Amikor a vevő a zsebedben turkál – az open book módszer

A vevőd azzal állt elő, hogy csak akkor köt a cégeddel szerződést, ha a teljesítés során végig szoros emberfogással nyomon követheti az előállítás során felmerült költségeidet? Sok esetben a döbbenet, az értetlenség vagy a bizalmatlanság erre az első reakció. Pedig csak rengeteg a tévedés az open book-nak nevezett árazási, költségkövetési módszer körül. Eloszlatunk 3 + 1 egy tévhitet.

Miért van szükség az open book-ra?

Sok oka lehet az open book módszer alkalmazásának, de elsősorban az erős nyereségelvárás van a háttérben – különösen nagy cégek esetében, ahol a tulajdonosok (részvényesek) oldaláról még recesszív körülmények között is erős a nyomás a nyereségességre (osztalékra).

Ebből több elvárás is származik:

1. Transzparens előállítás és riportálás,
2. költségek levágása – elsősorban a költséghatékonyság révén (tehát nem csak az a lényeg, hogy beindítsd a fűnyírót, hanem inkább az, hogy egységnyi költséggel minél többet, szebbet, jobbat tudj előállítani),
3. fejlesztési nyomás – erre még később visszatérünk.

TÉVHIT #1 Mit akar valójában a vevő?

A vevő azt mondja, hogy csak azokat a költségeket hajlandó elismerni az árazásodban, amelyek valóban a neki készített termék/szolgáltatás előállításával kapcsolatban felmerültek.

Ilyenkor persze visszahőkölnek sokan, és fölteszik a kérdést: „De akkor mi lesz a közvetett költségekkel?” Semmi. Azokat ugyanúgy beépítheted (és be is kell építened) az áraidba, ahogyan eddig. Különben veszteséges lennél, és rövid úton mennél csődbe. Ezt pedig a vevőd sem akarja.

A vevődnek is egy olyan partnerre van szüksége, aki stabilan képes vele együttműködni.

Amit a vevő akar, az annyi, hogy az előállításhoz kapcsolódó költségekről kapjon pontos képet. Vagyis ő éppen a közvetlen költségeket akarja látni.

Ez persze nem jelenti azt, hogy a közvetett költségek címén burkoltan megemelheted az árat. A vevő ezt néhány tájékozódó piaci ajánlatkéréssel, de akár egy tenderrel is simán ki tudja szűrni már az első lépésben. Utána meg ott lesz a szerződésben szereplő ár is, amihez viszont tartanod kell magad.

TÉVHIT #2 Milyen árajánlatot vár a vevő?

Ha a reménybeli vevő előre jelezte, hogy szerződés esetén open book módon kell áraznod, akkor ennek már az ajánlati szakaszban is tükröződnie kell. Vagyis már az ajánlatban is részletezned kell a közvetlen költségeidet. Szét kell bontanod a különféle közvetlen költségeket, hogy a vevő által igényelt transzparens módon legyen áttekinthető a költségszerkezet.

Ugyanilyen fontos lesz bemutatni az ajánlatban a kalkuláció módját is, azaz azt, hogy a különféle közvetlen költségek értéke hogyan jött ki. Melyik költséget képezted például pótlékoló kalkulációval (tehát valamilyen százalékos számítás alapján), melyiket darabra vetítve stb.

Erre azért lesz így szükség, mert a későbbi open book-együttműködésnek ez lesz a kiindulási alapja. Ezen a ponton ragadjátok meg (mindketten) a költségeket, hogy aztán szoros emberfogással dolgozhassatok együtt.

TÉVHIT #3 Mi kerül bele a szerződésbe?

Ha open book szerinti árazásban állapodtatok meg, akkor a szerződésbe az alábbiak egészen biztosan belekerülnek:

• Az ajánlati ár mint a lehetséges szerződéses ár maximuma – abban a bontásban, ahogyan az árajánlatban megadtad (ez vagy magában a szerződésben is megjelenik, vagy a szerződés hivatkozott mellékleteként szereplő eredeti ajánlatban).
• A költségek nyomon követésének mikéntje
  • • milyen formában (riportok típusa, részletessége, gyakorisága)
    • milyen egyeztetésekkel (ahol a riporttal kapcsolatban esetlegesen felmerült kérdéseket tudjátok tisztázni – milyen formában, rendszerességgel)
• A folyamatosan keletkező költségadatok árba történő bedolgozásának, és ennek alapján az árak újrakalkulálásának a módja.

Opcionálisan (de nagy valószínűséggel) bekerülhet az is, hogy az előállítási folyamat során keletkező megtakarításokat (például ha az alapanyagot mégiscsak olcsóbban tudtad beszerezni), a fejlesztések hatásaként jelentkező hatékonyságjavulásból eredő „feleslegeket” az árba hogyan kell beépíteni. Előfordulhat például, hogy egy gyártási folyamat fejlesztéseként ugyanannyi alapanyagból a minőség megtartása mellett több terméket tudsz előállítani, ezért a fajlagos alapanyagköltség csökken.

Itt nyer értelmet, hogy az ajánlati ár a szerződésben mint a lehetséges szerződéses ár maximuma szerepel. Hiszen a fejlesztések révén a közvetlen költségek akár alacsonyabbak is lehetnek, mint amit az ajánlat idején kalkuláltál.

Álljunk meg pár szóra!

A fentiekről nem árt kicsit részletesebben is beszélni:

• Ajánlati ár:
  • Mivel előfordulhat, hogy az előállítás végére valamivel alacsonyabb lesz a közvetlen költséged, mint amivel kalkuláltál, ezért nem érdemes az áraidat a vájárbéka püspökfalatja alá nyomnod. Saját magad lőnéd lábon. Ráadásul a nagy cégek beszerzői általában tisztában vannak a piacon uralkodó árviszonyokkal. Ha túl szép egy ár ahhoz, hogy igaz legyen, minimum rá fognak kérdezni, hogy a kalkulációdat milyen kőkemény bizonyítékokkal tudod alátámasztani. De az is lehet, hogy egyszerűen csak kiesel az ajánlatadók közül. (Érdemes ezért előre tájékozódni az adott cég policy-jaiból, legalább azokból, amik elérhetők a weboldalon, vagy a tender során a tenderfüzetben szerepelnek.)
  • Mivel a beszerzők általában jól tájékozottak a piaci árviszonyokról, ezért felpumpálni sem érdemes az árat, hogy aztán majd utólag legyen miből engedni. Legtöbbször relatíve gyorsan kiszúrják.
  • Tanulság: a rendelkezésre álló adataid alapján a legjobb tudásod szerint adj egy őszinte ajánlatot.
• Költségek nyomon követése:
  • Riportok: A riportok általában követik azt a struktúrát, amit már az ajánlatban is adtál – hogy a folyamat során az összevethetőséget biztosítani lehessen. Ha mégsem követik a struktúrát, akkor általában a szerződéskötés után megkérnek, hogy a riport struktúrájába dolgozd bele az ajánlati állapotot – ugyanezen okból. Szerintem ne dolgozz kétszer. Érdemes ezt egy sablon/kalkulátor formátumban rögzíteni, amibe a megállapodott rendszerességgel csak bele kell hajigásznod az aktuális adatokat. Továbbá hasznos, ha olyan sablont/kalkulátort hegesztesz, ami láthatóvá teszi a két riport közötti, illetve a kezdeti állapot és az aktuális riport közötti változást.
  • Egyeztetések: Az egyeztetések rendszeressége abszolút kölcsönös megállapodás kérdése, de ha a vevő ragaszkodik egy bizonyos gyakorisághoz, hidd el, arra jó oka van. Ezért érdemes erre már a tárgyalások során (tehát még a szerződéskötés előtt) kitérni, mert ha menet közben mondod azt, hogy neked a heti riportálás és egyeztetés nem fér bele a kapacitásodba, az K.O.-kritérium is lehet. (Ezért érdemes a szerződéstervezet apróbetűs részeit is alaposan átrágni.)
• A folyamatosan keletkező költségadatok bedolgozása az árkalkulációba. Igen, ez pontosan az, aminek hangzik. Gyakorlatilag menet közben újrakalkulálod az áraidat, hiszen akkor már tényszerűen rendelkezésre fognak ehhez állni a költségadatok. És igen, ezt a vevő szeme láttára fogod megtenni. Legalábbis a közvetlen költségekre vonatkozóan biztosan. Amire a közvetett költségeket, plusz a hasznodat akár egyben is rádobhatod. Azzal azonban vigyázz, hogy a „rádobott” résszel mennyit variálsz. Mert igen, elképzelhető, hogy a közvetett költségek is változni fognak menet közben, de hogy a közvetlen költségek lefaragása után a különbözetet ide dugd be, az sem nem etikus, sem nem elegáns, ráadásul még észrevehető is. Ha hosszabb ideig tervezel még a vevő beszállítója lenni, jobb, ha ezt nem reszkírozod.)

PLUSZ EGY TÉVHIT, az opcionális: megtakarítások beépítése az árba

Ejtsünk erről röviden, de külön is szót, mert szerintem ez az a pont, ahol mindenki jól jár. Arról nem is beszélve, hogy ezt a vevőd is határozottan forszírozni fogja. Hiszen ez az open book lényege: csak azt és annyit fizessen meg a vevő, ami és amennyi ténylegesen összefügg az általa megvásárolt termék/szolgáltatás előállításával.

De ezzel te is jól jársz.

Ha van rá ugyanis reális esély, hogy lejjebb lehet nyomni az árat úgy, hogy te is a pénzednél maradj, akkor ez éppen a költségmegtakarítás. Hiszen így a betervezett haszonhoz senki nem nyúl, és neked is kevesebb kiadásod lesz, meg a vevőnek is. Mindenki boldog lehet. Egy feltétellel: adatvezérelten menedzseled a cégedet.

Ha ez még nem a céged erőssége, vagy kérdéseid támadtak, keress minket. Beszélgessünk!