Vészhelyzeti üzletfolytonossági terv és a jogi hullámvasút

Ez a vírus mindenkivel százszor leíratta: legyen üzletfolytonossági terved vészhelyzet esetére! KKV-knak éppolyan kötelező, mint a „nagyoknak”.

Vendégszerzőnk, Ferencz Mónika jogi szakokleveles mérnök. 15 éve auditál, rengeteg nagyvállalati HSE-problémát oldott már meg, és nem mellesleg saját cégét irányítja.

Ferencz Mónika írása

Ez a vírus mindenkinek pofon volt. És sokan egyáltalán nem voltak felkészülve egy ekkora satufékre. A KKV-szektor minden részterülete pillanatok alatt rengeteget vesztett.

Már most látszik valami, ami örökre megváltozott: a cégvezetők elvesztették a naivitásukat azzal kapcsolatban, hogy a változások lassan és trendszerűen jönnek majd, így ha ők időben reagálnak az eseményekre, nem veszíthetnek.

Ez a vírus azonban mindenkivel százszor leíratta:

legyen üzletfolytonossági terved vészhelyzet esetére!

Egy másik tanulság is mélyen érintette ugyanezt a szegmenst. Nevezetesen az, hogy napjainkban is előfordulhat az, hogy a rendszerváltás vagy az EU-csatlakozás körüli időszakhoz hasonló legyen a jogszabályok dömpingje. Szédítő tempóban születnek a szabályok, ráadásul rendeleti kormányzás van. Általában úgy születnek vagy módosulnak a törvények, hogy az országgyűlés nagyjából 2 hét alatt elfogadja a törvénymódosításokat, amelyeket ezután a sajtóból megismerhetünk. A vészhelyzeti jogalkotásban viszont egyik pillanatról a másikra, hipp-hopp jelennek meg sorra olyan kormányrendeletek, amelyek törvények egész sorát módosítják… szabad szemmel követhetetlen tempóban.

Ezzel a két dologgal, az üzletfolytontonossági tervvel és a jogszabályi dömpinggel mindenképpen foglalkoznod kell. De előtte mesélek kicsit.

Egy régi történet

Egy speciális, a vegyipari logisztikával és egyéb veszélyes tevékenységekkel kapcsolatos hosszú és fárasztó audit 2-3. napján voltam egy nagy cégnél. Az auditban egyéb hangsúlyosabb dolgok mellett felvetődött, hogy van-e a cégnek üzletfolytonossági terve. Kicsit szánakozó félmosoly kíséretében azt a választ kaptam, hogy természetesen nincs, mert ez egy stabil cég, nincs szüksége ilyesmire, a tőkeerős anyacég majd beszáll, ha báááármi probléma lenne, de ugyan már… Több példát is mondtam, hogy miért fontos egy ilyen terv, mik szoktak benne lenni, de partnerem kissé atyáskodó rezgéssel a hangjában megnyugtatott, hogy ez felesleges… Pedig éppen akkoriban egy hasonló méretű cégben történt meg az, hogy egy több száz saját és alvállalkozói járművet menedzselő fuvarozó cég központi irodája megsemmisült egy zárlat okozta tűzben. Az úton lévő számos sofőr, a lerakásra váró és a további egyeztetett szállítmányok nem várhattak addig, amíg a cég napok-hetek alatt összeszedi magát. Ráadásul a rosszul értelmezett adatbiztonság miatt a cég semmit sem tárolt távoli szervereken vagy felhőben. A legoptimistább becslések szerint is fél év volt, mire a szokásos forgalom helyreállt.

Leszámítva a külföldi munkakultúrával dolgozó multikat, a legtöbb magyar cégvezető, ha hallott is egyáltalán üzletfolytonossági tervről, legfeljebb pénzügyi téren gondolt rá. És leginkább ezzel a kérdéssel kapcsolatban: Honnan szerzünk pénzt, ha elfogy…? Lássuk, hogy mi az, amire általában nem gondolt:

– Nem gondolt olyanokra, hogy honnan szerez alapanyagot, ha leáll az olasz gyár, ahonnan eddig kapta.

– Nem mérte fel, hogy mivel jár, ha a könyvelési osztály otthonról akar dolgozni.

– Nem kért fel szakembert, hogy a támogatásával kialakíthassa a home office IT-biztonságát.

– Nem gondolt arra, hogy összeomlik vagy épp pánikfelvásárlásba kezd a piac,

– vagy éppen 100 munkavállalóját nem tudja hazahozni külföldről, mert mindenféle karanténokban rekednek.

Egészen márciusig a cégvezetők többsége az ilyen példák hallatán csak mosolygott.

Ma az élesztő, a kézfertőtlenítő, az FFP3 részecskeszűrő álarc mellett a legnagyobb és leginkább pótolhatatlan hiánycikk a megfelelő szakmai megalapozottságú üzletfolytonossági terv.

Oszlassunk ködöt.

Amikor KKV-vezetőkkel dolgozom, számtalan (fel nem tett) kérdést kell megválaszolnom. A leggyakrabban az alábbi tíz tévhitbe botlok bele, amelyeket aztán az üzletfolytonossággal kapcsolatban rendszeresen el kell hessegetnem:

1, Azt gondolják, hogy akármi túlélhető, ha van elég pénz a számlán vagy az anyacég számláján (sőt sokszor azt is hiszik, hogy az üzletfolytonossági terv elkészíttetése csupán annak a beismerése, hogy nem megfelelő a cég likviditása).

2, Azt gondolják, hogy ez a „nagyok sportja”.

3, Azt gondolják, hogy az üzletfolytonossági terv egyenlő a havária tervvel, sőt, akár a belső védelmi tervvel.

4, Azt gondolják, hogy ez valami formalitás, amelyet a területi vezető exceltáblájában ki kell pipálni, a tartalma nagyjából mindegy.

5, Azt gondolják, hogy a lényege az, hogy legyen egy másik irodahelyiség, és legyen mentés a számítógépeken tárolt adatokról.

6, Azt gondolják, hogy felesleges formalizálni, mert majd alkalmazkodnak a helyzethez, amikor az előáll.

7, Azt gondolják, hogy ilyet bárki tud írni, aki látott már az övékhez hasonló céget.

8, Azt gondolják, hogy ha egyszer rászánták az időt és a pénzt egy jó üzletfolytonossági terv összeállítására, akkor azt elegendő betenni a szekrénybe, és soha többet nincs vele tennivaló.

9, Azt gondolják, hogy ha megvan az üzletfolytonossági terv, és néha leporolják, akkor minden rendben, és felesleges a drága oktatási időt húzni vele.

10, Alapvetően azt gondolják, hogy üzletfolytonossági nehézség csak másoknál jelentkezhet.

Még ideális esetben is az üzletfolytonossági terv viszonylag hosszú felkészülés után, egy szakembercsapat összeadott tudásának eredményeként születik. Miután elkészült, a tartalmát megismerik a munkatársak, majd rendszeresen frissen tartják, ellenőrzik, egyes részeit tesztelik.

A legfontosabb tartalmi elemei kitérnek a kritikus „üzemi” pontokra – és ilyen bizony mindig van egy irodai tevékenységet végző cégnél is, még ha nem is annyira nyilvánvaló, mint ahogy egy gyárnak például az alapanyag. Kritikus pont lehet az, hogy távmunkában hogyan tesszük elérhetővé a munkatársak számára a céges dokumentumokat. Vagy az, ha külföldi országokban vállaltunk el munkákat, de most a 4 célországból 4-be nem lehet beutazni. A kritikus pontok kezelésének terve önmagában nagy empirikus tudomány, itt érdemes a multik gyakorlatát eltanulni.

Nagyon fontos elméleti és gyakorlati kérdés a cég IT-rendszereinek a felkészítése: a megfelelően biztonságos távmunkához VPN (virtuális magánhálózat, azaz biztonságos titkosított hálózat) kell. Ennek a megtervezését és terhelési próbáját nyugodt körülmények között kell elvégezni. Az elmúlt hetekben cégek százai (vagy még többen) tapasztalták meg, hogy a VPN milyen szűk informatikai kapu lehet, ha a cég nagy része otthonról akarja elérni.

Hol van baj?

Az eddigiek során a legtipikusabb események, amikor elő kellett venni az üzletfolytonossági tervet, általában csak a cégre vagy szűkebb környezetére terjedtek ki. Akkor kellett például előkapni, ha egy nagyobb tűzben leégett egy irodaház vagy egy raktár. Ebben a helyzetben könnyebbséget jelent, hogy azonnal hozzá lehet nyúlni az üzletfolytonossági tervben előre meghatározott erőforrásokhoz. (Itt nem győzzük ismét hangsúlyozni, hogy éppen az ilyen helyzetek miatt mennyire fontos a tervek naprakészen tartása!) Bár a cégen belül hatalmas lehet a felfordulás, az élet a cég kerítésén kívül általában békés marad.

Egy járványhelyzet viszont nem csak a cégen belül jelent katasztrófát, hanem globálisan is minden, az üzletmenetet érintő területen. Érinti a beszállítókat, az ügyfeleket, a munkavállalók magánéletét és számos más területet. Egyebek között itt kerülnek elő a teljesen felpörgő jogalkotási tempó kihívásai is. Erre külön is érdemes kitérni, hiszen ez az egész KKV-szektort megrázta (és még rázza is folyamatosan).

Jogalkotási hullámvasúton hogyan lehet kapaszkodni?

Egyes kibocsátók, mint például az Országgyűlés vagy a járványban nem érintett szakminisztériumok alig adnak ki jogszabályt, míg a veszélyhelyzethez kapcsolódó módosító jogszabályok szinte egymást érik Kormányrendeletek formájában.

A Magyar Közlöny hivatalos oldalán 2020-ban a jelen cikk kéziratának leadásáig összesen 85 közlöny jelent meg, ebből csaknem 50 a veszélyhelyzet kihirdetése óta. A veszélyhelyzetet a 40/2020 kormányrendelet hirdette ki 2020. március 11-én. Azóta csak Kormányrendeletből több, mint 100 jelent meg, és ezek jelentős része úgynevezett salátajogszabály, ami egyszerre akár 100 másik jogszabályt módosít valamilyen mértékben.

A jogszabályok hierarchiájában nem túl magas szintű kormányhatározatból már csaknem 200-nál járunk idén. Az az érdekességük, hogy a jellemző pályázati, támogatási fejlesztési döntések mellett megjelentek köztük az egészségügyi, oktatási, általános államháztartási tárgyú határozatok is, és ezek az előbbiekkel szemben sokakat érintenek.

A gyorsan változó, és olykor 1-2 bekezdésben egy egész szektort felforgató jogalkotás (gondoljunk például az üzletek nyitvatartását vagy a cégek menedzsmentjét érintő szabályokra) még a szakemberek számára is nehezen és pontatlanul követhető emberi erővel. Az automatikusan érkező, általános jogszabályfigyelő emailek naponta 10-20 változást jelentenek, az egészen lényegtelennek tűnőtől a többszáz oldalas salátájogszabályokig.

De az sem igaz, hogy a rövideket nem kell átolvasni, a szédítően hosszú című 104-es kormányrendelet (A Kormány 104/2020. (IV. 10.) Korm. rendelete a koronavírus világjárvány nemzetgazdaságot érintő hatásának enyhítése érdekében szükséges azonnali intézkedésekről szóló 47/2020. (III. 18.) Korm. rendelet munkajogi szabályainak a Gazdaságvédelmi Akcióterv keretében történő kiegészítéséről) például alig fél oldal a Magyar Közlönyben. Viszont ez szól az eddigi általánosan 4 hónapos munkaidőkeret 24 hónapra emeléséről (és arról, hogy ez így is marad a veszélyhelyzet után is). A terjedelme tehát hiába nyúlfarknyi, mégis alapvető változást jelent mind a munkavállalók, mind a munkáltatók számára.

Külön bonyolítja a követést, hogy a rendeletek sokszor szinte matrjoskababa-szerű szöveget tartalmaznak, amelyben akár 3-4 szintes hivatkozásszörnyek is találhatók. Ilyenkor nem marad más, mint a hivatkozások kibontásával visszakeresni, hogy a kissé rejtjelezett üzenet valójában milyen változást jelent az érintettek számára.

Mit érdemes tenni a jogszabályok követése terén:

1, Minden reggel a Közlönnyel kávézni… Kicsit unalmas, példányonként nagyjából 30 oldalas (a 85 Közlöny így összesen 2200 oldal)

2, Valamilyen figyelőszolgáltatásra előfizetni vagy feliratkozni, és az általuk küldötteket elemezni. Érdemes olyan szolgáltatást választani, amelyben a figyelést szűrni lehet, azaz be lehet állítani a számunkra fontos jogszabályokra. Különben például minden bírói felmentésről is kapunk külön értesítést… ami egyenes út a megőrüléshez. Mi a legszívesebben például ezt a szolgáltatást használjuk.

3, Lehet a sajtóból tájékozódni. Ennek az a nehézsége, hogy ott általában csak a nagyobb érdeklődésre számot tartó jogszabályváltozások jelennek meg. Egy apró, ám adott esetben milliókról szóló ágazati információk gyakorlatilag sosem olvashatók a napi sajtóban.

4, Lehet elengedni az egészet, és azt mondani, hogy „majdcsakleszvalahogy”. Ehhez érdemes megfontolni, hogy a korábban meglévő védőháló, ami a KKV-k számára először csak figyelmeztetést rendelt el bírság helyett, 2020. január 1-től megszűnt. (Hatályon kívül helyezte a 2004. évi XXXIV. törvény a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról 12/A. §-át a 2019. évi LXVI. törvény Magyarország 2020. évi központi költségvetésének megalapozásáról 97.§-a.)

Vészhelyzetben az „elég jó” nem mindig elég jó.

Ha visszakanyarodunk a cikk elején részletezett üzletfolytonossági tervekhez, akkor rögtön nyilvánvaló, hogy bármilyen – akár kisebb – zavar esetén is nagyon nehézzé válik a jogszabályok követése. Amikor baj van, általában senkinek sincs energiája még erre is, főként, ha szinte heti-napi szinten érkeznek az újabb és újabb nagy hatású jogi változások. Egy ilyen általános veszélyhelyzetben a cégvezetők jelentős része az átlagosnál jóval nagyobb stresszt él meg. A hatékony működés fenntartása érdekében elengedik azokat a feladatokat, amelyek nem létfontosságúak. Valamennyire mindenki számít arra, hogy nem ebben a nagy bajban fog a hatóság ellenőrzésre betérni.

A jogszabályok pontos követésének van egy nyilvánvaló kompetitív előnye is: az adókedvezmények és egyéb támogatások folyósításának módja és eljárásrendje is innen ismerhető meg pontosan.

Külön érdekesség, hogy a változások egy része – bár a veszélyhelyzeti felhatalmazás alapján születik – a veszélyhelyzet megszűnése után is fennmarad. Egy felelősen gondolkodó cégvezető számára a szabályok elkerülése, a változások követésének teljes feladása, a veszélyhelyzetre hivatkozva csak a létfontosságú tűzoltómunka elvégzése nem megoldás. A járvány előtt is jelentek meg dokumentumfilmek, tanulmányok, sőt tudományos közlemények is, amelyek előre jelezték egy világjárvány veszélyét. Akkor még nem sokan vették komolyan őket. Azonban már most látszik, hogy a jövőben sokkal nagyobb felkészülésre van szükség egy esetleges újabb általános veszélyhelyzet megfelelő kezeléséhez.

Szerencsére a megfelelő szakemberek már felkészültek. És a cégvezetők?

Vendégírónk: Ferencz Mónika

HSE-szakértő, auditor

Műszaki-jogi határterületeken dolgozik elsősorban ipari szereplőknek háromfős mikrovállalkozásról a harmincezres multiig. Műszaki, jogi, természettudományi és számos speciális végzettsége is van, 15 éve auditál, rengeteg iparbiztonsági és HSE problémát oldott már meg. Diplomahalmozó, aktív szakmai és civil szerepvállaló, elkötelezett ködoszlató.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Hasonló tartalmak

KKV-likviditás tótágas helyzetben

#TótágasHelyzet Folytatjuk „Biznisz a krízisben” sorozatunkat. Ez alkalommal talán a legégetőbb problémát vesszük górcső alá. A mostani válság is hamar rávilágított, hogy nincs túlélés likviditás

TOVÁBB OLVASOM

Copyright © 2020 Carsongrey Üzletfejlesztő Kft., Minden jog fenntartva Adatkezelési tájékoztató | ÁSZF | | Jogi Nyilatkozat Impresszum | Jogi Nyilatkozat

Post Views: 11