Túlélési útmutató tartós távmunkásoknak

Hétköznapi, praktikus – és sokévnyi gyakorlattal kicsiszolt alapkészlet azoknak, akik hosszú távon home officeban fognak dolgozni.

Kiglics Nadinka írása – Hűvös Ágnes vezetői tippjeivel

Túlélési útmutató home officeban dolgozó, tartós távmunkásoknak

Már megjelent három blogposztunk arról, hogy mik a hátulütői a távmunkás életnek, amelyet Kiglics Nadinka kollégánk csaknem két évtizede űz. Ha még nem olvastad, kezdheted akár itt és itt. De az is lehet, hogy rögtön a praktikus tudnivalók érdekelnek: hogyan működik a home office, amikor jól működik. Néhány egyszerű, gyakorlati módszer – bár Nadinka szerint a dolog túléléses része még mindig kétesélyes…

(A cikkben vezetőknek is adunk tippeket, de elsősorban a távmunkásokat, szabadúszókat segítjük önszervezési javaslatokkal – és némi bajtársias támogatással.)

Alkalmas vagy a távmunkás életre, van is lehetőséged rá, és tisztában vagy minden előnyével és hátrányával, sőt, még a tévhitekkel is leszámoltál. Eddig minden rendben van. De hogyan éled túl a hétköznapokat? Hogyan teremtesz magadnak lehetőséget arra, hogy

az otthonlét valóban otthon való lét lehessen,

amennyire szükséges, és hogyan lesz hatékony a legbensőségesebb komfortzónádban végzett munka?

Hoztam néhány túlélési bölcsességet – amelyek engem segítettek az évek során… Ha menet közben feladnád az olvasást, azért tíz másodpercet szánj még az idődből a végén a személyes vallomás elolvasására.

1. Szinkronizáld az időbeosztásodat egy helyre – és írj bele mindent (is)

Van családi naptár, naptár a helyi kártyaklubbal, naptár a baráti társasággal… és persze van céges naptár – talán csak egy, de inkább több, ha pedig több cégnek is dolgozol, akkor még annál is sokkal több. Szinkronizáld egy helyre! Erre a célra megfelel egy kockás füzet is, de sokkal inkább érdemes a digitális felhőben gondolkozni. A Google Naptár például rendkívül kényelmes. Minden halmaznak különböző színe van. És amikor bármelyik halmaz időpontot egyeztet veled, egyből rálátsz arra, hogy minek hol tudsz helyet szorítani az életedben.

Érdemes a privát naptáradban szigorúan kikapcsolódásra szánt idősávokat is létrehozni.

Ez nem a napi többszöri, kapkodó kávé- vagy teaszünetet jelenti, hanem valami kiadósabbat (még véletlenül se a dupla espresso témakörben gondolkozz, hanem mondjuk moziban, színházban, egy jó könyvben, sétában, biciklizésben – mindenkinek ízlés szerint).

Nem győzöm eleget hangsúlyozni, hogy a jó (vagy legalább haladó szintű) önismeret milyen sokat tud segíteni a távmunkás lét döccenőinek túlélésében. Nekem folyamatosan pörögnek a feladatok a fejemben – ez bizonyos szempontból áldás, más szempontból átok. Muszáj néha a saját mentoromnak lenni, és azt mondani, hogy toljam félre a feladatokat legalább egy időre, mert holnap is lesz nap. Ha tudod, hogy nehezen kapcsolsz ki, nehezen engeded el az éppen pörgő projektet fejben, akkor ezt tudatosan elő kell írnod magadnak.

Tartsd magadat az élhetőre ütemezett időbeosztásodhoz, ne akarj előrerohanni. Ha végképp nehéz ezt elengedned, mondom így: az is egy ütemezendő feladat, hogy pihenj.

Vezetői tipp:

Sok munkatárs azt gondolja, hogy ha munkaidőn kívül érkezik egy kommunikáció, akkor azt munkaidőn kívül meg is kell válaszolni… de ez természetesen nem elvárás (ugye?). Ha nincs a cégnél törzsidő, akkor is egyezzetek meg a távmunkás kollégákkal, hogy melyik nap melyik szakaszában kell gyors reakciót adni, és mikor van magánidő. Sok feszültségtől megkímélitek magatokat ezzel.

2. Biztosan tudod magadról, hogy mikor vagy aktív? De tuti?

Amikor új feladat ütemezését tervezed, tudnod kell magadról, hogy mikor és hol vagy a legaktívabb és a leghatékonyabb. Nemcsak napi, de heti, havi vagy akár éves szinten is. Az aktivitásodat kiszámíthatóan befolyásolják az ünnepek, a család, az alvási szokásaid, a munkavégzésed helye (kávézó, közösségi iroda, céges iroda, home office). És persze ott vannak az előre nem tervezhető betegségek vagy egy családi ügy.

Hajlamosak vagyunk a jövőbeli cselekedeteinkről alkotott képünket idealizálni, ez teljesen természetes jelenség. Nagyobb terheket tervezünk, mert bízunk a képességeinkben. De még akinek kötött munkaideje van, annak is kevesebb a nettó, lecsupaszított, valóban a konkrét feladataival töltött ideje. Ha beesik egy 60 perces feladat, könnyen előfordulhat, hogy a feladattal töltött bruttó idő meghaladja majd a 80 percet is: kell a feladat átvételére, a fájlkezelésre vagy munkával kapcsolatos kommunikációra is idő.

Nagy hibalehetőséggel tervezel akkor, amikor a reményeidre, vagy ne adj ég a saját magaddal szemben támasztott, idealizált elvárásaidra építesz. Nézz meg egy edzőtermet január-februárban, az újévi fogadalmak idején, és nézd meg március-április-májusban, amikorra lecsengett az első lelkesedés.

A legjobb döntéseket tényekre alapozva lehet meghozni.

De hogyan alapozhatnál a jövőbeli, még meg nem történt dolgokra? Azokra sehogy. Ehelyett fordulj meg, és nézz vissza. Figyeld meg, hogy milyen minták szerint dolgozol most, hogyan dolgoztál eddig. Ha egy ideig gondosan követed, hogy melyik nap melyik időszakában mivel foglalkoztál, néhány hét után egészen pontos minta rajzolódik majd ki előtted. Kicsit olyan ez, mint a job shadowing. Saját magad minden apró lépését követed munka közben, hogy kitapasztald, hogyan működsz.

Mi a Karsonnál erre egy saját, belső fejlesztésű eszközt használunk, de rengeteg időkövető (time-tracking) szoftver és alkalmazás hemzseg a piacon – ha szeretnél ilyet használni, nehéz lesz elugranod a jobbnál jobb megoldások elől.

Amiket mindenképpen érdemes követned:

mikor kapcsoltál be és ki (igen, percre pontosan, mert így tudsz a legkevésbé torzítani);
mivel foglalkoztál ebben az időben;
melyik céghez, projekthez, munkakörhöz köthető ez az elfoglaltságod.

Természetesen lehet finomítani, hogy miket szeretnél még utólag visszakereshetővé tenni saját magad számára, de ez az alap.

Mint mindig, ezúttal is ökölszabály, hogy csalni nem ér. Ez elsősorban téged segít.

Már néhány nap vagy hét adatai alapján pontosan fogod tudni, hogy mikor vagy egybefüggően aktív, és mikor szoktad 15-20 percenként megszakítani a munkát. Tudni fogod, hogy az irodai vagy az otthoni napjaidra időzítsd-e a többórás elmélyülést igénylő feladatokat, és azon belül is melyik napszakba.

Hiába van a fejedben az, hogy reggel 9-től van a munkaidőd, ha a mérésed azt mutatja, hogy egészen ebédidőig elaprózódik a figyelmed. Ez egyáltalán nem gond: ilyenkorra tudod majd kisebb feladatok elvégzését időzíteni. Minél hosszabb időszakon át méred az aktivitásodat, annál pontosabb adataid lesznek arról, hogy nagy általánosságban hogyan működsz. Erre pedig már tudsz építeni a jövőben is.

Vezetői tipp:

Távmunkás csapatban konfliktusforrás és lassulás okozója is lehet, ha az együttműködő munkatársak aktivitási ideje nagyon elcsúszik egymáshoz képest. Ezeket érdemes összehangolni, még ha fáradságos, és a csapat számára néha kényelmetlen is az erről való közös gondolkodás. A távmunka egyik anomáliája ez: önálló, rugalmasan dolgozó emberek magánritmusába kell finoman beavatkoznia a cégnek.

3. Minden új feladat próbaidős feladat

Sokféle feladatot végzel a hétköznapokban. A rutinfeladatokkal egyszerű dolgod van, mert be tudod lőni, hogy milyen munkafolyamatokból állnak, és mennyi idődet veszik igénybe (ugye már be is írtad a naptáradba, hogy mi mennyi?). Ám amikor új feladat épül be a napirendedbe, eleinte még nem fogod tudni, hogy mennyi idővel kell tervezned. Legalább 4-5 alkalommal, amikor ezt az új feladattípust végzed, mérd le, mennyi időt vett igénybe. Igen, fapadosan, stopperrel. (Az adatok mehetnek is rögtön az időkövető táblázatodba vagy szoftveredbe, ha már használsz ilyet.)

Meglepően gyakran előfordul, hogy csak legyintünk valamire: „Áh, ezt max egy 1 óra alatt megcsinálom!”, és aztán kiderül, hogy az a bizonyos 1 óra az 1 órától 3 óráig terjedő skálán egy erős 4 órát ér el.

Lehetőleg minden feladatnak legyen pontos és előre tervezhető időkerete.

A próbaidős feladatnak bőséges biztonsági időráhagyással. Ha már pontos mérési adatok birtokában leszel, könnyebben tervezed meg a napirendedet, hiszen az addig tervezhetetlen munkafolyamatok is kiszámíthatóvá válnak. És persze mindent szigorúan beírsz a naptárba, táblázatba, kockás füzetbe (á, nem is sulykolom…).

Vezetői tipp:

Ha ismeretlen feladatot adsz ki, érdemes a kollégával megbecsültetni, mekkora időkeretet szán rá. Ebből két információt nyerünk:

• rutinos kolléga esetén valóban a szükséges időkeretet (és ezzel a költséget) tudjuk megbecsülni,
• kevésbé rutinos kolléga esetén utólag arra is rálátunk majd, mennyire reálisan becsül – ezt persze nem egy-egy eset, hanem sokszoros minta alapján érdemes információnak tekinteni.

A heti egyeztetések során érdemes rákérdezni az ilyen tanulófolyamatok állására, és adott esetben a projekt időbeosztását módosítani.)

4. Tarts rövid szüneteket is, ne csak hosszút

Az ebédszüneten kívül is iktass be több rövid kis szünetet a feladataid között, amikor jársz egy kört a home officenak, vagy dolgozósaroknak becézett ketrecedben, kinézel a nyitott ablakon vagy meggyömöszölöd a macskát. (Ha táplálék felajánlásával kezded ezt a manővert, általában fogékony is lesz arra, hogy megszakítsa szendergését az őrült és kiszámíthatatlan időbeosztásod miatt.) Felélénkül a vérkeringésed, pihen a szemed, kinyújtóznak elmerevedett izmaid és ízületeid. Jót tesz. Tudatosan kapcsold ki az agyad pár percre, aztán újra alámerülhetsz a teendőidbe.

5. Szakadj ki néha az otthoni közegből

Minél többet töltesz távmunkával az otthonodban, annál nehezebb különválasztani a magánéletedet a munkától. Ugyanazt a vízforralót használod, mint a munkahelyeden, ugyanazon az asztalon száguld az egered, mint ahol a gyerekek sulis űrlapjait töltögeted ki, ugyanazon a gépen keresed az ügyfeled számlázási címét, mint a moziműsort. Nekem segít, ha néha idegen környezetben vagyok. Ez lehet egy kávézó, közösségi iroda, más távmunkás otthona, kinek mennyit bír az egyéni zajszűrője. Kényszerű home office esetén (és a kényszerűséghez nem kell világjárvány, elég egy sima bokaficam is, ami csak a munkavégzésed helyét befolyásolja, de a munkaképességedet nem) megadja azt az élményt, hogy „dolgozni mész”, illetve hogy „hazatérsz”. Még ha technikailag az egész irodád ott is jön veled a táskádban. Fel fog értékelődni a ténylegesen otthoni időd.

Vezetői tipp:

Bár sok távmunkás ennek nem látja a jelentőségét, valójában a csapatot a személyes találkozások nagyon erősítik. Még akkor is érdemes egy térbe terelni időnként a munkatársakat, ha nagyon hatékony az online együttműködés. Azt, hogy ez heti, havi vagy ritkább rendszerességű, a csapat jellege és az összejövés költsége is meghatározza. Még az Agilis Kiáltvány első pontja is ez: „…megtanultuk értékelni az egyéneket és a személyes kommunikációt a módszertanokkal és eszközökkel szemben”.

6. Rend a lelke mindennek

Tarts rendet az asztalodon, a munkamappáidban, a számítógépes könyvtáraidban. A letisztult környezetben könnyebb arra az egy dologra koncentrálni, amire az általad összeállított időrend szerint éppen kellene. Fontos, hogy ne vonja el sok vizuális inger a figyelmedet a lényegről, és ne szűküljön be az egérmozgatási tartományod sem az órák óta halmozódó bögrék és az „ezt-még-gyorsan-bekapom-úgysem-vacsoráztam” kekszesdobozok miatt. Ha kávézóba mész néha pár órára dolgozni, az például megadja a letisztult asztal élményét. Én rendkívül hatékony munkaórákat tudok a legzsúfoltabb „nemotthoni” környezetben eltölteni, zenével a fülemben.

Vezetői tipp:

Olvasd át a Karson távmunka – vállalásaink és szabályaink listáját. Ezt a listát (pontosabban ennek egy kiterjesztettebb, belső változatát) nemcsak aláírtuk mindannyian, de a következő hetekben időnként rá is kérdeztünk, hogy hogyan működik. Az asztalrend egy jól látható, jól alakítható környezeti elem, és azt is üzeni a vezetőnek, ha valami elkezd „szétcsúszni”. Nem gyerekekkel dolgozunk, azaz a kolléga asztala nem „házi feladat”, hanem jelzés. Érdemes közösen kialakítani, hogy mit vállalunk egymás felé akkor is, ha asztalainkat csak a virtuális térben tudjuk összetolni.)

Home office eszközök - rend a lelke mindennek

Tarts rendet az asztalodon home officeban is / Fotó: freepik

7. Sok tervnek a realitás a halála – tartsd a zöld zónában az erőtartalékaidat!

Még ha tisztában is vagy azzal, hogy mennyi időre van szükséged a vállalt feladataid teljesítéséhez, és hogy kiegyensúlyozott és kipihent lehess, számolnod kell azzal, hogy néha bizony az élet jó alaposan megdobál citrommal. Nem mindig tudsz limonádét csinálni belőle – ezért jó, ha soha nem hagyod teljesen lemerülni a belső erőtartalékaidat. Hosszabb betegeskedés, kiskorú családtagjaid ügyes-bajos dolgai, ne adj’ ég baleset, magánéleti problémák vagy egy járványhelyzet is kiszámíthatatlanná és tervezhetetlenné tehetik az idődet.

A nehéz időszakokat át kell vészelni, a munkafolyamatokat ilyenkor át kell szervezni. Bár ellentmondásosnak tűnik, ezekben az időszakokban még jobban fókuszálj arra, hogy feltöltsd az erőtartalékaidat, éppen azért, mert ilyenkor hamarabb merülnek le. Márpedig minden erődre szükséged lesz.

Hogy a visszatöltődés edzőtermi gyúrást, erdei sétát, a nagyikánál való teázást, több olvasást vagy a szépségszalonba tett látogatást jelent, el tudod dönteni. Szakíts rá időt, hogy bírd a strapát!

Vezetői tipp:

Néha vezetőként hamarabb látjuk egy távmunkás munkatárs kimerülésének jeleit, mint ő maga. Mivel – főleg alvállalkozóinknál és beszállítóinknál – a szabadság is másképp ütemeződik távmunkában, érdemes nyíltan, empatikusan beszélni ezekről a jelekről. Ehhez persze kell egy olyan viszony és szervezeti kultúra is, ahol a fáradtság, a betegség, a személyes krízis nem tabu. Dolgozz rajta.

8. Tudj nemet mondani

Oké – ez lenne az a pont, ahol én magam keserű kacajjal abbahagynám az olvasást (azokkal együtt, akik közelebbről ismernek engem). A világ legkevésbé nemet mondani képes emberei közé tartozom. Világégésnek kell ahhoz történnie, hogy megtegyem… mégis volt már rá példa.

A munkát (úgy általában) nem jófejségből végzed. A kezed alól kikerülő eredményterméktől függetlenül te magad lehetsz jófej személyiség, de ezt a kettőt érdemes szétválasztani. Sokan beleesnek abba a hibába, hogy azért nem mondanak nemet, mert úgy gondolják, az rontja majd a megítélésüket a másik szemében. Ezt a benned lévő, saját magaddal szembeni rossz érzést szép fokozatosan át tudod keretezni. Fontolgasd, ízlelgesd ezeknek a mondatoknak a kimondását:

Ha most nem tudod vállalni, mikorra tudnád? Ha te nem tudod vállalni, tudsz-e jó szívvel ajánlani valakit, aki igen?

Ha túlvállaltad magad, vagy az élet azokat a bizonyos citromokat dobálja éppen, úgyis el fog jönni az a pont, amikor vagy te magad omlasz össze (és minden mást is magaddal rántasz), vagy néhány feladatra könnyes szemmel nemet kell mondanod. Mert úgysem fogod tudni megcsinálni, még ha a szíved is szakad érte. Erre nincs túlélési technikám. Talán annyi, hogy ha lehet, még az összeomlás előtt ki kell mondani azt a nemet. Ez a korrekt megoldás mindenkivel szemben.

Vezetői tipp:

Néha vezetőként hamarabb látjuk egy távmunkás munkatárs kimerülésének jeleit, mint ő maga. Mivel – főleg alvállalkozóinknál és beszállítóinknál – a szabadság is másképp ütemeződik távmunkában, érdemes nyíltan, empatikusan beszélni ezekről a jelekről. Ehhez persze kell egy olyan viszony és szervezeti kultúra is, ahol a fáradtság, a betegség, a személyes krízis nem tabu. Dolgozz rajta.

Személyes vallomás a végére

Még véletlenül sem magas lóról ordibálok. Ha ezeket a pontokat képes lennék mind maradéktalanul és következetesen mindig betartani, ez a blogposzt nem hónapokban, hanem napokban mérhető idő alatt készült volna el. De a törekvés megvan, a csiszolódás folyamatos. És ez a lényeg.

A cikk szerzői:

Kiglics Nadinka

A Sämling Solution Consulting Kft. ügyvezetője. Az ügyvezetői tevékenység mellett terepen is dolgozik: szervezetek, csapatok és egyének fejlesztésével foglalkozik, főként csoportdinamikára épülő eszköztárral, mindig egyedi igényre építve. Végzettsége szerint pszichológus, 2001 óta dolgozik szervezetpszichológusként, 1500 tréning- és tanácsadói nap van a háta mögött.

Hűvös Ágnes

Szervezetpszichológus, 20 éve foglalkozik szervezetfejlesztéssel. A stratégia, az üzleti modellek és a szervezeti kultúra témájának kutatója és szervezeti tanácsadója. Az utóbbi években a tényalapú (fact-, evidence based), adatalapú vezetés témakörét kutatta és alkalmazta tanácsadói munkája során. A Corporate Values Vezetés és Szervezetfejlesztési Tanácsadó Kft.-t 2005-ben alapította üzlettársaival. Céljuk, hogy a szervezetek, közösségek képesek legyenek tanulni és változni a fennmaradásuk, túlélésük, fejlődésük érdekében. Saját magukat is folyamatosan képzik, szakértői csapatuk nem csak „terepen” dolgozik, de egyetemi katedrákon az elméleti oldalt is tanítja.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Hasonló tartalmak

Copyright © 2020 Carsongrey Üzletfejlesztő Kft., Minden jog fenntartva Adatkezelési tájékoztató | ÁSZF | | Jogi Nyilatkozat Impresszum | Jogi Nyilatkozat

Post Views: 97