Sablonok csapdája – mikor, kinek, miért (ne)? 1. rész: a jogi sablonok

Jogi sablonok: használd-e, mikor igen, miért nem? Szakembert kérdeztünk.

dr. Kása-Richlach Mónika írása

2021-03-21
Gyakran látjuk-halljuk, hogy vállalkozók sablonokat keresnek az interneten. Legyen friss, szépen megformált, lehetőleg ingyenes. Sablont jogi dokumentumra, sablont üzleti tervre, sablont marketingre. Csakhogy a sablonok pontosan olyanok, mint az egy méretben készülő, szuperelasztikus ruha: mindenkire jó – de senkinek nem lesz előnyös. Miért? Háromrészes sorozatunkban megmutatjuk.
Az első részben a jogi dokumentumok sablonjairól beszél dr. Richlach Mónika szakjogász.

A sablonok előre megírt minták, vázlatok, amelyek megkönnyítik a mindennapi munkát. Nem kell újra meg újra leírnom a szófordulatokat, hivatkozásokat, főcímeket, ráadásul nem fecsérelek el értékes időt a stílusok ismételt beállítására. Másfelől azonban egy-egy sablon elkészítése és rendszeres felülvizsgálata órákat, akár napokat is igénybe vesz. Emellett nem kevés fejlesztésre, ellenőrzésre van szükség hozzájuk a háttérben. 

A sablonkészítés az előkészítő fázis, amelyben egy félkész „termék” születik. Ennek 

az a célja, hogy gyorsabbá és hatékonyabbá váljon az ügyfelek kiszolgálása,

a személyre szabott dokumentumok előállítása.

Egy jogász ügyfelei ebből annyit látnak, hogy kicserélek néhány adatot és szófordulatot az előkészített dokumentumban. Milyen könnyű és kényelmes munka! Valóban kényelmes, hogy elolvassa helyettünk más azt a néhány száz, néhány ezer oldalnyi, könnyű esti olvasmánynak semmiképp sem tekinthető szakszöveget, mielőtt a helyes mondat bekerülne a sablonba. Az is láthatatlan, hogy egyes sablonok szinte minden sorát végig kell gondolni a konkrét ügyfél vonatkozásában. Ha egy 12 oldalas sablonról beszélünk, annak az újraolvasása és átgondolása is rengeteg idő, bár kétségtelenül nem annyi, mintha első alkalommal vetnénk papírra.

A munka jelentősebb része láthatatlan, ezért félreérthető a sablonok üzenete. A gyors és olcsó megoldás ígéretét hordozzák. „Amit mi is át tudunk írni, ahhoz nem kell szakértőt igénybe venni” – gondolhatná valaki. A problémák akkor kezdődnek, ha az átírás közben nem értjük minden szó vagy mondat jelentését, vagy nincs meg a kellő tudásunk, tapasztalatunk ahhoz, hogy a saját élethelyzetünkre, folyamatainkra vonatkoztassuk a leírtakat.

A mintadokumentumok használata igen elterjedt, hiszen valóban megkönnyítik a napi munkát. Jogi területen ezekkel mindenképpen találkozunk:

  • ÁSZF, 
  • impresszum, 
  • elállási nyilatkozat (például webáruházból történő vásárlásnál), 
  • adatkezelési tájékoztatás, 
  • meghatalmazás, 
  • munkaszerződés, 
  • megbízási szerződés, 
  • felhasználási szerződés, 
  • modellszerződés, 
  • felnőttképzési szerződés, 
  • promóciós játék szabályzata, 

de még sokáig sorolhatnám… Én is, ha csak tehetem, a saját sablonjaimból dolgozom.

Milyen jogi sablonokat használhat egy KKV könnyedén?

Az úgynevezett névcserés, egy kaptafára épülő sablonokat mindenféle háttértudás nélkül bárki képes módosítani, szinte kockázat nélkül. Ilyen például a weboldalakra kihelyezendő impresszum is. Jogszabály írja elő a kötelező rovatokat is. A saját adószámát, a saját tárhelyszolgáltatóját minden vállalkozás be tudja helyettesíteni bármilyen honlapsablonban, az egyéb kötelezően megjelenítendő néhány adat mellett. Ilyen sablont szívesen küldök minden ügyfelemnek, nem lehet elrontani.

Mire figyelj, ha sablon mellett döntesz?

Mielőtt bárki sablont kezdene el használni, ellenőriznie kell a kiválasztott sablon

  • forrását,
  • a készítése dátumát,
  • a benne szereplő hivatkozások helytállóságát,
  • az érvényességét,
  • no meg a sablon tényleges tartalmát is.

Az interneten keringő sablonokat minden esetben ellenőrizni kell, ráadásul már az ellenőrzéshez is rendelkezünk kell néhány alapvető információval. Akár csak azzal, hogy egy jogszabályi hivatkozást hol keressünk ki, de ennél többel is.

Hatályossági problémák, értelmezési problémák

Nem jó ötlet egy random pdf-fájlt kinyitni valamelyik hivatal oldalán, hiszen fogalmunk sem lehet arról, hogy csak kint felejtették az oldalon, vagy tényleg a hatályos változatot olvasgatjuk épp.

Fedezzük fel a Nemzeti Jogszabálytárat! Beütjük a sablonban található jogszabály számát a felületen, és másodperceken belül kiírja a rendszer, ha már nem szabad alkalmaznunk. Ilyen esetben biztosak lehetünk benne, hogy nem a legaktuálisabb sablonnal van dolgunk… 

Nem elég összefoglalókat olvasni egy-egy jogi kérdésről, bár kiindulópontnak, mások értelmezésének a megismeréséhez ezek nagyszerűek. Mindig könnyebb értelmezni a bonyolultabb, merev hivatkozásokkal teletűzdelt szakaszt a jogszabályból, ha valaki érthetően összefoglalja. A sablonok is ezt teszik: rendszerezik a lényeget. Az összefoglalásokat azonban nem minden esetben vehetjük hitelesnek. Fontos ellenőrizni, hogy mikor készült az összefoglalás (talán már nem is él az a szabály?), és hogy mire hivatkoznak benne. Hivatkozás nélküli összefoglalásoknak sosem szavazok bizalmat.

Megtörtént eset, drónhasználattal összefüggésben, hogy vitába keveredtem egy édesanyával, aki egy blogbejegyzésre hivatkozva indokolta meg, miért használhat drónt a fia. A blogbejegyzés egyetlen hivatkozást sem tartalmazott, tényként közölt olyan szabályokat, amelyek egy később elfogadásra nem kerülő jogszabálytervezetből származtak. Ha szerepelt volna benne hivatkozás, bárki néhány kattintással ellenőrizhette volna, hogy nemlétező szabályokban bízott meg, és ezzel végső soron még egy bírságot is megkockáztatott. Keressük meg a hivatkozásokat a sablonokban, a sablonokról szóló leírásban, és ellenőrizzük is őket!

Saját magának okozhat kellemetlenséget az a vállalkozás, amelyik hibás sablonokra támaszkodik. Jóhiszeműen is félrevezetheti magát és az ügyfeleit.

Sokan például úgy oldják meg a honlapjukon a kötelező adatkezelési tájékoztatást, hogy innen-onnan letöltenek tájékoztatásokat, majd ezeket összeollózzák. Van, akinek sikerül, van, akinek kevésbé, de mindenki nyugodt, mert kipipált egy megoldandó feladatot. Hamis biztonságérzetet szülhet ez a megoldás.

Ha olyat látok, hogy a tájékoztatásban az egyetlen hivatkozási alap az Avtv. – a legelső adatvédelmi törvényünk, amit aztán leváltott az Info tv. – akkor pontosan tudom, hogy másolt, összeollózott tájékoztatást kaptam, még a régmúltból. Ne legyenek kétségeink, ezt az adatvédelmi hatóság is egy szempillantás alatt felismeri, feltéve, hogy a látókörébe kerülünk. Ez ronthat a vállalkozás megítélésén, hiszen van egy kötelezettsége, amit nem teljesített megfelelő színvonalon. Rábízzuk a vállalkozásra a személyes adatainkat, és úgy tűnik, neki fogalma sincs, hogyan vigyázzon ezekre. Az adatkezelési tájékoztatás legjobb sablonja egyébként maga a GDPR. Részletesen leírja, hogy mi szerepeljen benne, ezért is meglepő, hogy a mai napig találkozunk hiányos tájékoztatásokkal.

Nézzünk egy másik területet. Fotós csoportokban intenzíven terjed több típusú modellszerződés. Modell alatt mindenkit értünk, aki a kamera elé áll, nem szűkül le a kör a profi modellekre, így lehet az egy kisgyermek vagy a szomszéd néni is. Közös elem a sablonokban, hogy kérik a modell visszavonhatatlan hozzájárulását az elkészült fényképfelvétel nyilvánosságra hozatalához a fotós közösségi oldalán, honlapján, meg egyébként is bárhol, ahol ez jól mutat a fotós portfóliójában. Mindezért cserében ingyenes juthat a képhez, aki épp szerepel rajta, nem kell sem a fotós munkadíját kifizetnie, sem a jogdíjat a felhasználási engedélyért. Több sebből is véreznek ezek a sablonok, de a legsúlyosabb talán az, hogy indokolatlanul korlátozzák a modelleknek az úgynevezett elfeledtetéshez való jogát. Gondoljunk csak bele, még magához a nagy Google-höz is fordulhatunk törlési kérelemmel, ha a találati lista kedvezőtlen találatot mutat rólunk, de nem tilthatunk le egy fotót magunkról? Képzeljük el, hogy már rég elvált az esküvői fotón szereplő pár, és újabb házasságot kötöttek a felek. Valószínűleg nem a korábbi esküvői fotóval szeretnének büszkélkedni a nagy nyilvánosság előtt, csakhogy annak idején aláírtak egy szerződést, amely szerint visszavonhatatlan a korábbi hozzájárulásuk. Megjegyzem, így nem érvényes a hozzájárulás és a gyakorlat is azt mutatja, hogy teljesítik a törlési kérelmeket a fotósok. Ha nem is érvényes, meg egyébként is kérheti a modell a törlést, miért hagyjuk benne a sablonszerződésben? 

A sablonkészítő jogász (tanácsadó) felelőssége

Sok ügyfél nyit azzal, hogy a tanácsadó csak adjon neki egy sablont, mert azt ő is át tudja írni. Ugyanakkor tanácsadói oldalon mi nem ismerjük a felkészültségét, a tapasztalatait, így fogalmunk sincs arról, hogy segítjük-e ezzel a megoldással, vagy éppenséggel abban segítünk neki, hogy egy számára előnytelen, akár a bírság vagy más következmény kockázatát is magában hordozó anyagot állítson össze. Így aztán erkölcsi dilemma, hogy felelős tanácsadóként helyesen járunk-e el, ha kiadunk általános, de még sok-sok kiegészítésre szoruló mintadokumentumot.

A sablonokat ugyanis szívesen küldik tovább az emberek alapvetően segítő szándékból: segítenek boldogulni egy területen, segítenek spórolni az ismerőseiknek. Először csak a dátum tűnik el az átadott sablonból, majd valamit hozzátesznek, elvesznek belőle, kicsit átalakul, és rövid időn belül már nem is hasonlít az eredetire. Olyan ez, mint amikor átszabunk egy profi által készített fotót magunkról: az eredmény már nem áll összhangban az alkotó elképzeléseivel, és akár rossz színben is feltüntetheti, végső soron még a szakmai hitelessége is csorbát szenvedhet.

Az adatvédelmi terület elutasításában felelőssé teszem néhány szolgáltató hitegető sablonjait is. Elhitették, hogy a csomagok megvásárlásával mindenki képes lesz felkészíteni a saját vállalkozását az adatvédelmi megfelelésre. Okkal lesz dühös az ügyfél, ha megvásárol egy adatvédelmi csomagot, benne az összes sablonnal, de nem érti, hogy melyik dokumentum mire való, nem tudja, mi az, amit feltétlenül ki kell töltenie. Tipikus példa, hogy a legnagyobb csomagok tartalmaztak munkaügyi tájékoztatást vagy adatvédelmi szabályzatot is. Ha a vállalkozónak nem volt alkalmazottja, teljesen indokolatlan volt agyonszabályozni magát. Kiadott sok pénzt, elvesztegetett sok munkaórát, mégsem az ő vállalkozásáról szóltak a kitöltött dokumentumok. Ilyen esetben a hiteltelenné válás kicsit minden tanácsadót érint az ügyfél fejében – még nehezebb lesz kiépíteni a bizalmat a terület felé.

Egy dokumentumsablon esetében tehát nem az a fontos, hogy mennyire jó, hiszen ez csak vázlat. Az a fontos, hogy kinek a kezébe kerül, és az illető mit tud kezdeni vele. Hozzáértő kezekben még egy hibás sablon is segítség lehet – persze fel kell tudni ismerni a benne lévő hibákat –, mert tartalmazhat olyan részeket is, amelyek korábban fel sem merültek megfontolandó szempontként.

Fogadd el, hogy a sablonok csak félkész termékek.

Még sokat kell csiszolgatni őket ahhoz, hogy a végleges formájukat elérjék, hacsak nem egy faék-egyszerűségű sablonról beszélünk, mint amilyen a honlapokon a többször említett impresszum. Legyünk benne teljesen biztosak, hogy nem fogunk találni olyan készterméket, amely 100%-osan illeszkedik a saját tevékenységünkhöz, a saját folyamatainkhoz.

Amikor valaki sablont készít, kizárólag az általános sablonkészítési szabályokra, no meg a saját tapasztalataira támaszkodhat. Nem ismeri az ügyfelet, annak vállalkozását, a tevékenységi körét, a munkafolyamatait, semmit sem tud róla vagy az aktuális problémájáról. Ha ezeket az információkat feltárja az ügyfél, máris előrébb vagyunk, és részletkérdésekkel, sorról-sorra szűkíteni lehet a használható sablonok körét.

Az én saját szakterületemen viszonylag kötött a sablonok tartalma. Egy mélyinterjú során feltérképezzük, mi az, ami az ügyfélről szól és mi az, ami nem, nagy meglepetést okozva ezzel az ügyfeleknek, mert általános jelenség, hogy fogalmuk sem volt róla, mi mindent kellene átgondolniuk. Nem kell bonyolult kérdésekre gondolni, mondok is néhány egyszerű példát.

Webáruházat üzemeltető ügyfelem önállóan átdolgozott egy adatkezelési tájékoztatást, vásárolt hozzá sablont. A tájékoztatása szerint továbbít személyes adatokat a Magyar Postának, kénytelen is továbbítani, mert ki kell szállítani a megrendelt terméket. Az ÁSZF-ben azonban azt írta, hogy kizárólag személyesen lehet átvenni a terméket. Nem merte kihúzni a sablonból a vonatkozó részt, nehogy elhallgasson egy adattovábbítást.

Egy másik ügyfelem, aki ügyvezető, az adatkezelési tájékoztatásban feltüntette magát adatvédelmi tisztviselőként, azt gondolta, muszáj oda írnia valamit, ha már a sablonban van ilyen sor. Jobb ötlet híján beírta saját magát. Nála üresen maradhatott volna ez a sor, ugyanis nem minden vállalkozás köteles megbízni adatvédelmi tisztviselőt, és egyébként sem lehet valaki egyidejűleg ügyvezető és adatvédelmi tisztviselő ugyanazon vállalkozásnál.

Vagy nézzük a számomra igen kedves szakmai kört, a fotósokat. Típushiba a sablonként keringő szerződésekben, hogy hallgatnak a jogdíjról. A legelső sablon nem tartalmazta és később senkinek sem jutott eszébe kiegészíteni.

Hogyan használd mégis a sablonokat?

Önmagában a sablonhasználat nem káros, sőt, nagyon is remek megoldás. Az a káros, ha nem használjuk jól őket, ha nem félkész termékként tekintünk rájuk, hanem varázspálcaként, ami gyorsan, minden további befektetés nélkül megoldja az aktuális problémánkat. 

Ha a kezünkbe kerül egy jó sablon, ezeket kell tennünk:

  1. Valóban sorról-sorra olvassuk át, értelmezzük, és tegyük fel magunknak a kérdést: „Ez nálam is így működik? Én is így csinálom? Értem ezt a szót? Értem ezt a mondatot? Hiányzik valami, amit fontosnak tartok?” Ne ötleteljünk és ne tippeljünk: ha elakadunk, biztosan találunk szakértői segítséget, és főleg ne érjen minket meglepetésként, hogy időigényes folyamat magunkra szabni a félkész szöveget. A szakértőnek is az! Még a sablonok használatával is felmerülhet olyan egyedi helyzet, olyan egyedi művelet, amelynek a kibogozása és megfogalmazása akár órákat is igénybe vehet.
  2. Első alkalommal érdemes elfogadni és befogadni kiegészítő tájékoztatást, mini oktatást. Az az ügyfélnek is jó, ha valamennyire önálló, valamennyire leválik a szakértőről, bátran mer hozzányúlni a sablonhoz. 

Vannak persze kedvelt, biztonságos, sokat használt sablonjaim is. Több száz van raktáron. Ezek a sablonok az adott témához tartozó valamennyi általános és releváns előírásnak megfelelnek, és rendszeresen ellenőrzöm, frissítem őket. Az, hogy egy adott esetben melyik sablon megfelelő az én területemen, változó, hiszen gyorsan változhatnak a részletszabályok, és nem is lehet minden konkrét jövőbeli helyzetre felkészülni. Ami az egyik nap még tökéletesen megfelelő sablon volt, az egyetlen apró jogszabálymódosítás okán elavulttá válhat. Ami az egyik vállalkozó folyamataihoz hibátlanul illeszkedő sablon, azt nem biztos, hogy egy másik vállalkozó is alkalmazhatja. A mindenki által alkalmazható sablonokban nem hiszek, ilyet nem is tudok sem említeni, sem javasolni.

Az adatvédelem hálás terület ilyen szempontból, ugyanis a vállalkozóknak el kell sajátítaniuk az alapokat: adatkezelőként ők a felelősek a szabályok betartásáért. A mindennapi működésbe be kell építeniük, és a folyamatosan változó körülményeik között alkalmazniuk kell az adatvédelmi elveket. Így a felelős vállalkozói magatartás nem egy sablon gondolkodás nélküli lemásolása és kitöltése, hanem néhány sablon megértése. Ebben maximálisan segítjük őket. Megértik, hogy mi és miért kerül a tájékoztatójukba, mit módosíthatnak önállóan, mit ne írjanak át soha, mi az egyedi az ő dokumentumaikban és mi az, ami megegyezik mindenki máséval. Ez nem azt jelenti, hogy új szakmát tanítunk nekik. Mindössze felkészítjük őket arra, hogy önállóan és bátran tekintsenek a saját műveleteikre. 

Borítókép: Pixabay

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

A cikk szerzője:

dr. Kása-Richlach Mónika

médiajogi, információbiztonsági és adatvédelmi szakjogász, szociálpolitikus és fotográfus.

Több, mint 22 éve végez jogalkalmazói és jogalkotói munkát, ez idő alatt mindenféle sablonnal, mintával találkozott, legyen az jogszabálytervezet, szerződésminta, hatósági döntés vagy szabályzat sorvezetője. Fő területe jelenleg az adatvédelmi tanácsadás, emellett szívügye a foto.jog oldal szerkesztése, amely a fényképfelhasználással kapcsolatos jogi útvesztőkre, tévhitekre specializálódott.

 fotó: Nerpel Nikoletta 

Hasonló tartalmak

Ha pereskedni nem akarsz…

Kevéssé ismert, hogy peres helyzetek helyett mediációt is igénybe vehetünk, sőt: vannak kifejezetten gazdasági, vállalkozások közötti helyzetekre szakosodott mediátorok. Dr. Fori Hajnal jogász-mediátort kérdeztük.

TOVÁBB OLVASOM