A céged ujjlenyomata a pénzügy. Hogyan akarod sablonosítani?! Sablonok csapdája – 3. rész

Szakemberként a sablon egy amolyan „mankó”, kiindulási alap, amely a szakma általános alapelvei mentén áll össze, és tartalmazza az adott szakmarész vagy terület logikáját. Az a legfontosabb ebből, hogy 

ez csak egy kiindulási alap: 

ezt még az ügyfél számára testre kell szabni, hogy valóban róla és a vállalkozásáról szóljon, és valóban a vállalkozását tudja támogatni a kapott eredmény. 

A legtöbb felhasználó nem ezt érti sablonok alatt. Inkább legyen gyors és egyszerű megoldás, amit már csak használni kell. Hihetetlenül nagy az igény arra, hogy olyan mintákat kapjanak főként a kezdő vállalkozók, amelyeket azonnal tudnak használni – szinte minden előképzettség, előzetes ismeret, kutatás vagy elemzés nélkül. Ez pedig problémás lehet az elérhető eredmény szempontjából.

Korábban már írtunk sablonokról. Nyisd meg most, olvasd el később:

Sablonok csapdája – mikor, kinek, miért (ne)? 1. rész: a jogi sablonok
Letölthető sablonok a marketingben – mi a baj velük? Sablonok csapdája – 2. rész

Ezúttal Himer Csilla pénzügy-kontrolling tanácsadó kollégánkat kérdeztük:

Használjon-e egy vállalkozás pénzügyi sablonokat?

A pénzügyeknél elterjedt a sablonok használata: szinte minden vállalkozó sablonok felkutatásával kezdi. A neten elérhető sablonok azonban meglehetősen változó minőségűek. A legnagyobb problémának azt látom, hogy nemcsak a minőség hullámzó, hanem a használatukra vonatkozó tájékoztatás sem minden esetben elégséges. 

A sablonok azt sugallhatják, hogy létezik „egyenmegoldás”. 

Hogy érzékeltessem, hol jelenthet ez problémát, akkor nézzük az árazást. Bár az alapelvek ugyanazok, mégis másként épül fel például egy szolgáltató vagy egy kereskedő cég árazása, tehát ugyanaz a kalkulátor testre szabás nélkül ritkán ad megfelelő eredményt két ennyire eltérő profilú vállalkozás esetében. 

A leggyakoribb sablon: az üzleti terv. Ez az egyik leggyakoribb keresőkifejezés is vállalkozási témában. De gyakori a cashflow-nyilvántartásra vonatkozó sablonok használata is. Ezenkívül népszerűek a pénzügyi tervező sablonok – de vigyázat, ezek nem ugyanazok, mint az üzleti tervező sablonok! A különböző kalkulátorokról, például árazási kalkulátorokról meg már ne is beszéljünk.

De akkor kinek, milyen helyzetben lehet jó egy pénzügyi-üzleti sablon használata?

Ha valahol megmutatkozik a vállalkozások sokfélesége, akkor az éppen a pénzügyi terület. A közhiedelemmel és a keresők találati adatainak nagy számaival ellentétben talán ez a legkevésbé „sablonosítható” terület. 

Pontosabban lehet sablonokat használni (mi is használunk), de nincs olyan ügyfél, akinél az eredeti sablon változatlan formában maradna. Minden esetben cégre szabjuk. Nem tudnánk olyan jó sablont mutatni, amelyet ne kellene módosítani ahhoz, hogy az valóban használható legyen az ügyfél számára, illetve az eredménye is helytálló legyen. 

Természetesen lehetséges az, hogy egy sablont önállóan is képes használni egy vállalkozó. De csak akkor, ha megfelelő tudás birtokában van – és ez már a megfelelő sablon kiválasztására éppúgy vonatkozik, mint a testre szabására. 

Több dolgot is érdemes figyelembe venni egy pénzügyi területet érintő sablon kiválasztásakor: 

1. Valóban azt az eredményt szállítja, amit várok tőle? Gyakran látom például üzleti tervező sablonok esetén, hogy valamiféle vágytisztázásra, leginkább célállításra jók, semmint arra, hogy megalapozzuk vele a vállalkozásunk működését. Ha egy ilyet próbálnánk letenni, mondjuk, egy hitelkérelem mellé a banknak, vagy pályázathoz, esetleg egy reménybeli befektető elé, borítékolható, hogy gyorsan elszállnának az esélyeink.
2. Látható-e belőle, milyen adatokra van szükség a kitöltéséhez? Pénzügyi területen gyakorlatilag kizárt, hogy adatok nélkül egy megalapozott eredményt nyújtó eszköz érdemi segítséget tudna nyújtani a pénzügyek kézben tartásához. Tehát ha olyan SWOT-mátrixot látunk, ami csak önmagában áll, és nincs leírva mellé, hogy mit kell begyűjtenünk ahhoz, hogy megalapozottan tudjuk kitölteni a 4 mezőt; vagy olyan üzleti tervezőt kapunk, amihez elég, ha fejből leírjuk az ötleteinket, vágyainkat, elképzeléseinket, de nem kell hozzá tájékozódni a piacról; esetleg nem kell semmit számolni, vagy amit számolunk, azt elég, ha csak „meghasaljuk”… akkor éljünk a gyanúval, hogy az nem megfelelő szakmai színvonalú eszköz. 
3. Alakítható-e, hogy valóban a cégemről szóljon? De legalábbis kaptam-e iránymutatást arról, hogy hogyan tudom ezt testre szabni? Ez már komoly szakmai rész. Meg lehet tanulni, de jellemzően ehhez már kell egy néhány éves tapasztalat, gyakorlat a vállalkozás terén. Kezdőknek kifejezetten nem ajánlom, hogy maguktól fogjanak neki.

A sablonok használata bizonyos esetekben akár káros is lehet.

Erről könyvet tudnék írni. Sajnos. Lehet, hogy egyszer talán fogok is. 

Képzeljük el, amikor valaki letölt egy üzleti tervező sablont, és elkezdi csak úgy kitölteni. Oké, számolgat benne, de a papír mindent elbír, és attól, hogy a matek papíron kijön, még nem biztos, hogy a papírra írtak meg is valósíthatók – mert hiányzik mögüle az átgondolt, kicsiszolt keretrendszer, amelyben akár hosszú távon is képes működni a vállalkozás. (Ezt nevezzük egyébként stratégiának.) 

Üzleti terv stratégia nélkül olyan, mint megépíteni az Eiffel-tornyot – tervrajzok nélkül. 

Meglehetnek a különböző alkatrészek, de ha nincs tervrajz, ami megmutatja, hogyan áll ez össze, akkor ott ette meg a fene. Márpedig egy befektetőt, egy hitelnyújtó bankot, de akár egy pályáztatót is az fog érdekelni, hogy ha odaadja neked a pénzét, akkor hosszú távon mit remélhet tőle. Tornyot kell tudnom prezentálni neki, nem csak az ötletszerűen egymás mellé hajigált alkatrészeket. 

Konkrét eset a praxisomból, amikor egy netről letöltött sablon alapján, önállóan, kutatások, tehát adatok nélkül kitöltött üzleti tervvel benyújtott hitelkérelmet nem fogadott el a bank. Pedig a hitel nagyon kellett volna, mert anélkül a cég állapota gyorsan romlott. (Ez egyébként más problémákat is jelzett, ám ezek most a sablonok szempontjából nem lényegesek.) Sajnos mire összeraktak egy új, megalapozott üzleti tervet, a vállalkozás annyira leromlott, hogy nagyobb hitelre lett volna szükség – amit most már a cég leromlott állapota miatt nem adott meg a bank. Így egy rosszul megválasztott sablon miatt ott álltak két elutasítással – nem is remélhették ezek után, hogy hitelhez juthatnak. Én már csak a stabilizálásban tudtam segíteni, nem a növekedésben. El lehet képzelni, hogy egy tízmilliós nagyságrendű hitelkérelem esetében mekkora veszteségekről, árbevétel-csökkenésről lehetett szó következményként. 

Egy sablon ugyanis – ahogy korábban említettük – sugallhatja, hogy csak ki kell tölteni.

Szakmai tudás és a kutatás nélkül csak kudarc érheti a felhasználót – legfeljebb nincs tisztában azzal, hogy ő nem tudta megfelelően használni a sablont. A legtöbben ilyen esetben azt gondolják, hogy a sablon szerzője a hibás (egy kicsit igazuk is van, ha a szerző nem hívta fel a mindarra a felhasználók figyelmét, amiről fentebb már beszéltem). Sőt: nem kifejezetten a sablon szerzőjét okolják, hanem az egész szakmára kivetítik az elkeseredésüket. 

Elég megnézni egy vállalkozói FB-csoportot, amelyben úgy indul egy poszt vagy alatta egy megjegyzés, hogy „Minden tanácsadó gazember…” Az egész szakmának lehet ártani egy-egy rossz minőségű sablonnal, de azzal is, ha nem úgy adjuk át a sablont, hogy megtanítjuk az alkalmazóját a helyes használatára. 

Egy sablonnak jó kezekbe kell kerülnie. A Karson Consultingnál nem véletlenül alapelv, hogy a sablonjainkat szinte soha nem toljuk csak úgy oda az ügyfeleinknek, hanem először az ügyfél cégére szabjuk, majd tanácsadói támogatás mellett megtanítjuk annak használatát.

A sablon csak egy segédeszköz, nem egy komplett és kész eszköz.

A legfőbb szempont a sablon testre szabásánál az ügyfél stratégiájából lebontott vállalkozási sajátosságok ismerete. 

Ilyenek például: 

• a tevékenységi profil (gyártó, kereskedő, szolgáltató), 
• a termékek és szolgáltatások jellege, 
• a forgalom nagysága, 
• az adatszolgáltatási kötelezettségek előírt gyakorisága, 
• a piaci pozicionálása 
• és még legalább másik ezer szempont. 

A legkülönbözőbbek. Egyszerűen azért, mert pénzügyek a vállalkozás minden területén akadnak, ezért a legkülönfélébb szempontok befolyásolják azt, hogy miként képezhetjük le ezeket a pénzügyi folyamatokat, illetve a hatásaik megjelenítését. 

Azt nem lehet megúszni, hogy az alapvető struktúrát megtartva ne kelljen átdolgozni, átalakítani a sablont minden egyes használatkor.

A felhasználó és a tanácsadó (a szerző) felelőssége egyforma súllyal esik a latba. A szerzőnek hangsúlyoznia kell, mire jó (és mire nem) a sablonja – a felhasználó pedig nem használhatja kutatás, felkészülés, megfelelő kontroll nélkül.

Vagy hát… persze, használhatja. Hiszen a papír mindent elbír.

Még a vállalkozás csődjét is. 

De ez nem a sablon felelőssége lesz, hanem a szerzőé és a felhasználóé. Közösen.