Jó barátod: a káosz a vállalkozásodban

Káosz. Ha van szó, amit mindenki negatívan értelmez, akkor ez az. A káosz mégis lehet jó jel, még egy vállalkozásban is. Megmutatjuk, mikor és miért.

Rögtön az elején sietünk leszögezni: az, hogy káoszt, rendetlenséget, átláthatatlanságot érzékelsz a cégedben, nem jó dolog. 

Ugyanitt rögzítjük azt is: ha mégis ezt érzékeled, annak ezer meg egy oka lehet. Ezek nagy része nem kellemes, sőt: a cég rossz működését, rossz alapjait jelzi. Mi azonban most arról az esetről szeretnénk beszélni, amikor a káosz növekedése annak a tünete, hogy valamit nagyon jól csináltál. A káosz ugyanis lehet a gyors, nem tervezett növekedés jele. Egy növekedő cégben pedig minden esélyed megvan arra, hogy kezeld és megszelidítsd a káoszt, mielőtt még nagyon elkanászodna.

A fentebb leírt, (túl) gyors növekedés ugyanis időnként azt jelenti, hogy a cég elhúz a benne dolgozók kompetenciái, a csapat eszköztára mellett. Ezt mi úgy nevezzük, hogy

„Elment melletted a céged.”

Az ilyen vállalkozások általában jó érzékkel tapintanak rá egy létező, de nem (vagy nem megfelelően) kielégített piaci igényre, ami begyújtja a rakétákat, és a cég kilő. 

Ha érdekel, hányféle lehetőséged van a növekedésre, olvasd el ezt a cikkünket is: 
Bizniszt bármiből – Hogyan keressünk új üzleti lehetőségeket? 

Olyan sebességgel, hogy kicsit állva is hagyja a vezetőt, és meglepő módon saját magát is. A káosz ugyanis abból keletkezik, hogy erre a hirtelen megindult növekedésre a vállalkozás (és a vezető) nincsen felkészülve:

• sem szervezetileg (kevesen vannak a megnövekedett feladatokra, bizonytalanná válnak feladatkörök, a folyamatok elkezdenek döcögni, egyre több a hiba stb.),
• sem IT-támogatásban (pl. még mindig Excelben próbálják követni egy több száz termékkel és dinamikusan növekvő számú ügyféllel dolgozó webshop működését),
• sem pénzügy-kontrollingban (az adatvagyon nincs kezelve, szűrve, nem megfelelő adattartalommal állítják elő a vezetői döntések támogatásához szükséges riportokat, vagy ilyenek nincsenek is stb.),
• és meglepő módon marketingben sem. Miért? Mert hiába zúdulnak a vevők, ha utána nem kezdünk velük sok mindent, nem tudjuk újra megtalálni őket. 

A növekedés az, ami jó alapokat biztosít ahhoz, hogy kilábalj egy ilyen krízisből. 

Mert ez krízis, még ha nem is olyan, ami miatt egyik napról a másikra tönkremenne a céged. A káosz az a haver, aki megérkezik a buliba, jóllakik a partyra tervezett kajákból, de aztán marad vacsorára is, végül nálad alszik… és csak reggel fog kiderülni, hogy a reggeli kávédba szánt tejet és a pirítósnyi kenyeret bizony felfalta még előző nap.

A krízis sokféleképpen nyilvánulhat meg, sokféle vállalkozási funkciót érinthet. A világjárvány nyomában érkező válság kitörésekor ezeket csokorba gyűjtöttük, és részletesen írtunk a látott, tapasztalt hibákról. Te nem akarod ezeket a hibákat elkövetni? Olvasd el a Biznisz a krízisben sorozatunk cikkeit: Biznisz a krízisben sorozat

Arra viszont készülj fel, hogy a káoszból csak úgy tudsz átlátható, kezelhető céget varázsolni, ha működés közben szereled a vállalkozásod. Vagyis amúgy is le vagy terhelve a káosz miatt, majd erre jön még pluszfeladatként a szerelés.

Célzott, gyakorlatias, cégre szabott vállalkozásfejlesztés kiscsoportban. Szereld meg a vállalkozásod a Karson Műhelyben! 

A növekedés három pillanata: vágta, lópatkolás – és banánhéj!

Tudjuk: ez egy képzavar, de mindjárt megérted. Ez az a pont ugyanis, ahol el szokott úszni a megvalósítás. Amikor vágta közben kell patkolnod a lovat. Csakhogy te rajta ülsz és kapaszkodsz serényen: irányítod a céget, bevonódsz a konkrét megvalósításba, még a beteg kollégákat is te helyettesíted. Leszállni róla, rendszerszinten vizsgálni, a működés szervezeti szintjeire koncentrálni, vagy akár hosszú távon gondolkodni nincs lehetőséged. Azaz irányítani tudod a lovat, patkolni nem. Megállni nem lehet, lassítani pedig nem szeretnél.

A lovadnak hiába van négy lába, a banánhéjon még ő is megcsúszik… és együtt kenődtök fel a mező szélén álló fára. Mik a banánhéjak egy gyorsan robogó, dinamikusan fejlődő vállalkozás esetében?

Az egyik banánhéj a dinamikusan növekvő munkaterhelés. Gondold végig: a sok feladat kifeszítetté teszi a kapacitást. Ha növeled a csapatot, akkor 

• nő a fix költség,
• idő-energia kellene a betanításra, ennek hiányában pedig nő a hibaarány,
• szétesnek a folyamatok, mert nem a nagyobb létszámra voltak optimalizálva,
• megnő az információvesztés veszélye a szervezetben…

Ha nem növeled a csapatot, akkor pedig

• a fokozott munkatempó, terhelés miatt nő a hibaarány, és
• egyetlen influenzás kolléga hazavághatja a teljes működést, hiszen nem tudjátok helyettesíteni.

Nincs jó döntés. A nagy vágta közben már nincs idő és erő arra, hogy a feladatköröket újraossza a vezető. Az addig jól működő folyamatok szétesnek, mert azok nincsenek az új, nagyobb szervezetre kalibrálva, az emberek nem ismerik a feladat- és felelősségi körüket, megy az egymásra mutogatás és a másikra várás. Ennek következménye sok el nem végzett feladat, a szolgáltatás minőségének esése, a vevőkiszolgálás színvonalának romlása. Ezt jobb, ha nem várod meg.

Másik banánhéj lehet ugyanilyen okokból mondjuk egy technológiai elakadás, aminek a kijavítására nem lesz megfelelő erőforrásod. De mondjuk a megnövelt megrendelésállomány mellett egy beszállító kiesése is okozhat akkora fennakadást, hogy orra bukik a ló.
És még sorolhatnánk.

Mit tegyél, amikor káosz barátod felbukkan az ajtóban?

Azt javasoljuk, hogy még azon a ponton érdemes a patkolást nem kizárólag önerőből megoldani, amikor már érzékeled a káoszt. Ekkor érdemes tanácsadó segítségét is igénybe venni. Egyrészt, mert így a rendrakás terhei bizonyos mértékig megoszthatók, másrészt, mert így kapsz segítséget ahhoz is, hogy hogyan teremts időt a céged újraszabásához.

Lehet menet közben lovat patkolni. Csak jobb, ha van hozzá segítség. És hogy mikor kezdd el a munkát ezen? Amikor elkezded érezni a menetszél változását, de még nem kell a nyeregkápába kapaszkodva rettegned. Amikor még te, mint vezető, te, mint tulajdonos tudsz fókuszálni.

Ha pedig elmulasztottad ezt a pillanatot… na akkor pláne kérj segítséget. A káosz nevű haverod jó hangosan kiabálja a füledbe: itt az ideje változtatni!