Pont. Vagyis pénzügyi szempontból lényegtelen, hogy csak késedelembe esett a vevő egy pár napra, vagy már 90 napot is meghaladta a számla lejárta. (Ennek számviteli oldalról lehet jelentősége.) Ami nincs a bankszámládon időben, az – pénzügyi szempontból – bármerről nézzük is, kintlévőség. Azt is bebizonyítom, hogy miért.

Egy pénzügyileg jól menedzselt vállalkozásban alapvető pénzügyi eszköz a cashflow. A cashflow azonban nemcsak arra szolgál, hogy kövessük a pénzünk útját, amikor az már befolyt, vagy amikor az már kiment. Hanem tervezésre is. Éppen azért, hogy tudjuk, mennyi ideig elegendő a meglévő, és menet közben befolyó pénzállomány az előrelátható, tehát tervezhető kifolyások mellett.

Képzelj el egy tartályt sok beömlő nyílással felülről – és legalább ugyanennyi lyukkal alulról és oldalról is.

(Igen, oldalról is, mert a kiadásokat mindig trükkösebbnek érezzük, mint a bevételeket.) Ráadásul sem a beömlőnyílásokon, sem az oldalsó és alsó lyukakon keresztül nem egyidőben folyik ki és be a víz. Az a parádés kihívás ebben, hogy mindig akkor és annyi vizet tudj beengedni a beömlőnyílásokon, hogy a változó vízszint, időpont és kifolyó vízmennyiség ellenére is mindig maradjon egy biztonságos mennyiségű víz a tartályodban.

Hát így működik a cashflow-d is. Így leírva egy jól megkomponált illuzionista trükk bonyolultságával ér fel a cashflow-t biztosítani egy vállalkozásban. Jó hír azonban, hogy már egy jól megszerkesztett Excel-tábla is átláthatóvá teszi a folyamatot – és a jövőbeli ki- és beáramló pénzeket is.

Ezzel el is érkeztünk ahhoz a ponthoz, hogy miért lehet zavaró a kintlévőség: ha jól menedzselt a cashflow-d, akkor bizony nem véletlenül szerepel a kiállított számláidon éppen az a fizetési határidő, ami. Hanem azért, hogy a tartályodban biztosítani tudd a biztonságosnak tartott vízszintet. Másképp fogalmazva: azért kell, hogy éppen akkor folyjon be a bevétel, amikorra a fizetési határidőt megadtad, mert így fog pont akkor, pont annyi a számládra érkezni, amennyivel még fent tudod tartani a biztonságosnak ítélt készpénzállomány szintjét.

A késedelembe eső vevők ezt a biztonságot veszélyeztetik.

Különösen akkor zsebbe vágó ez az érzés, amikor viszonylag kevés a vevőd, de azok a havi forgalmad relatíve nagy arányát biztosítják egymaguk is. (Sok, jól fizető vevő között nehezebben tűnik fel az egy nem fizető vevő tartozása miatt keletkező hiány.) Illetve van még egy szélsőséges eset is, amikor komolyan veszélyeztethetik a nem fizető vevők a likviditásodat: ha hirtelen tömegével nem fizetnek.

Ez azért gond, mert a magyar vállalkozásvezetők kintlévőségekhez való hozzáállását a prosperitás mint alapvetés határozza meg. Magyarul amíg megy a szekér, addig nem foglalkoznak a kintlévőségekkel. Hányszor hallottam már ezeket a mondatokat: „Aprópénzért nem hajolunk le.”, „Minek ezzel foglalkozni, így is alig győzzük a megrendeléseket, erre nem tudok embert biztosítani.” Kár, hogy eljött a nap, amikor bizony megérte volna az aprópénzért is lehajolni.

Még kintlévőség előtt: mi számít aprópénznek?

Minden vállalkozásnál más. A példa kedvéért azonban vizsgáljuk meg a Kakukkfütty Kft. esetét, amely léggömbhámozók gyártásával foglalkozik. (A példa alapján már te is tudsz majd számolni a saját vállalkozásod kapcsán.)

Vizsgáljuk meg először, mennyi az az „aprópénz”, ami már fájni fog a Kakukkfütty Kft.-nek, ha nem hajol le érte!

Tegyük fel, a kft a hordozható mini léggömbhámozók piacán arat. Van lakossági és B2B üzletága is. A B2B-ben vannak a nagykerek, akik féléves vásárlási és fizetési ciklusban vásárolnak nagyobb tételben. A B2C részesedése a bevételekből 50%, a B2B-é értelemszerűen szintén 50%. (Csak az egyszerűség és az összehasonlíthatóság kedvéért.)

A B2C-ben egy db mini léggömbhámozó ára 2.500 Ft/db, az éves vásárlási gyakoriság 2000 vásárlás, az átlagos kosárérték 5.250 Ft/vásárlás, a vásárlások 2.500 Ft és 10.000 Ft között szóródnak jellemzően. Ebből máris látszik, hogy a legtöbben egy, max két darab léggömbhámozót vásárolnak egyszerre, ez húzza az átlagot az 5.000 Ft-os irányba, pedig a kft 4 db-os családi csomagot is árul 10.000-ért, és azt is viszik – megint csak az egyszerűség kedvéért számolunk ilyen számokkal. A forgalom megoszlása így néz ki:

• 30%-ban, azaz 600 esetben 2.500 Ft-os vásárlás (összesen 1.500.000 Ft)
• 40%-ban, azaz 800 esetben 5.000 Ft-os vásárlás (összesen 4.000.000 Ft)
• 20%-ban, azaz 400 esetben 7.500 Ft-os vásárlás (összesen 3.000.000 Ft)
• 10%-ban, azaz 200 esetben 10.000 Ft-os vásárlás (összesen 2.000.000 Ft)

Az adatokból az látszik, hogy a Kakukkfütty Kft. éves lakossági forgalma 2.000 vásárlás × 5.250 Ft = 10.500.000 Ft. A 10.000 Ft-os kosárérték mellett az 5.000 Ft-os nem tűnik olyan nagynak (pont a fele). Viszont ez adja ebben a szegmensben a forgalom nagyját (alias húzótermék). Vagyis ha az összes vásárlás szempontjából nézve csak 10%-kal zuhan a befolyó bevétel ebben az ársávban, és az éves 2.000 vásárlásból mind a 200 innen tűnik el, az az innen származó bevétel negyedét jelenti – és nem 4.000.000 Ft-ot, hanem csak 3.000.000 Ft-ot tud realizálni a kft. Azaz tűnhet kevésnek a kosárérték, tűnhet kevésnek a vásárlások számának csökkenése, de ha ez pont a termékportfólió húzótermékénél történik, az már tud fájni.

A másik dolog, amit figyelembe kell venni, hogy mekkora a költségszínvonala a Kakukkfütty Kft.-nak. Ez azt jelenti, hogy a nettó költségek összessége hogyan aránylik az összes nettó árbevételhez. (Megint csak az egyszerűség kedvéért számoljunk ezzel.) Tegyük fel, hogy a kft költségei 80%-kal aránylanak az árbevételhez. Azaz a 10.500.000 Ft-os árbevétel 80%-át teszik ki a költségek 8.400.000 Ft-tal. (Egy ilyen arány már eleve nem szerencsés dolog, csak nagy darabszámú forgalom mellett elviselhető, de még ott is okozhat komoly fejtörést a fejlesztések fedezetének előteremtése.) Tegyük fel, hogy a léggömbhámozók beszerzési ára valami brutális az eladási árhoz képest, ezért az ELÁBÉ (az eladott áruk beszerzési értéke) tetemes – és még erre jön rá a többi költség, amelyeket az árbevételeknek fedezniük kell. Ez, ha nagyon egyszerűen számolunk, azt is jelenti, hogy a 8.400.000 Ft az a határ, ami alá semmiképpen nem szabad csökkenniük a bevételeknek, ekkor van ugyanis nullán a cég. (Minden költség kifizetve, de haszon egy szál sem.) Marad tehát 2.100.000 Ft, amit nyereségként definiálhatunk ebben az egyszerű példában.

Most képzeld el, hogy kiesik ez az 1.000.000 Ft, mert az olcsóbb termékkategóriával nem foglalkozik a kft… Gyakorlatilag a nyereség felét hagyják elpárologni. A fejlesztéseket valószínűleg kétszer is meg fogják gondolni, de lehet, hogy költségcsökkentésbe is kezdenek, ha a trend tartós marad – és nem valószínű, hogy a beszerzett termékeken spórolna a Kakukkfütty. (Hanem pl. a munkatársak bérén, ahogyan azt már láttuk tavasszal az első pánikreakciók egyikeként.)

Mindezt csak azért, mert nem hajoltak le az aprópénzért.

Nézz a tükörbe, egy strucc néz rád vissza

Ezen a ponton érkezünk meg a kintlévőségekkel kapcsolatos másik, bár szerintem nagyobb problémához: mivel a magyar vállalkozásvezetők zömmel nincsenek hozzászokva, hogy a kintlévőségekkel foglalkozniuk kellene, így aztán nem is tudják, hogyan fogjanak neki. Helyette többen homokba dugják a fejüket, mint a strucc, és inkább máshonnan próbálnak pénzt csiholni.

A bevételszerzés nagyszerű gondolat, szükség is van rá még válság idején is (sőt akkor van csak rá szükség igazán!). Csakhogy ezzel állandósul az a gyakorlat, miszerint a kintlévőségek problémáját elfedik az újonnan érkező bevételek. Már ameddig el tudják. Válságban ugyanis még akkor is, ha találsz újabb piaci rést, amelyre át is tudsz állni, van egy átmeneti időszak, amit le kell tudnod fedni. Ha ez az időszak kicsit hosszabbra nyúlik, máris előtérbe kerül az a probléma, hogy van bevételed meg nincs is, hiszen a könyvelésedben bent van (számláztál), de ténylegesen nem folyt be – vagyis pont szükséged lenne minden fillérre.

Kénytelen-kelletlen muszáj leszel kihúzni a fejed a homokból, és mégis némi erőforrást (időt, munkát) áldozni arra, hogy valamilyen módon kezeld a kintlévőségeidet.

Oké, de hogyan? A cikk következő részében teszünk rá javaslatot.