Hűvös Ágnes írása
A sajtó és a különböző hivatalos szervek kommunikációja tele van vírussal, a COVID-19-en túl is, félinformációk, pánikreakciók gyorsan terjedő vírusaival. A cégek, a barátaid, a közösségi médiában nyüzsgő ismeretlenek kommunikációja tele van vírussal. Fertőző,
betegítő mértékben árad az információ – szájmaszk nélkül -, és te nem tudhatod, melyik szó beteg, melyik semleges, vagy éppen melyik hordoz más betegségeket. Foglalkoznod kell vele.
Fontos, hogy az alábbiak nem mindenkinek és nem mindig lesznek megfelelőek – azaz először döntést kell hoznod, hogy a te számodra mik a legmegfelelőbb intézkedések. Azokban az iparágakban, ahol a jelenlegi válság hatása azonnali, illetve azoknál a cégeknél, ahol a működési tartalék nagyon kicsi, mindenképpen szükség van olyan lépésekre is, amelyeket ebben a cikkben nem érintünk. Ha ég a ház, azonnal kezdd meg a tűzoltást – azaz fordulj a válságmenedzsment eszközeihez, sőt: ha szükséges, válságmenedzser vagy ilyen területen képzett tanácsadó segítségét kérd. De a lenti tanácsok egy része ebben az esetben is hasznos lesz. Tehát olvass csak tovább, mielőtt pánikszerűen elrohansz tüzet oltani.
A helyes döntéseket akkor lehet meghozni, ha valós információk alapján, naprakészen hozol döntéseket. Válassz ki 3-5 olyan adatforrást, amit megbízhatónak tartasz, és amelyek napi szinten biztosítják a rálátást az aktuális helyzetre. Fontos, hogy ne csak egy forrásból táplálkozz, mert azt is észre kell venned, ha valamiért ez a forrás téved vagy torzít. Ellenőrizd naponta a változásokat, és vesd össze azzal, ami a vállalkozásodban történik. A vállalkozás jellegétől függően akár naponta, de 2-3 naponta mindenképpen egyeztess a csapatod döntéshozóival (5-30 perc erre elegendő), hogy mi a teendő.
Változások, főleg krízis idején a szervezetek hajlamosak akár megbízhatatlan, de újnak ható információk hatására döntéseket hozni. Ez egy tipikusan impulzusvezérelt működési mód. Döntéshozóként neked inkább az a feladatod, hogy megpróbáld az egészet átlátni. Mondunk egy banális példát. Egy vonaton ülsz, kifelé tartasz az országból egy egynapos találkozóra, és azt olvasod, hogy 36 óra múlva lezárhatják a határon átnyúló közlekedést. Vajon feladatod-e, hogy azonnal visszafordulj, akár a puszta közepéről? Higgadtan végiggondolva: nem. Te 24 óra múlva otthon leszel, és még az információ is csak feltételes módban volt. De válsághelyzetben mégis gyakoriak ezek a pánikreakciók, és a vezetők sokasága „leszáll a vonatról” feleslegesen. Maradj tudatos.
Ideje elővenni a jó öreg Portert, és checklistet készíteni belőle.
Az alábbi kérdéseket fogod feltenni:
– A befelé áramló anyagok és eszközök meg tudnak érkezni rendben és időben?
– Biztosítani tudjuk a gyártást a szükséges (elégséges) volumenben és minőségben? Ha szolgáltatunk, akkor képesek vagyunk szolgáltatni folyamatosan?
– Tudunk értékesíteni? A jelenlegi értékesítési folyamatink működnek-e a megváltozott helyzetben – és a piac továbbra is kész vásárolni?
– Az érték, amit előállítunk a szolgáltatásainkkal vagy a gyártással, eljut az ügyfeleinkhez?
– Biztosítani tudjuk az ügyféltámogatást és mindazt a szolgáltatást, amire az ügyfélnek a vásárlás után szüksége van?
– Fenntarthatóak a jelenlegi helyzetben is az ezekhez szükséges támogató folyamatok?
– Tudjuk mindezt olyan módon tenni, hogy az gazdaságilag megérje hosszú távon (vagy csak fenntartható legyen, akár rövid távon)?
Ha egyes kérdéseknél a válasz nem, akkor az vezetői vagy tulajdonosi döntéseket, a stratégiai partnerekkel közös megoldásokat és innovativitást igényelhet. Ne hagyd, hogy a napi kapkodás elvonja a figyelmedet a stratégiai szintű felelősségről.
Felelős vezetőként van terved arra, hogy mik lesznek a következő lépések. Azt is végiggondolod, mi van, ha be kell zárnod az irodát, mi van, ha elfogy a tartalék. Az alkalmazottaid, munkatársaid azonban mindezt nem gondolhatják végig ilyen tisztán. Ők egymásnak ellentmondó, ijesztő vagy csak részleges információk alapján próbálnak döntéseket hozni, a napi működést biztosítani, illetve a saját életüket átszervezni. Azzal tudod őket segíteni, ha mindenről nyíltan beszélsz velük, és nem bízod a fantáziájukra a lehetséges forgatókönyveket. Ne feledkezz meg arról, hogy emberekkel dolgozol. Aggódnak, félnek, esetleg másképp látják a helyzetet. Fontos, hogy időt szánj arra, hogy közös nevezőre kerüljetek – azaz szükség van olyan adatokra, amelyeket mindannyian ténynek tudtok elfogadni, és szükség van beszélgetésre, hogy mindannyian elköteleződjetek bizonyos döntések mellett.
Folyamatos tájékoztatással és nyílt kommunikációval mindezt biztosíthatod. Bármilyen szabályt vagy döntést hozol (vagy hozott az állam a cégre nézve), ahhoz a kontextust is érdemes megvilágítani. Csak akkor lehet elvárás, hogy alulszabályozott helyzetben a kollégák helyes módon reagáljanak, ha értik, hogy mit miért tesznek. Márpedig egy járvány folyamatosan változó környezete váratlan, alulszabályozott helyzetek sokaságát fogja eredményezni. Van néhány terület, ahol ez a közös felelősség különösen fontos:
A munkatársak szükségletei: az utazás korlátozása, az iskolák bezárása, a szolgáltatások nagymértékű leállása vagy lassulása, illetve hétköznapi termékek hiánya a munkatársak alapvető szükségletei szintjén eredményeznek megoldatlan helyzeteket. Azok a cégek, amelyek együttműködő, lojális, a megváltozott helyzetben is jól teljesítő csapatokat szeretnének, mindenképpen energiát fordítanak arra, hogy a hétköznapi szükségletek terén segítsék a munkatársakat. Lehet ez például egy belső (közösségi) információs szolgáltatás, de az is lehet, hogy a cég lehetőségei és eszközei ennél kézzelfoghatóbb módon jelennek meg. A lényeg a lokális, valós, együttműködő segítségnyújtásban rejlik.
Utazás és közösségi jelenlét: bármi is legyen az állami szabályozás, neked ezt – és ha szükséges, az ezen felül is megfogalmazott céges alapelvet – jól érthetően kell megfogalmaznod, transzparensen működtetned és számon kérned. Ennek természetesen munkajogi és gazdasági vonatkozásai is vannak. Lépj gyorsan, következetesen és határozottan.
Távmunka: ha ez eddig nem jelentette a céges működés részét, nem fogod tudni egyik pillanatról a másikra bevezetni. Akármekkora nyomás nehezedik a cégre, ismerd el, ha ez egy új helyzet, és ennek megfelelően alakítsd ki az elvárásrendszert, eszközrendszert
és számonkérést. Legyél türelmes a kudarcokkal kapcsolatban is. Amivel zsonglőrködnöd kell: hardverek, szoftverek és emberek, mindez stresszhelyzetben. Távmunkakérdésekkel kapcsolatban máris rengeteg útmutató jelent meg a neten. Mi csak azt szeretnénk hangsúlyozni, hogy ez is olyan lesz, mint a biciklizés. Amíg nem jött bele a csapat, lesz néhány pofáraesés.
Bár jobban szeretjük, ha a tervek szépen, követhetően projektekké és eljárásokká alakulnak, a jelenlegi helyzetben a gyors és rugalmas reagálás képessége fontosabb. Egy kínai közmondás szerint a jó tábornok reggel kiadja a parancsokat és este megváltoztatja azokat.
Ilyen lesz a következő néhány hét is. Azaz érdemes olyan terveket, utasításokat megfogalmaznod, amelyek „időbélyeggel” vannak ellátva. Az is fontos, hogy a döntési láncot rövidítsd le – a döntéshozók legyenek jelen, legyenek elérhetőek, és ne akasszák meg a gyors folyamatokat. Kerüld a bürokráciát: rövidítsd le és gyorsítsd fel a döntéshozatali láncot. Merj irányt váltani, és erre készítsd fel a kollégákat is. Legyél tudatában, hogy ez a rugalmas irányváltás a csapatodnak stresszfaktor lehet. Vedd figyelembe ennek a szervezeti kultúrára, érzelmekre és alapvető biztonságérzetre is hatással lehetnek (igen, a jelenlegi helyzet a Maslow-piramis alsó két-három szintjét kérdőjelezi meg). Tartsd ezt tiszteletben, és kommunikálj ennek megfelelően.
A COVID-19 nem csak egy jelen idejű problémahalmaz. A gyors és kényszerű folyamatok váratlan változásokat fognak eredményezni a gazdasági környezetben (pl. ki számított akár csak 3 hónappal ezelőtt is komoly olajipari válságra – és az üzemanyagárak drasztikus esésére?). Ezek a kiszámíthatatlan események azoknak a cégeknek fognak előnyt jelenteni, amelyek képesek tanulni a jelenlegi eseményekből, golyóálló megoldásokat hoznak létre, és nem csak rövid távon tudják ezeket fenntartani. Maga a járvány is – természeténél fogva – állhat több, egymást követő hullámból, de egész iparágak is megroppanhatnak akár az első hullám okozta szezonális visszaeséstől. Ad hoc megoldások helyett dolgozz olyanokon, amelyeket ismétlődően vagy folyamatosan tudsz működtetni.
A Karson csapata jelenleg azon dolgozik, hogy a közép- és hosszútávú stabilitás visszaállításában segítsen ügyfeleinek. Rövid, gyors és rugalmas tanácsadói folyamataink abban segítenek, hogy a hirtelen döntések ne legyenek ad hoc döntések. Segítünk, hogy mind a 7 teendőt képes legyél jól csinálni.
A cikk szerzője:
A szezonalitás ugyan befolyásolható, de az alapvetés biztos: ugyanúgy eljön, mint a halál. Hogy ez ne így legyen, valami földcsuszamlásszerű változásra lenne szükség a fogyasztói szokásokban. Amíg ez nincs így, addig használjuk ki az előnyünkre!
Sok sikersztorit olvasunk… a csúcsra vezető hegy-völgyekről és mélységes szakadékokról meg szinte semmit. Hűvös Ágnes alapítónk egy sorozatban megírja, hogy a Karson Consulting honnan indult, és hogyan haladtunk egészen addig a pontig, ahol éppen vagyunk.
Recesszió van. Ezért sokan junior munkatársakkal töltik fel a csapatot, néhány seniort meghagyva csak. Valóban jó ötlet ez? Lupkovics Edit coachot kérdeztük.
Copyright © 2022 Carsongrey Üzletfejlesztő Kft., Minden jog fenntartva
A Karson Consulting weboldalán sütiket (cookie) használ, analitikai célokból, illetve a felhasználói élmény fokozására, melyet jelölőnégyzetek segítségével testre tudsz szabni. Elfogadással hozzájárulsz a sütik használatához.
1 thought on “7 dolog, amit meg kell tenned járvány idején”
Pingback: 7 dolog… – részletezzük a teendőket! - Karson Consulting