A kintlévőség kezelése, avagy a strucc megtanul lapátolni

Nincs vállalkozásvezető, aki a kintlévőségre természetes jelenségként gondolna. Sokaknak mégis (vagy éppen ezért?) komoly problémát okoz a kezelése. Ráadásul amíg “fut a szekér”, addig a cashflow beáramlási oldala rendszerint el is fedi a kintlévőség okozta hiányt. Ha pedig nem szorít eléggé a cipő, akkor a kintlévőségek kérdése általában hátrébb csúszik a prioritások listáján. Ilyenkor több vállalkozásvezető emlékeztet arra a bizonyos struccra, amelyik szereti homokba dugni a fejét – és amelyikről egy korábbi blogposztban írtunk is.
A válság azonban először likviditási nehézségeket okozott szinte minden vállalkozásnak. Hamar ki is derült, hogy ebben a helyzetben nem lehet lemondani a kintlévőségek összegéről sem. Himer Csilla pénzügyi szakértő veszi most sorra a Biznisz a krízisben sorozatban, mi mindent tehet egy vállalkozó, hogy minimálisra csökkentse a kintlévőségei állományát.

A kintlévőségkezelés leghatékonyabb módja

Egyszer egy vállalkozó, akinek szó szerint a fejére nőttek a nem fizető vevői, feltett nekem egy kérdést. „Mi a kintlévőségkezelés leghatékonyabb (értsd: leggyorsabb) módja?” – kérdezte. Mert neki most aztán már tényleg és igazán kell a saját pénze. (Ez egy teljesen jogos megfogalmazás volt részéről. A vevői mind visszaigazolták neki, hogy szerződésszerűen teljesített. Vagyis a kiszámlázott összegek valóban az övéi voltak, csak éppen még mindig a vevők használták… azaz részben ő finanszírozta a vevői működését.)

Erre egy szűkszavú válaszom volt:
A megelőzés.

A legjobb kintlévőség, ami létre sem jön. Egyszerűen azért, mert nemcsak idegességet spórolsz meg magadnak, ha foglalkozol a kintlévőségek kialakulásának megakadályozásával. Hanem pénzt is. (Minimum az ügyvéd díját, de erről később még lesz szó.) Ezért érdemes időt, erőt, energiát, munkát feccölni egy olyan rendszer kialakításába, amely segít abban, hogy elkerüld a kintlévőségek kialakulását. Ez a rendszer iparágtól, profiltól, piactól is függhet, és a vevőminősítéstől a szerződéses gyakorlaton át pénzügyi eszközök alkalmazásáig (pl. skontó) terjedhet. Ha azonban sikerül ezen elemekből egy cégre szabott, összefüggő rendszert gyúrni, az megmenthet attól, hogy amikor amúgy is baj van, ne tetézze a problémákat még egy tisztesebb kintlévőségállomány is.

A strucc begyorsul

Vedd szó szerint ezt a tanácsunkat, és ezt tanuld el a strucctól, ne a homokozós trükköt. (Az amúgy is csak látványos, de a világon semmi nem oldódik meg tőle, ráadásul a szemed-szád is csak homokkal lesz teli.) Ellenben ha felveszed a strucc utazó sebességét a reakciókban és a cselekvésben, azzal sok bosszúságot tudsz megspórolni magadnak.

A Karson Consulting minden kollégájának a névjegykártyáján van egy mondat: 

Speed is useful only if you are running in the right direction.
(A sebesség csak akkor hasznos, ha a jó irányba futsz.)

Jó mondat. Olyannyira, hogy egy struccnak is érdemes megjegyeznie. Nagyszerű, hogy a strucc a leggyorsabb madár a földön (nem, nem írtuk el, a Föld leggyorsabb madara a vándorsólyom), de csak akkor van értelme jól kifárasztania magát, ha tudja, merre akar olyan nagyon gyorsan haladni. Jelen esetben jó lenne, ha afelé haladhatnál gyorsan, hogy ne is legyen kintlévőséged. Ezért adunk most egy ellenőrző listát, hogy mit érdemes megvizsgálnod, fontolóra venned, beépítened rendszerszinten a vállalkozásod működésébe a kintlévőségek elkerülése érdekében. (Rövid lesz, ígérem.)

1. Tartsd szemmel (minősítsd) a vevőidet! – Sokat segít, ha ismered a vevőidet, vagy ismeretlen vevő esetén vannak bizonyos értékelési kritériumaid. A kritériumok egy része vonatkozhat a fizetési hajlandóságra, kedvelt, elfogadott fizetési módokra, ezen a téren a vevővel szerzett tapasztalatra. Ha egyszer már megégetted magad egy vevővel, akkor a kritériumok alapján (miszerint ilyen vevő kap, vagy nem kap még egy esélyt) eldöntheted, hogy szerződsz-e vele, vagy sem.
2. Készíts atombiztos szerződéseket! (Kell egy jó ügyvéd.) – Ennek nemcsak azért van fontos szerepe, hogy mindketten tudjátok, mikor és hogyan kell fizetnie a vevőnek, illetve neked ezért mit is kell pontosan teljesítened. Hanem azért is, mert ha mégis baj lesz (lásd a következő részt), legyen hivatkozási alapod az igényeid érvényesítésére jogi út esetén is. Fontos része a szerződésnek, hogy biztosíts olyan fizetési lehetőséget a vevődnek, amit mindketten vállalni tudtok. (Láttam már kifizetést azon meghiúsulni, hogy olyan fizetési platform szerepelt a szerződésben, amelyet a vevő nem ismert, így aztán kezelni sem tudott. Hogy éppen mi más járt a fejében, amikor a szerződést aláírta, vagy miért nem mert szólni, hogy ácsi, ez így nekem nem oké, az a mai napig is rejtély.)
3. Mindig kommunikálj! (Szóban, de még inkább írásban.) – A tárgyalás alatt, a teljesítés közben, a számla kiküldése előtt. Muszáj. Eközben ugyanis még időben kibukhatnak megértésbeli, félreértésen alapuló gubancok, amiket így még időben rendezhettek. Mindig tudja a vevő, mikor mit csinálsz, hol tartasz. Így lélekben is fel tudod rá készíteni, hogy neki nemsokára fizetnie kell, de elfelejteni is nehezebben fogja.
4. Mindig dokumentálj! (Nem, ez nem a bürokrácia, ez a biztosíték.) – Legalább annyira fontos, mint maga a szerződés, hogy dokumentáld a teljesítés folyamatát, majd a teljesítés vevő általi elismerését is. Az első arra jó, hogy vita esetén igazolni tudd, hogy a szerződésnek megfelelő tartalommal és minőségben teljesítettél, a másik meg arra, hogy igazolni tudd, hogy ezt a vevő is elfogadta. (Ez bíróság előtt még jól jöhet.)
5. Időben nyújtsd be a szabályos számlát! – Láttam már olyat, hogy a vevő elismerte a teljesítést, de nem fizetett – és igaza is volt. Egyszerűen olyan számlát kapott, amit nem fogadhatott be, mert tartalmilag vagy formailag nem volt szabályos. A másik hiba, hogy nem a teljesítéstől számított, előírt 8 napos határidőn belül számlázol. Ez sem szabályszerű sajnos. Ha a pénzedhez akarsz jutni, ilyen banális bakin ne csússz el!

Ezek még mind a kintlévőség keletkezése előtti lépések – és éppen azt szolgálják, hogy a vevődnek semmi oka ne legyen arra, hogy ne fizessen. Ennek ellenére előfordulhat, hogy a vevőd mégsem fizet. És ez baj.

Ha már megvan a baj…

…akkor sem biztos, hogy az első utad az ügyvédhez kell, hogy vezessen. Érdemes éppen a cashflow-rendszeredhez igazodva kidolgozni egy fokozatosságon alapuló rendszert a kintlévőségek kezelésére és beszedésére. A cashflow-t azért emlegetem megint, mert ennek alapján tudod eldönteni, mennyi az az idő, amit ki tudsz húzni a vevő pénze nélkül. (Mert a cashflow-ban a tartalékképzéssel is számolunk. Ugye?)

Ha ezekről szívesen olvasnál többet, kattints ezekre:

• KKV-likviditás tótágas helyzetben
• Tartalék: bokszkesztyű, hogy ütőképes maradjon a céged

Mivel emberek vagyunk, és elképzelhető, hogy a vevő alapvetően jóindulatú, csak egy kissé feledékeny, vagy csak simán ő is szereti időnként homokba dugni a fejét, és nem követni a tartozásait, így nem érdemes rögtön ajtóstul a házba rontani. Meglepő módon – bizonyos iparágakat kivéve, ahol máig nagy hagyománya van a körbetartozásnak, pl. építőipar – a vevők döntő többsége tényleg csak figyelmetlenségből nem fizet. 

Ezért ezeket ajánljuk megtenni:

• Ha a fizetési határidő lejárta után két-három nappal barátságosan rátelefonálsz, általában készségesen fizetnek. Elég kedvesen jelezni, hogy utána tudna-e nézni, hol akadt el a fizetés, mert a számládra még nem érkezett meg a pénz a határidő ellenére sem. (Még most is lehetsz udvarias – ha spórolni akart volna a vevőd, akkor eleve nem rendeli meg tőled a terméket, szolgáltatást.) Erről a hívásról mindenesetre érdemes egy emlékeztető emailt is küldeni – csak hogy írásos nyoma legyen annak, hogy mi hangzott el telefonban. (Mert csak az a tuti, ami biztos – egyik általános iskolai tanárom életre szóló jó tanácsa szerint is.)
• Ha ezek után sem mozgatja a füle botját sem a kedves vevő, és már a cashflow-d szerint is nagyon kéne a pénz, akkor mehet neki egy udvarias, ámde annál határozottabb felszólítás – benne természetesen hivatkozva az emailben dokumentált telefonhívásra. Ezzel azonban még ne elégedj meg: hívd fel a vevő figyelmét a lehetséges szankcióra is, amennyiben legkésőbb X napig nem érkezik meg a számládra az ellenérték. Vagyis jogi útra fogod terelni az ügyet (ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy átadod az ügyvédnek a paksamétát).
• Ha még ezután sem fizet a vevő, akkor az ügyvédnek adsz egy figyelmeztető lövést, hogy a csőre töltött ügyvédi felszólítást kiküldheti. A legtöbb vevő, aki eddig a fázisig eljut, általában itt szokott megijedni és fizetni, de legalábbis elkezd egyezkedni (pl. részletfizetést kér). Az már csak rajtad múlik, meg a vevő eddigi hozzáállásán, hogy hajlandó vagy-e bármiféle egyezkedésre.

Lehetőségek a kintlévőség kezelésére

1. Jogi út: hagyod az ügyvéd kezében az ügyet – ekkor az ügyvéd felméri a helyzetet, és eldönti, merre és hogyan menjetek tovább a sárga köves jogi úton. A teljes bevételhez nem fogsz hozzájutni, mert ebből kell majd kifizetned az ügyvédet, ha esetleg perre mentek, akkor annak a költségeit is. Nem véletlen, hogy perelni jellemzően csak a nagy összegű tartozások esetében szokás.
2. Faktoring: ha elérted a 90 napot, akkor el is adhatod a követelésedet egy faktorháznak. Ezzel sem fogsz ugyan a teljes bevételhez hozzájutni, hiszen a faktorháznak is meg kell érnie, hogy ő viszi tovább a macerás részt. A likviditásodon azonban még mindig gyorsabban javít, mint a peres út.
3. Könyvelési út: leírod a tartozást, mint behajthatatlan követelést (ehhez számvitelileg egy éven túli tartozásnak kell lennie a kintlévőségnek), és messzire elkerülöd a kedves vevőt. Az már saját belátásodra van bízva, hogy másokat is hasonló távolságtartásra biztatsz-e vele kapcsolatban.

Bármelyik verzió is valósul meg, egy valamit ne felejts el: mindegyik csak akkor működik csont nélkül, ha a vevővel egyértelmű megállapodás született a teljes ügyletről, és dokumentáltad is azt.

Ezért kellett például a telefonbeszélgetésről is az emlékeztető email. A jogilag korrekt szerződés mindennek az alapja.

Mindenképpen adj magadra (és a vállalkozásodra) ennyit, és készíttess rendes szerződést és/vagy ÁSZF-et,

• ha nem akarsz ügyvédi többletköltséget és hosszú pereskedést,
• ha korrekt áron akarod faktoráltatni a követelésedet,
• vagy nem akarod, hogy a könyvelőd haja szálanként hulljon ki, mire lekönyveli a behajthatatlan követelést.

Egy biztos: a kintlévőség, minél tovább él, annál többe kerül. (Egyrészt az elmaradt bevétel miatt, másrészt a visszaszerzésének a költségei miatt.) Ezért érdemes megelőzni, és rendszert kialakítani a prevenciójára. Ha kérdésed van a kintlévőségek kezelésével kapcsolatban, ne habozz kérdezni tőlünk! Ha pedig szorítanak a kintlévőségek, akkor nézd meg, mit tudunk tenni érted!

Ha még nem olvastad ennek a cikknek az első részét, itt az ideje!