Esettanulmány: hogyan kellett megtámogatni egy túlgyorsult e-kereskedő vállalkozást Excellel?

Az adatvezérelt működés gyorsan változó gazdasági környezetben kötelező. De nem csak a nagyvállalatok kiváltsága a lehetőség. A digitalizáció akár már egy Excel-táblával is elkezdődhet – csak jó logikát kell követnie. Esettanulmányunkban egy fordított logikát mutatunk: már egy csomó minden digitalizálva volt… csak “nem állt össze”.

(Ügyfél)történetünkben egy kisebb vállalkozás vezetője vált “adatmágussá”. A varázslatra azért volt szükség, mert eredményeként stabilitást és átláthatóságot tudtunk vinni a vállalkozás működésébe.
Péter állateledeleket és -felszereléseket forgalmazó webáruháza forgalmán nagyot emelt a Covid-időszak. A bezártságban sokan – tárgyiasult – szeretetüket a velük bezárt házikedvencekre öntötték. A hirtelen pénzügyi növekedést aztán persze további tettek követték: új raktár, a belső folyamatok optimalizálása, lean szemlélet, új ügyviteli rendszer. Azaz a fejlesztés nem állt meg: az Excelek átmeneti, gyors megoldást jelentettek a lendülethez.

Mert van olyan, amikor vágtató lovat kell menet közben patkolnod. Ehhez pedig a kis, gyorsan kivitelezhető eszköz a legjobb választás!

Lássuk, mi volt a probléma Péteréknél. Hirtelen kellett a megnövekedett ügyféligényeket kielégíteni, de ez sikerült is… A nagy sietségben azonban elveszett az átláthatóság. Mi történt?

• A forgalom felpörgött, de nem lehetett tudni, melyik termékek adták a forgalom javát. Ennek megfelelően nem tudták sem az árakat “finomhangolni”, sem pedig a költséget (beszerzés, logisztika) optimalizálni.
• Az árbevétel nagyszerű volt, de valahogy az eredményen ez nem látszott meg.
• Volt ugyan pénz a számlán, de bizonytalan volt a helyzet: tervezhetetlen volt a cash-flow.

Péter így nekivágott, hogy az ügyviteli rendszerében található adatok alapján rendet vágjon. Aztán feladta. És segítséget kért.
Miért? Adata volt szakajtónyi – abban a struktúrában, mélységben és finomságban azonban nem, hogy abból a számára szükséges információ előállhatott volna.
Mit csináltunk?

Portfólióelemzést végeztünk

A teljes termékkör profitabilitását vizsgáltuk. Kialakítottuk az ehhez szükséges struktúrát (nem bonyolítottuk túl, csak simán Excelben), az ügyfél pedig feltöltötte adatokkal a táblát. A táblázat kimutatta, mely termékek nyereségesek, melyek nem, mennyi profitot termelnek. Ennek alapján a vezető adatvezérelten tudott dönteni az alábbiakról:

• mely termékeket vezeti ki a kínálatából (vagyis a felesleges termékek készletében ne álljon a tőke),
• melyek forgalmát kívánja a későbbiekben megpörgetni (a készlethatékonyság növelése, ezáltal a profit növelése érdekében),
• melyeket tart meg mégis, mert más termékekkel együtt már jelentős forgalmat generál.

Hogyan csináld? Kattints most, olvasd el később: A portfólióelemzés piszkos kis trükkje

Újrakalkuláltuk az árakat

A kitűzött értékesítési és nyereségcéloknak megfelelően a teljes termékportfólió árait újragondoltuk.
Az árak átszámolásában azonban nemcsak a mateknak és a pénzügyi szempontoknak jutott szerep. Hanem a portfóliólogikának is. Más szóval: a jól felépített termékportfólió (aka termékpiramis) valóban képes több nyereséget termelni. És sokkal könnyebb számolni is.

A számoláshoz az általunk fejlesztett Árkalkulátorunkat használtuk. Nézd meg te is: Karson BYT Árkalkulátor

Átlátható rendszert építettünk

Terveztünk, árakat kalkuláltunk, portfóliót elemeztünk, cashflow-t számoltunk – egy komplett pénzügyi rendszert raktunk össze, és tettünk közösen működővé mindössze 3 hónap alatt. A cashflow pedig különösen nagy hangsúlyt kapott a változékony gazdasági környezetben.

Miért? Olvasd el: Cashflow a fókuszban: válság idején különösen!

Miközben számoltuk a cashflow-t, hamar megmutatkozott, miért is kell ezzel foglalkozni:

1. az, hogy mennyi pénz van éppen a bankszámládon, nem mutatja meg, hogy valójában meddig lesz elég a pénzed. Nem látod, hogy mire kell még pénz, és mikor mennyi jön még be.
2. nem elég azt tudni, hogy néhány héten belül hogyan alakul a cashflow-d. A stabilizáláshoz tervezni is kell, ezért nem elég, ha csak nyomonköveted a pénzmozgásaidat.

A cashflow-tervezéshez és -nyomonkövetéshez is a Karson BYT eszközét használtuk. Ismerkedj meg vele: Cashflow-tervező eszköz magyarázatokkal

Az eredmény Péter esetében nagyon látványos volt: a 2020-as 80M körüli forgalmát mostanra megnégyszerezte, a rendszerei kiépültek. A legjobbkor vágott bele abba, hogy profi, adatvezérelt döntéshozóként kezelje a cégét, és főleg: rendezze a pénzügyeit, készletgazdálkodását.
Ha valamit mindnyájan megtanulhattunk a három éve nyakunkon ülő válságsorozatból, az az, hogy egy vállalkozás pénzügyeit kézben kell tartani. Ha nem boldogulsz vele, keress egy Karson-tanácsadót!