A szoftverekről gyakran „hatékonysági csodafegyverként” beszélnek. Ugyanakkor nem egy olyan vállalkozást ismerünk, amik Excel-táblákkal is egész jól működnek. Egy adott pontig. Hol jön el ez a pont? És ha eljött, hogyan kezdj neki a váltásnak? Vendégszerzőnk, Baksa Zsuzsanna hatékonysági szakértő gyakorlati példán keresztül mondja el ezeket.
Baksa Zsuzsanna írása
Kezdjük egy klasszikus, mindannyiunk által ismert magyar kisvállalkozással. Te is találkoztál már ilyennel, könnyű lesz elképzelni.
Gábornak irodaszer-nagykereskedése van. Édesapjától vette át a családi vállalkozás vezetését néhány éve. Már gyerekként nagyon szeretett a raktárban lenni, imádta a papírok illatát. Kamaszként is szinte minden nyári munkát a családi cégben végzett. Fokozatosan megtanulta az összes munkafolyamatot, az árukezelést, a leltározást, majd a számlázást, az árurendelést, az ajánlatadást.
A céggel együtt azonban az elavult informatikai rendszert is megörökölte.
A szoftverük csak alapfunkciókra alkalmas: partner- és készletnyilvántartásra, továbbá számlakiállításra. Nem lehet vevői és szállítói rendeléseket, sem vevői fizetéseket rögzíteni vagy költségszámlákat nyilvántartani benne. És, ami Gábor legnagyobb szívfájdalma, a rendszerből nem tud értékesítési riportokat, ELÁBÉ-kimutatást kinyerni. Kézzel, külön Excel-táblázatban vezeti a vevői számlákat és a hozzájuk kapcsolódó fizetéseket, ahogy a költségszámlákat is.
Gábor szeretné fejleszteni a céget, ehhez elengedhetetlen, hogy
- időben kapjon pontos képet a költségei alakulásáról,
- tudja, melyik vevője mikor fizet,
- tudja, mennyi kintlévősége van,
- és persze azt is tudja, melyik termékét mekkora árréssel és mekkora forgási sebességgel értékesíti.
Manuálisan vezetett Excel-táblázatok alapján, kézzel készített kimutatásokkal ezeket az elvárásokat nehéz teljesíteni.
Többször fordult már elő téves kalkuláció vagy adathiány. Gábor úgy érzi – csak érzi, és nem tudja! –, hogy jól működik a vállalkozása. De sajnos egy gombnyomással nem tudja ellenőrizni, hogy mennyi volt a termékei ELÁBÉ-ja, vagy hogy az előző évihez képest mekkora forgalma volt a legnagyobb vevőinek. Ismerős ez a helyzet?
Számos vállalkozó küzd hasonló gondokkal, mint Gábor. Egy részük rájön arra, hogy
a cégét megfelelő szoftver hiánya hátráltatja a fejlődésben,
jórészük viszont nem ismeri ezt fel. Ők küzdenek tovább a kézzel vezetett Excel-táblázatokkal, növelve a hibázás, a pontatlanság lehetőségét és azt, hogy időben jussanak adatokhoz.
Miben segít téged egy vállalatirányítási rendszer?
Egy informatikai rendszerben
- szervezetten tárolhatók az adatok és
- egymással összehangolva működtethetők a munkafolyamatok.
Például egy vevői megrendelés rögzítésénél jelzi a rendszer, ha nincs elegendő készlet a rendelt termékből, továbbá a vevői megrendelésből szállítói megrendelés készíthető egy gombnyomással, amit e-mailben el is lehet küldeni a beszállítónak. Minden munkatársad egy időben hozzáfér az adatokhoz, nem kell egymásra várniuk ahhoz, hogy folytassanak vagy befejezzenek egy folyamatot. Például a bevételezést követően azonnal elindítható a címkenyomtatás a termékekre.
Automatizálhatók a folyamatok, amivel növelhető a produktivitás, és nem mellesleg időt és pénz lehet megtakarítani. Például a korábban már említett vevői és szállítói rendelések összekapcsolásából később a bevételezés is indítható.
A rendszerben automatikusan működtethető folyamatoknak köszönhetően kevesebb lesz az emberi hiba. A legtöbb számlázó rendszer például összeköthető a NAV rendszerével, ami a partnerbevitelt könnyítheti meg. Elég a partner adószámát rögzítened a rendszerben, automatikusan lefut az adószám-ellenőrzés, majd betöltődik a rendszerbe a partner neve és címe.
Egy rendszerben elérhető minden adat és elvégezhető minden feladat, bármikor lekérdezhetők a kimutatások és egyszerűbb a folyamatok ellenőrzése, a kockázatkezelés. Akár az is beállítható, hogy csak a cégvezető jóváhagyásával lehessen a beszállítók számláit kifizetni.
Hogyan válaszd ki a neked megfelelő szoftvert?
Nagyon fontos hangsúlyozni, hogy a felsorolt előnyöket csak akkor lehet maradéktalanul élvezni, ha körültekintően választasz vállalatirányítási szoftvert, és alaposan megtervezed a használatát. A tervezéshez elég akár egy Excel-táblázat is, de már itt lehet használni a feladatkezelésre szoftvereket, például az Asanát vagy a Trellót.
- Első lépésként gondold át a vállalkozásod működését. Milyen folyamataid vannak? Van gyártási tevékenységed, vagy csak kereskedelmi? Kell-e készletet kezelni? Mennyi számlád van egy hónapban? Hány vevővel és hány beszállítóval dolgozol? Mennyi költségszámlád van havonta?
- A második lépés, hogy vedd számba, hogyan működteted ezeket a folyamatokat. Tudod-e racionalizálni, egyszerűsíteni őket? Nézd meg, naponta hány ember mennyi munkaórát foglalkozik egy feladattal. Ez fontos adat lesz a későbbiekben is, amikor a már az új rendszer hatékonyságát akarod ellenőrizni.
- Harmadik lépésként gondold át a jövőbeni terveidet. Növekedni szeretnél? Új terméket, szolgáltatást tervezel bevezetni?
- Negyedik lépésként fogalmazd meg az első három pont tükrében, milyen elvárasaid vannak a vállalatirányítási rendszerrel kapcsolatban. Ne hagyd figyelmen kívül a jogi, számviteli előírásokat sem! De kulcsfontosságú lehet az is, hogy legyen telefonos ügyfélszolgálata a cégnek, aki a szoftvert biztosítja.
- Ötödik lépésként nézd meg, milyen informatikai rendszerek érhetők el a piacon, és ezek mit tudnak. Nyújtanak-e megoldást azokra az elvárásokra, amiket megfogalmaztál? Ha nem, mennyiben kell az elvárásaidat módosítani, jelent-e ez többletmunkát, csorbul-e a vágyott hatékonyságnövekedés?
Érdemes tudni, hogy az úgynevezett dobozos szoftverek kész megoldásokat kínálnak, ami az jelenti, hogy valószínűleg ezekhez neked kell majd igazítanod a saját folyamataidat. A saját fejlesztésű szoftverek költsége viszonylag magas. És lehet, hogy a cégednek egyelőre elég egy CRM és egy számlázórendszer.
A vállalatirányitási szoftverek piacán rengeteg megoldást találsz. Arra fókuszálj, ami a cégméretednek, a folyamataidnak a legmegfelelőbb. És ami nem utolsósorban a költségvetésedbe is belefér.