Home office, távmunka – 20 év nehezített pályán

Úszni tanulni nem lehet a parton. 20 évnyi “mélyvízi” távmunka-tapasztalatról és egy Karson-csapattag mindennapjairól szóló sorozatunkat olvasod.

A Karson részben távmunkás csapat. És van a Karson csapatában valaki, aki közel két évtizede gyakorolja mindazt, amit a világ nagy része mostanában kezd magának felfedezni. Ő a távmunka zsonglőre, mivel nemcsak a munkáját végzi otthonról, hanem közben tisztességgel felnevel(t) három gyereket is.

Ő az, aki pontosan el tudja mondani, mi a különbség a szervezett távmunka valósága és az ad hoc otthonról dolgozás között. Rávettük Kiglics Nadinka kollégánkat, hogy mesélje el, milyen ez az életmód, ha ennyi évig űzöd. A Karson távmunka-irányelveit előtte vagy utána olvasd el itt.

Kiglics Nadinka írása

Régebben az úgy volt, hogy találtál egy munkahelyet, ahová a munkaidőd egy részében vagy egészében otthonról is bedolgozhattál. Vagy otthonról indítottad a vállalkozásodat. Esetleg pont a gyerek miatt választottad ezt az életformát. Ha így volt, akkor te most nagy előnnyel indultál azon az akadálypályán, amelyet a kényszerű bezártságban most tömegek tapasztalnak meg. A verseny tétje:

Ki nem őrül meg több hónapnyi otthoni munkavégzés alatt 1-2-3… gyerekkel körülvéve?

Bár eddig sokan vágyakoztak több home office-os lubickolásra, az valószínűleg nem volt a vágyaik között, hogy rögtön a „Vigyázat, cápák!” tábla mellett kezdjenek úszni.

A jó hír az, hogy a távmunka működik.

A cégvezetők számára is egyre nyilvánvalóbb, hogy az eddigi óvatosság ellenére érdemes lenne nagyobb arányban támaszkodni erre a megoldásra. És kénytelenek is lesznek bevezetni, hiszen az előrejelzések szerint még évekig jöhetnek hosszabb-rövidebb időszakok, amikor az egészségügyi helyzet ezt kívánja meg.

Ebben a blogposztban gyakorlati tapasztalatokról lesz szó. Mindenkinek más szempontból jelent előnyt vagy hátrányt, ha otthonról dolgozik. Ennyi távmunkázás után sem tudjuk a tutit (a csapatunk egyik tagja sem) – de legalább néhány dologra már rájöttünk a saját kárunkon.

A jó home office a személyiséggel indul

Volt, van, és biztosan lesz is még olyan kollégám, aki pár nap leforgása alatt kezdetben szelíd, majd egyre fokozódó idegrohamok kíséretében beleroskadna, ha nem nyüzsöghetne az irodában. Számára a munka kontaktsport: személyes emberi kapcsolódás nélkül nem ér semmit.

Olyan is van, aki abba pusztul bele, hogy folyamatos zsizsegés, zaj és mozgás veszi körül. Riasztja, hogy bárki bármikor megtalálhatja egy kérdéssel, urambocsá’ egy mosollyal vagy privát megjegyzéssel – őt meg ez zavarja a hatékony munkavégzésben. Este, amikor hazaér, alig várja, hogy magára zárja az ajtót, és idült mosollyal az arcán a csendet hallgassa.

Ezért aztán tudnod kell a csapatod tagjairól (köztük magadról is), hogy mennyi munkahelyi nyüzsgést igényelnek. Ha végtelen mennyiséget, akkor a távmunka nem biztos, hogy jó választás: egy idő után társas megvonási tüneteik lehetnek. Ha semennyit, vagy csak nagyon keveset viselnek el az irodai nyüzsgésből, akkor már érdemes megfontolnod, hogy éltek-e a távmunka lehetőségével. Ez itt az introvertáltak paradicsoma.

Addig is, amíg a fönti ön- és csapatismereti program lepörög, felsorolok néhány olyan tévhitet, amelyekkel foglalkoznod kell, ha hosszú távon több távmunkát vezetsz be a cégben (vagy szervezel magadnak).

1. tévhit: kezdettől jobban kihasználjuk a munkaidőt, és nem késünk

Kétségkívül felszabadul néhány készülődésre és utazásra fordított óra. Jó esetben mindenki maga megtervezi, hogy mivel tölti ki ezt az időt. Rossz esetben nem megtervezi, hanem csak úgy eltölti ezt az időt, mert végre van.

Egy multinál dolgozó barátom boldogan újságolta pár éve, hogy két napig kivételesen otthonról dolgozhat – napi másfél órával több ideje lesz. A gyerekeit bedobja a suliba reggel, hazafelé bevásárol, otthon elpakol, megeteti és megszeretgeti a macskát, port töröl, nyugiban megkávézik, végre rendet rak az íróasztalán, aztán szép kényelmesen elvégzi a napi hivatalos teendőit. Senki sem fog körülötte nyüzsögni, senki sem fogja zavarni. El tudja hozni a srácokat ebéd után a suliból, és talán eljut a postára is, meg azt a fránya cipőt is beadná talpaltatni. Még arra is lesz ideje, hogy szusszanjon napközben is néhány percet. Micsoda békés, nyugis, hatékony két nap lesz ez!

Mondanom sem kell, első nap este már a falat kaparta, és nem azért, mert még a glettelés is belefért az idejébe. A második nap elkezdett tikkelni a jobb szeme, estére pedig jó néhány új szóval bővítette a gyerekei szókincsét. (Ami kétségkívül jól jön majd, amikor ők lesznek zöldfülű távmunkások.) A napi rutinja mellé vállalt pluszfeladatok jóval több idejét fölemésztették, mint ahogyan előzetesen megtippelte. Végül alig várta, hogy visszaülhessen az irodai asztalához. Pedig a példában szereplő barátom introvertált. Ebből is látszik, hogy a személyiségtípus önmagában nem tesz képessé a távmunkára.

Ha tehát a kollégák szeretik akár az utolsó pillanatig halogatva végezni a feladataikat, vagy egyszerűen sosem dolgoztak még otthonról, érdemes megfontolni a hatékonyságnövelő vagy időmenedzsment-képzés beiktatását is a következő távmunka-emberkísérlet előtt.

2. tévhit: otthon nyugalom van

Valóban nem nyüzsögnek körülötted. Kivéve, ha épp tartózkodik otthon egy-két családtag is. Főként, ha az kiskorú – és még főkéntebb, ha nagyon kiskorú. A távmunkás anyák és apák gyerekei általában nehezen viselik, hogy a szülő távmunkázik. Hiszen otthon van, ott ül, ahol máskor is szokott, csak valamiért elérhetetlenebb, türelmetlenebb, és egy idő után sokkal harapósabb is, mint máskor.

Mert a távmunkás apák és anyák általában nehezen viselik a gyerekeik nyüzsgését, amikor épp nem szülő-, hanem távmunka-üzemmódban vannak – vagy legalábbis szeretnének lenni.

A kezdetektől törekedni kell arra, hogy minél világosabb határokat húzz saját magad számára: mikor kezdődik a munkaidőd, és meddig tart. „Ó, úgyis otthonról dolgozom majd, így legalább a gyerekekre is tudok figyelni.” Aha, persze. A távmunkás munkaidőben ugyanúgy szükség lesz gyerekfelügyeletre, mintha fizikailag nem lennél otthon.

Kiemelném még egyszer: először saját magatok számára húzzatok határokat. Fontos, hogy fejben is „átüljetek” a munkahelyi székbe, és ne csak a naptárbejegyzés villogjon, hogy egyébként éppen dolgozni kéne, de… Amikor ti rendben vagytok a saját munkaidő-vállalásotokkal, akkor tudjátok már ezt a környezet felé is hitelesen kommunikálni.

Sokat segít egy csukható ajtajú külön dolgozószoba, ennek híján valamilyen optikai elhatároló egység (spanyolfal, szekrény, egyéb barikád). Segíthet még egy kilincsakasztó valamilyen egyértelmű (és kellően elrettentő) üzenettel. Kizárólag munkaidőben. Ha egy cég gondos, ezeknek a feltételeknek a megteremtésében ugyanúgy részt vehet, mint ahogy az informatikai háttér megteremtéséről is gondoskodik.

3. tévhit: a csapat nem csacsog feleslegesen

Amikor bent ültök az irodában, bármikor odaléphet hozzád valaki, hogy megszólítson. Ilyenkor tudod rögtön jelezni, ha épp nem alkalmas az időzítés. Jó esetben még azt is közölheted gyorsan, hogy mikor kereshet meg a kérdésével. Sőt, még jobb esetben csak akkor keresnek meg személyesen, amikor épp a konyhában várod, hogy lefőjön a kávéd, vagy stikában nyújtógyakorlatokat végzel a tárgyalóban. Mert olyankor látszik, hogy nem a munkára koncentrálsz. Ellenben ha mindenki otthonról dolgozik, és fizikailag nincs szem előtt, a munkatársak nem tudják figyelembe venni, hogy a másik épp elmerülten dolgozik-e vagy sem.

Ezért hát felhívják egymást telefonon, messengeren meg tudjaég hányféle csatornán. Ilyenkor nem elég felnéznie a hívott félnek: át kell kapcsolnia válaszüzemmódba, rá kell hangolódnia a kommunikációs csatornára és a másik félre. Mert ahány kolléga, annyiféle kedvenc app és kedvenc stílus…

Az átváltás komoly energiákat von el attól a munkától, amelyben épp elmerültél.

Gondolj az úszókra: a rajtpisztoly eldördülése utáni „delfinezés”, azaz kizárólag víz alatti úszás összehasonlíthatatlanul gyorsabb, mint amikor néha föl kell jönni levegőért. Az úszók simán le tudnák így is úszni a sprintszámokat. De milyen hülyén hangzana már az olimpián, hogy 50 m delfinezés gyorsúszókkal, 50 m delfinezés hátúszókkal… és nemcsak a komplett úszósport remegne, de Darwin is forogna a sírjában az 50 m delfinezés pillangóúszókkal kifejezéstől.

Visszatérve az előző gondolatmenethez: valahányszor közeget váltasz, belassulsz. Távmunkában lehet, hogy kevesebbszer kell megszakítanotok egymás miatt az elmélyült munkát, mintha bent ülnétek az irodában, viszont a váltások sokkal több energiádat fogják elszívni.

Így aztán egy cég távmunka-üzemmódba kapcsolásakor érdemes a munkaidőre, az elérhetőségekre, a csatornákra, a jelzésekre vonatkozó szabályokat gondosan – és ha lehetséges, közösen! – kialakítani. Sőt, ezeket be is kell gyakorolni, ami akár hónapokba is telhet. De megéri.

Merre van az előre?

A Karson csapata éveken keresztül csiszolgatta azt a rendszert, amiben most élünk. Március 12-én eldöntöttük, hogy a teljes céget áthelyezzük home office-ba, március 16-án lezártuk az irodát. Dolgozunk tovább, mintha mi sem történt volna. Mégis, még nekünk is kellett idő és figyelem az átálláshoz: néhány nap.

Ha egy cég most kényszerült csak az átállásra, a vezetőnek tudatában kell lennie, hogy a járványhelyzet újra és újra kényszerítő körülményként lesz jelen. Az időnyomás nem segít, tehát érdemes bevált eszközöket és módszereket használni.

Amik nekünk az évek alatt és most segítettek:

1. A csapat őszintén, nyílt kommunikációval segíti egymást. Emiatt tudjuk a felmerülő problémákat, kérdéseket és javaslatokat megbeszélni igen rövid idő alatt. A tudatos szervezetfejlesztés húsbavágóan fontos ehhez.

2. A folyamataink (feladatmenedzsment, tudásmenedzsment) és a dokumentációnk teljes egészében online térben van. Ezeket nagymértékben optimalizáltuk és sztenderdizáltuk, illetve megfelelő szoftvereket választottunk ki. Ehhez annak idején egyik Karson-tanácsadó partnerünk segítségét is igénybe vettük, így gördülékenyen bevezettük és betanultuk az új megoldásokat.

3. Leírtuk és rendszeresen áttekintjük a Távmunka-vállalásainkat és szabályainkat. A szervezeti kultúránkkal összhangban lévő eszközöket használunk. Azaz a távmunka-vállalásaink dokumentuma nem üres duma, hanem a hétköznapi életünket és működésünket segítő munkaeszköz. Ennek megfelelően a csapat minden tagja véleményezhette, kiegészíthette, végül pedig úgy írtuk alá, mint egy szerződést: egyenként, elköteleződve.

Ha már a szervezési része megvan (vagy bevonsz erre tanácsadókat), érdemes néhány személyes kérdéssel is foglalkozni. Hogyan lesznek a hétköznapok jókedvűek? Hogyan teremtetek magatoknak lehetőséget arra, hogy az otthonlét valóban otthon való lét lehessen? Hogyan lesz hatékony a legbensőségesebb komfortzónában végzett munka?

Ígérem, a következő blogposztban hozok néhány földhözragadt, gyakorlatias praktikát is. Néhány dolog végül bevált ebben a csaknem két évtizedben, gyerekekkel, kutyával, macskákkal körülvéve – és az online térben munkatársakkal megfűszerezve.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Hasonló tartalmak

KKV-likviditás tótágas helyzetben

#TótágasHelyzet Folytatjuk „Biznisz a krízisben” sorozatunkat. Ez alkalommal talán a legégetőbb problémát vesszük górcső alá. A mostani válság is hamar rávilágított, hogy nincs túlélés likviditás

TOVÁBB OLVASOM

Copyright © 2020 Carsongrey Üzletfejlesztő Kft., Minden jog fenntartva Adatkezelési tájékoztató | ÁSZF | | Jogi Nyilatkozat Impresszum | Jogi Nyilatkozat

Post Views: 11